Gratis-Download

In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

Jetzt downloaden

Ablagesysteme: Spezialordner

0 Beurteilungen
Ablagesysteme: Spezialordner erfüllen besondere Zwecke
© mouse_md - Fotolia.com

Erstellt:

Den klassischen Aktenordner kennt jeder. Doch es gibt auch Spezialordner, die manchen Zweck besser erfüllen. Hier lesen Sie mehr darüber.

Ordner in Spezialformaten und -ausstattungen

Jeder ist vertraut mit klassischen DIN-A4-Briefordnern, wie sie in allen Büros zu finden sind. Es gibt allerdings auch praktische Spezialordner für unterschiedlichste andere Formate. Wir stellen Ihnen diese „Randexistenzen” vor und geben Ihnen hilfreiche Tipps, welche Spezialordner sich für welche Einsatzgebiete lohnen.

In den meisten Büros sind nur zwei Aktenordner-Typen im Einsatz: klassische Briefordner für DIN-A4-Schriftgut, mit breitem (75 bis 80 Millimeter) oder schmalem Rücken (50 bis 55 Millimeter), das Ganze dann in verschiedenen Farben. Tatsächlich gibt es einige Dutzend verschiedene Ordnertypen für die unterschiedlichsten Zwecke. Man braucht sie natürlich viel seltener als die Standardmodelle. Die Welt ist aber voll von Minizetteln, Überformaten und Zwischengrößen. Umso besser, wenn Sie hierfür jeweils den ganz genau passenden Ordner nutzen.

Anzeige

1. Prüfpunkt: Wie funktioniert das Ablagesystem, und welche speziellen Formate bzw. Typen gibt es?

Aufbewahrung von Unterlagen kleiner als DIN A4

Für Unterlagen, die kleiner als DIN A4 sind, gibt es eine Menge spezieller Ordnerformate. Deren Verwendung ist aber nur dann zweckmäßig, wenn ein ganz bestimmter Belegtypus regelmäßig auftaucht und seine separate Aufbewahrung auch organisatorisch Sinn macht.

Erhältlich sind Ordner für Kleinformate in

  • DIN A5 (Hoch- und Querformat),
  • DIN A6 (Hoch- und Querformat), z. B. für Kontoauszüge und Postkarten, und
  • dem Sonderformat 1/6 DIN für das DIN-lang-Format (nur quer, für entsprechende Kontoauszüge).

Doppelordner

Eine weitere praktische Lösung für viele Kleinformate ist der Doppelordner. Er hat das gleiche Format wie ein klassischer Briefordner, nur dass bei ihm zwei Hebelmechaniken übereinander eingenietet sind. Die vier Bügel haben exakt den Normabstand von 80 Millimetern.

Angeblich soll man darin zwei Sammlungen von DIN-A5-Dokumenten übereinander aufbewahren können. Das klappt aber nicht gut, weil die Stapel millimetergenau übereinander liegen. Wenn man etwas ungenau locht, stoßen die Kanten aneinander, und das Schriftgut lässt sich nur schwer umklappen. Für Schriftgut im DIN-A5-Format empfiehlt sich also eher der spezielle DIN-A5-Ordner.

Für kleinere Formate, beispielsweise die Auszüge von zwei verschiedenen Geschäftskonten, sind Doppelordner aber sehr gut geeignet. Deren Vorteile: Sie passen in die gewohnte Ordnerreihe, und sie haben (wie die normalen Briefordner auch) Metallösen im Vorderflügel, in welche die Bügel der Mechaniken einrasten, wenn Sie den Ordner schließen. So verzieht sich der Ordner nicht, wenn er prall gefüllt ist. Die anderen Spezialordner haben diese Ausrüstung in der Regel nicht.

DIN-A3-Ordner

Für Großformate gibt es DIN-A3-Ordner (Quer- und Hochformat). Diese Ordner werden meistens für Zeichnungen und große tabellarische Übersichten benutzt. Hier haben die Hebelmechanik und die Abheftlöcher wegen des größeren Papiergewichts und der stärkeren Hebelkräfte eine Menge auszuhalten. Die Abheftlöcher können Sie schützen, indem Sie sie mit Verstärkungsringen stabilisieren.

Zum Schutz der Hebelmechanik empfiehlt es sich, die Ordner nicht zu voll zu packen: Auch DIN-A3-Ordner haben leider keine Einhakösen auf der Vorderseite, obwohl sie solche Ösen wegen der hohen Belastung gut gebrauchen könnten.

Schön, aber wenig standfest

Achten Sie generell bei Ordnern (auch bei den klassischen Aktenordnern für Ihre DIN-A4-Ablage) auf die Frage, ob sie Metallösen im Vorderdeckel haben, in die die Bügel der Abheftringe einhaken. Ohne Löcher im Deckel sehen die Ordner zwar ansprechender aus, aber auf Dauer verziehen sie sich unweigerlich. Außerdem sind sie weniger standfest, weshalb sie oft mit Schuber angeboten werden.

EDV-Ordner für Endlosausdrucke

Immer seltener gibt es die großformatigen Endlosausdrucke von Computer-Nadeldruckern. Für die letzten dieser Riesenlisten gibt es spezielle EDV-Ordner mit stufenlos einstellbaren Bügeln auf einer Klemmschiene, die in die Transportlochung der Zickzack-Papierstapel eingesteckt werden.

Spezialordner für Präsentation und Information

Es gibt Spezialordner, die besonders zur Herstellung von Dokumentationen und Präsentationen geeignet sind. Hier ein paar Beispiele:

  • Der bereits oben vorgestellte Doppelordner: Die vier Bügel der beiden Hebelmechaniken sind hier exakt genauso angeordnet wie bei der Vierringmechanik von Ringbüchern – Sie können darin also Prospekthüllen abheften. Damit das Ganze auch optisch etwas hermacht, gibt es die Ordner wahlweise in farbiger Kunststoff-Ausführung.
  • Für die feine Gliederung größerer Vorgänge ist der Schmalordner eine interessante Lösung: Den gibt es mit 20 bzw. 30 Millimeter Rückenbreite für Unterlagen geringeren Umfangs. Er hat wie der Doppelordner eine Ringbuchmechanik (also vier Ringe) für DIN-A4-Formate.
  • Von Elba gibt es unter anderem die Serie „Präsentationsalbum image+“ (mit vier Ringen) in den Rückenbreiten 30, 40 und 55 Millimeter. Die haben vollflächige, transparente Sichttaschen auf dem Vorderdeckel und auf dem Rücken und eignen sich damit zur individuellen Präsentation und Gestaltung von Verkaufsunterlagen, Handbüchern etc.
  • Gut zum Mitnehmen ist der „Bebop Active Ordner“ von Leitz. Er hat einen abgerundeten Rücken, einen besonderen Verschluss für den sicheren Transport der Unterlagen, drei Innentaschen für lose Unterlagen und Utensilien; erhältlich ist er in leuchtenden Farben.
  • Äußerst repräsentativ für „Inhalte zum Zeigen“ ist auch der Ringordner des Herstellers Novo, der ebenfalls vier Ringe hat. Der Bügel für das erste und das dritte Loch ist dabei auf dem Vorderflügel angebracht, der für das zweite und vierte Loch auf der gegenüberliegenden Seite. Diesen Ordner können Sie wie ein Ringalbum öffnen und ohne viel Anstrengung darin blättern wie in einem Buch, ohne das ordnertypische Aufschlagen und Schriftgut-Umlegen. Der Novo-Ringordner hat außerdem einen stabilen Metallrücken. Früher dienten diese Ordner als Dokumentenbände von Stadtverwaltungen, heute sind sie Edel-Aufbewahrungsgerät: Mit gestalteten Umschlägen und lackierten Einbänden in zehn leuchtenden Farben sind der Schönheit keine Grenzen gesetzt.

Achten Sie bei Papier- und Kunststoffbezügen auf die Metallkante!

Spezialordner gibt es vor allem in zwei Verarbeitungsqualitäten:

  • Die meisten Spezialordner werden aus schwarzer, dicker und glänzender Hartpappe hergestellt. Das ist ein außerordentlich widerstandsfähiges Material – nicht schön, aber fast unbegrenzt haltbar.
  • Teilweise sind Spezialordner auch buchbinderisch verarbeitet, also mit schwarzem „Wolkenmarmor” oder Kunststofffolie bezogen; die Innenseite ist mit einem hellgrauen Papierspiegel gegenkaschiert. Achten Sie darauf, dass diese Ordner unten einen Metall-Kantenschutz haben. Dann sind sie langfristig haltbar. Der Papierbezug hält nämlich die Reibung mit dem Fachboden nicht lange aus (er geht kaputt, und die Kunststofffolie neigt dazu aufzuplatzen).

Ordner für die Hängeregistratur

Bei Hängeordnern handelt es sich um gewöhnliche Briefordner für DIN-A4-Schriftgut, die im Ordnerrücken oben und unten je einen ausziehbaren Hängebeschlag haben. So können Sie sie mit dem Rücken nach oben in jede normale Hängeregistratur einsortieren. Die Hängemechanik besteht meist aus zwei Profilblechen; der Hersteller Mehle bietet ein sehr solides Gestänge an. Hängeordner gibt es mit verschiedenen Rückenbreiten und auch als Doppelordner.

Sinnvoll ist der Einsatz von Hängeordnern dann,

  • wenn ein Vorgang so umfangreich geworden ist, dass auch der beste Hängehefter die Papiermenge nicht mehr fasst (und Sie den Vorgang nicht aufteilen wollen), oder
  • wenn Sie ordnertypische Dokumente (bei denen es auf Heftung und Chronologie ankommt) aus inhaltlichen Gründen am gleichen Ort aufbewahren möchten wie Hängeregistratur-Dokumente.

Ansonsten gehört der Ordner ins Regal: Hängeregistraturschränke sind teuer – und somit auch der Platz darin.

2. Prüfpunkt: Welche Zugriffszeiten ermöglicht das System?

Die Spezialordner haben in der Regel die gleiche Hebelmechanik wie die klassischen Aktenordner, und insofern gelten für sie die gleichen Regeln wie für diese Aktenordner:

  1. Das Dokumenten-Handling ist umständlich – bei der normalen Schriftgutablage, Präsentationszwecke einmal ausgenommen. Das Schriftgut muss gelocht und einsortiert werden, und das ist mit einem gewissen Zeitaufwand verbunden. Deshalb gilt auch für Spezialordner: Sie sind das perfekte Ordnungsmittel für Einzelblatt-Vorgänge, die Sie kontinuierlich und vollständig sammeln wollen, bei denen es also auf die Chronologie ankommt. Dann lohnt sich der Arbeitsaufwand des Lochens und Abheftens.
  2. Der Zugriff auf den Ordner selbst ist schnell, wenn die Ordner entsprechend systematisch und gut lesbar beschriftet sind. Standard- und Spezialbeschriftungszubehör gibt es für alle Ordnertypen im Fachhandel.

3. Prüfpunkt: Wie weit reichend ist die Ordnungsstruktur des Systems?

Die Ordnerregistratur bietet sehr gute und differenzierte Ordnungsmöglichkeiten auf zwei Ebenen:

  1. Auf dem Ordnerrücken haben Sie viel Platz für die Kennzeichnung der Dokumente. Für Spezialformate bieten Esselte-Leitz und Elba entsprechend formatierte Rückenschilder an.
  2. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit der inneren Unterteilung des Ordners: durch ein Register, Trennblätter etc.

4. Prüfpunkt: Wie funktioniert das System unterwegs?

Für die Spezialordner gelten die gleichen Vor- und Nachteile wie für klassische Briefordner:

  • Transportnachteil: Ordner sind sperrig.
  • Transportvorteil: Da die Dokumente im Ordner abgeheftet sind, können sie weder durcheinandergeraten noch herausfallen.

5. Prüfpunkt: Wie kompatibel ist das System mit Blick auf Aktenfluss und Archivierung?

Auch hier gelten die gleichen Vor- und Nachteile wie beim klassischen Briefordner: Aktenfluss und Archivierung sind ebenso unkompliziert wie preiswert, wenn Sie komplette Ordner umlagern oder archivieren. Aufwändig wird es dann, wenn Sie dem Ordner einzelne Vorgänge entnehmen und diese neu einordnen müssen.

6. Prüfpunkt: Was kostet das System, wo und wie ist es erhältlich?

Spezialordner sind keine reine Billigware, die man in jedem Büroartikel-Markt im Sonderangebot bekommt. Im Wesentlichen gibt es zwei Markenhersteller, die sich die geringe Stückzahl natürlich auch bezahlen lassen. Trotzdem ist es bei fast allen Behältnissen mit ein paar Euro getan – im Vergleich zu vielen anderen Registraturen sind also auch Spezialordner recht preiswert.

Organisation & Zeitmanagement

Erhalten Sie mit "Organisation & Zeitmanagement" Organisationstipps für ein effizientes Zeitmanagement im Beruf kostenlos per E-Mail.

Datenschutz

Anzeige

Produktempfehlungen

Kompetent, wertvoll und effizient im Büro

Magazin für professionelles Büromanagement

Für einen freien Kopf und mehr Zeit für das Wesentliche.

Expertengeprüfte Anleitungen, Tools und Tricks für E-Mails, Kontakte, Kalender & Co.

Mehr Fokus. Mehr Zeit. Mehr Ich.

Mit einfachen Maßnahmen zu nachhaltigem Unternehmenserfolg