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Aufgabenmanagement: Planen mit System

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Solide Planung reduziert Stress und Hektik
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Mit einer soliden Planung über den Tag hinaus reduzieren Sie Hektik und Stress erheblich. Lassen Sie sich künftig nicht mehr verplanen, sondern nehmen Sie mithilfe dieses Beitrags die Zügel selbst in die Hand.

Hektik und Stress am Arbeitsplatz – wer braucht das schon? Gut zu wissen: Mit einer soliden Planung über den Tag hinaus reduzieren Sie solche Störfaktoren erheblich. Denn so bestimmen Sie, welche und wie viele Aufgaben Sie wann erledigen wollen und können. Das ist Ihre Grundlage für effektives, selbstbestimmtes und erfolgreiches Handeln. Lassen Sie sich künftig nicht mehr verplanen, sondern nehmen Sie die Zügel selbst in die Hand. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie am besten vorgehen.

Warum Sie Ihre Aufgaben schriftlich planen sollten: 8 wichtige Gründe

Wenn Sie ein größeres Projekt angehen oder ein langfristiges Ziel erreichen möchten, nehmen Sie sich sicherlich die Zeit, die Umsetzung zu planen. Und wie ist es mit Ihren täglichen Aufgaben? Dafür ist keine Planung nötig, weil das Ganze ja überschaubar ist? Bei Planung geht es um viel mehr als um einen Plan!

„Planung ist die Ersetzung des Zufalls durch den Irrtum“, heißt es ironisch. Natürlich garantiert Planung nicht alles. Aber sie bildet die Grundlage für Ihr effektives, selbstbestimmtes und erfolgreiches Handeln. Mit der Zeit- und Aufgabenplanung bestimmen Sie, welche und wie viel Arbeit Sie in einer bestimmten Zeit erledigen wollen und können. Und durch die Schriftlichkeit sorgen Sie für eine maximale Zuverlässigkeit bei der Planung. Folgende Vorteile haben Sie, wenn Sie schriftlich planen:

  • Schriftliche Planung macht Art und Menge der anstehenden Arbeit deutlich. Planungsgedanken, die nur in Ihrem Kopf existieren, verändern sich ständig und verhindern damit den Beginn der Umsetzung sowie die Kontrolle der Ergebnisse.
  • Durch schriftliche Planung können Sie Menge, Art und die zur Verfügung stehende Zeit in Relation zueinander bringen oder den Zeit- und Energiebedarf überhaupt erst einschätzen.
  • Schriftliche Planung dient als Entscheidungsgrundlage, welche und wie viele der anstehenden Aufgaben nur Sie selbst erledigen können und damit erledigen müssen und welche durch andere Personen erledigt werden können. Planung macht auch deutlich, ob noch grundsätzliche Rationalisierungsreserven vorhanden sind oder ob die Ausführung der Arbeit auf eine andere Weise als bisher organisiert werden kann.
  • Planung verschafft Ihnen somit einen Überblick und gibt Ihnen das Gefühl, mit dem Berg von Arbeit zurechtzukommen. Denn das Gefühl, den Arbeitsberg nicht zu schaffen, frisst bereits einen Teil der Energie, die Sie für die Ausführung Ihrer Planung brauchen.
  • Planung verschafft Ihnen Sicherheit, die Arbeit so zu organisieren, dass ein Maximum erledigt werden kann. Damit wachsen die Motivation und der Wille zum Drangehen.
  • Planung bildet die Grundlage, um begründet und ohne schlechtes Gewissen Nein zu sagen, wenn von außen weitere Anforderungen an Ihre Zeit und Arbeitskraft gestellt werden.
  • Planung verhindert Zeitdruck. Zeitdruck entsteht, wenn Sie an zu vielen Vorhaben gleichzeitig arbeiten müssen, weil Sie in Ihrer Vorstellung weniger Zeit zur Bearbeitung vorgesehen hatten, als in der Realität tatsächlich erforderlich ist. Die vorgesehene Zeit entsprach entweder nicht der objektiven Realität oder nicht Ihrer subjektiven Realität.
  • Planung hilft Ihnen dabei, innere Ordnung zu schaffen: innerlich geordnet und strukturiert zu werden. Damit bildet sie auch eine wichtige Basis für Konzentration, Sammlung und Gelassenheit.

Planungsgrundlage: Machen Sie eine Bestandsaufnahme

„Bevor wir den ersten Schritt eines Weges planen, müssen wir erst einmal herausfinden, wo wir uns im Augenblick befinden“ (Kathy Boevink). Der erste Schritt Ihrer Planung ist also eine Bestandsaufnahme. Sie benötigen hierfür:

  • Informationen zu Ihrer Zeitstruktur
  • Informationen über sich selbst
  • Informationen über Ihr Umfeld

Welche Zeitstruktur haben Sie im Jahr?

Schätzen Sie einmal, wie viele Tage im Jahr Ihnen für folgende Tätigkeiten zur Verfügung stehen:

  • Beruf
  • häusliche Belange
  • Familienleben
  • Umgang mit Freunden
  • besondere Engagements/Ämter
  • Hobbys
  • Sport
  • persönliche Regeneration

Welche Zeitstruktur haben Sie im Beruf?

Versuchen Sie einmal, eine Art Landkarte von Ihrer beruflichen Zeit zu zeichnen. Wie sehen Ihre Arbeitstage aus? Dafür sind beispielsweise folgende Fragen relevant:

  • Arbeiten Sie allein?
  • Haben Sie Angestellte oder Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen, deren Arbeit Sie koordinieren müssen?
  • Sind Projektarbeit, Teambesprechungen, Außentermine und Abendtermine Merkmale Ihrer beruflichen Tätigkeit?
  • Ist Ihr Tagesablauf von Anrufen und/oder von Kundenbesuchen bestimmt?
  • Wie sieht Ihr „berufsbedingtes Chaos“ an einem normalen Arbeitstag aus?

Da dieses „Chaos“ ein wesentlicher Bestandteil Ihres beruflichen Handelns ist, sollten Sie nicht dagegen anplanen, sondern Ihre Planung auf die jeweiligen verursachenden Faktoren abstimmen. Auf diese Weise arrangieren Sie sich mit den Zuständen, was energiesparend wirkt und Gelassenheit bringt. Sie arrangieren sich damit, wenn Sie die Notwendigkeit dieses Chaos akzeptieren und sich auf die damit verbundenen Unwägbarkeiten und Unsicherheiten einlassen. Mit dieser Einstellung werden planbare Zeiträume für Konzeptionsarbeit und Informationsverarbeitung möglich.

Um Ihrer Zeitstruktur auf die Spur zu kommen, können Sie sich mithilfe der folgenden Checkliste einen Überblick über die Bandbreite Ihrer Tätigkeiten und die dafür eingesetzte Zeit verschaffen. Schätzen Sie möglichst genau, welche Tätigkeiten wie viele Stunden Ihrer Zeit beanspruchen, und zwar täglich (t), wöchentlich (w), monatlich (m) und jährlich (j).

  • Post lesen
  • Kunden akquirieren
  • Kundengespräche führen
  • Korrespondenz
  • Routinetätigkeiten
  • Besprechungen und Sitzungen
  • Teamarbeit, Projektarbeit
  • Zeitplanung
  • Telefonieren
  • Abstimmung mit Sekretärin
  • Unterlagen suchen
  • Vorgänge bearbeiten
  • Aufträge abschließen und bearbeiten
  • Verarbeitung von Fachinformationen
  • persönliche Weiterbildung

Welcher Arbeitstyp sind Sie?

Wenn Sie sich dessen bewusst werden, wie Sie arbeiten, können Sie sich vor Planungsfehlern und Planungsfallen schützen. Die folgenden Fragen regen Sie zum Nachdenken an:

  • Können Sie sich über einen längeren Zeitraum problemlos konzentrieren?
  • Arbeiten Sie stets nur an einer Sache?
  • Machen Sie bewusst Pausen?
  • Erledigen Sie Aufgaben sachgerecht oder eher perfektionistisch?
  • Arbeiten Sie stur weiter – oder verschieben Sie Ihre Arbeit auf einen späteren Zeitpunkt, wenn Sie die Lust an einer Aufgabe verloren haben?
  • Kennen Sie Ihren Gesundheitszustand und Ihren Energiehaushalt?
  • Kennen Sie Ihre persönliche Leistungskurve?

Welcher Planungstyp sind Sie?

Überlegen Sie sich, welcher Planungstyp Sie sind: Wenn Sie am Ende eines Arbeitstags für den nächsten Tag oder am Ende der Woche für die nächste Woche planen und Ihnen dieses Vorgehen eine schlaflose Nacht oder ein unruhiges Wochenende bereitet, dann sollten Sie ausprobieren, ob Sie sinnvoller am Tagesanfang oder am Wochenanfang planen. Auf jeden Fall ist es hilfreich, die Arbeit einer Woche mit einem Rückblick abzuschließen. Wenn alles gut gelaufen ist, vermittelt Ihnen der Rückblick ein Erfolgserlebnis. Wenn nicht, sehen Sie deutlich, was noch zu tun ist. Damit vermeiden Sie künftig diffusen Zeit- und Arbeitsdruck.

Wie sieht Ihr Umfeld aus?

Haben Sie regelmäßig wiederkehrende berufliche oder private Verpflichtungen, die mit festen Fristen und Terminen verbunden sind? Sind Sie beispielsweise für die Pflege eines kranken oder alten Menschen verantwortlich, oder haben Sie sich verpflichtet, für einen bestimmten Zeitraum Kinder in die Schule zu fahren?

Fertig! Haben Sie ein klareres Bild davon erhalten, wo Sie stehen und was Ihre persönlichen Herausforderungen sind? Dann geht es jetzt an die konkreten Planungs-Tipps. So planen Sie Ihre Zeit:

1. Baustein: Ihre persönliche Jahresplanung

Wenn Sie Ihre einzelnen Tage zielgerichtet verbringen möchten, müssen Sie wissen, wohin das Jahr Sie führen soll. Sie brauchen einen langfristigen Überblick über Ihre Vorhaben und Projekte, um der Dringlichkeitsfalle zu entkommen und die Bedeutung dessen einzuordnen, was täglich an kleineren und größeren Aufgaben auf Ihrem Schreibtisch landet.

Machen Sie im laufenden Kalenderjahr bereits die Vorarbeiten für die Planung des kommenden Jahres. Legen Sie sich eine Übersicht an, in die Sie sowohl Ihre beruflichen als auch Ihre privaten Planungen eintragen. Sie können dafür eine Excel-Tabelle anlegen oder die Jahresübersicht Ihres elektronischen Terminplaners nutzen.

Tragen Sie die sich abzeichnenden Vorhaben wie beispielsweise Urlaub, Hausrenovierung, berufliche Projekte und Abwesenheiten (wie etwa Messen, Seminare oder Workshops) und Ähnliches ein. So bekommen Sie einen Überblick, was alles anfällt, und Sie können notfalls Vorhaben zurückstellen. Berücksichtigen Sie dabei gegebenenfalls auch die Zeiten für die Vor- und Nachbereitung.

Als Faustregel gilt: Verplanen Sie im Vorfeld nicht mehr als 25 Prozent des kommenden Jahres – sonst bleibt kein Platz mehr für all die Projekte, die im laufenden Jahr noch aktuell hinzukommen!

2. Baustein: Ihre persönliche Monatsplanung

Aus der Jahresplanung ergibt sich die Monatsplanung. Die sollten Sie jeweils in der zweiten Monatshälfte für den Folgemonat erstellen. Achten Sie hierbei auf regelmäßig wiederkehrende feste Termine, und tragen Sie diese vollständig in den Kalender ein. Das schützt Sie vor der Illusion, noch Freiräume zu haben, und vor der Gefahr, Termine doppelt zu vergeben.

Als Faustregel gilt: Verplanen Sie nicht mehr als 40 Prozent des kommenden Monats – außer wenn Sie die Bearbeitungszeit für Ihre Aufgaben sehr präzise abschätzen können und selten Aufgaben ungeplant auf Ihrem Schreibtisch landen.

3. Baustein: Ihr flexibler Wochenarbeitskorb

Aufgrund der Monatsplanung haben Sie im Blick, was in den kommenden vier Wochen auf Sie zukommt. Legen Sie nun fest, welches Ergebnis Sie am Ende einer Woche erreicht haben wollen. Die damit verbundenen Arbeiten kommen in den „flexiblen Wochenarbeitskorb“.

Die Idee hinter einem flexiblen Wochenarbeitskorb: Sie verzichten auf eine Tagesplanung und wählen stattdessen jeweils zu Beginn eines Tages die Arbeiten aus, die Ihrer Tagesform und den zeitlichen Vorgaben wie Besprechungs- und Kundenterminen am besten entsprechen. Dabei hat es sich bewährt, mit einer einfachen ABC-Prioritätensetzung zu arbeiten:

  • A = wichtige und dringende Aufgaben
  • B = wichtige, aber nicht dringende Aufgaben
  • C = dringende, aber unwichtige Aufgaben

Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, erhalten keine besondere Kennzeichnung. Absolute Priorität beim Erledigen haben die A- und B-Aufgaben – die sollten Sie, wann immer es Ihre Energie zulässt, bevorzugt aus dem Korb holen.

Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass Sie energiesparend arbeiten, da Sie stets die angemessene Energiemenge einsetzen können. Mit dieser flexiblen Planung können Sie verhindern, dass Sie bei schlechter Tagesform viel Energie für eine Arbeit aufwenden müssen, die bei guter Tagesform schnell erledigt ist. Der Nachteil: Diese Art des Arbeitens erfordert ein hohes Maß an Selbstdisziplin und ist ungeeignet für Menschen, die zur Aufschieberitis neigen.

Die Wochenplanung nehmen Sie sich am besten immer am Freitag vor, bevor Sie das Büro verlassen – wenn die Ergebnisse der aktuellen Woche feststehen und Sie alle Informationen für die kommende Woche vorliegen haben.

4. Baustein (optional): Ihr Tagesarbeitskorb

Wenn Sie Bedenken haben, dass der flexible Wochenarbeitskorb Sie nicht genügend unterstützt, können Sie zusätzlich auch einen Tagesarbeitskorb nutzen.

Ist Ihr Tagesverlauf stark vom „berufsbedingten Chaos“ bestimmt, empfiehlt es sich jedoch, keine oder nur eine minimale Tagesplanung zu machen. Denn eine umfangreiche und nicht eingehaltene Tagesplanung verursacht Frustration, Unlust und ein schlechtes Gewissen. Eine Monatsplanung und eine Wochenergebnisplanung sind für Sie in diesem Fall angemessener. Verplanen Sie aber auch hier nur knapp die Hälfte des Monats.

3 ORG-Umsetzungs-Tipps: So gelingt Ihnen Ihre Aufgabenplanung

Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, die drei typischen Planungsfallen zu umgehen:

1. Den Zeitbedarf realistisch einschätzen
Packen Sie sich Ihr Jahr, Ihre Monate und Ihre Wochen nicht zu voll! Was auf dem Papier großartig aussieht („All das werde ich schaffen!“), kann in der Realität sehr demotivierend wirken, wenn Sie nämlich von Woche zu Woche Aufgaben verschieben müssen und Ihrem Plan hinterherhinken. Nicht eingehaltene Pläne gehören zu den besonders heftigen „Energiefressern“.

2. Die Leistungsfähigkeit realistisch einschätzen
Das Gleiche gilt für Ihre Energie: Denken Sie immer daran, dass Sie kein Roboter sind. Lassen Sie beispielsweise Gefühle und Stimmungen, aber auch gesundheitliche Störungen nicht außer Acht. Denken Sie daran, dass auch Sie Phasen haben können, in denen Sie müde und/oder unkonzentriert sind. Wirken Sie Planungsfehlern und -fallen entgegen, indem Sie die notwendigen Regenerationszeiten fest im Kalender verankern und auch einhalten.

3. Kein Planen mit Alibifunktion
Ihre Planung ist nur so wertvoll, wie Ihre Umsetzung konsequent ist! Achten Sie darauf, denn: Planung birgt in Verbindung mit hohem Zeitaufwand auch Gefahren in sich. Eine immer stärkere Verfeinerung der Planung kann zum Alibi werden, sich vor anstehenden Aufgaben zu drücken. Das gilt gerade auch für die Tagesplanung.

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