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Dünnaktensysteme: Die „Eier legende Wollmilchsau“ für Ihre Schreibtischablage

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Einstellmappe
© ogolne - Fotolia.com

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Gute Entschuldigungen für einen vollen Schreibtisch gibt es viele. Der eigentliche Verursacher ist jedoch: ein falsches Ablagesystem. Lesen Sie hier, wie Sie sich Ihre täglich benutzte Schreibtischablage am sinnvollsten einrichten. Versprochen: Eine komplette Neuordnung lohnt sich ganz schnell für Sie!

1. Empfehlung: Blätter: lose, nicht geheftet

Die erste Empfehlung: Wählen Sie für die Dokumente, die Sie ständig in  Benutzung haben, immer eine Loseblattablage. Die Begründung dafür heißt
Schnelligkeit – beim Ablegen wie beim Zugriff. In Zahlen: Wenn Sie ein  Dokument in einem Ordner ablegen wollen, benötigen Sie dafür 13 Handgriffe.
Bei der Loseblattablage sind es sechs. Wenn „loseblatt“ geklärt ist, bleibt Ihnen
die Wahl der Mappen: Hängemappen oder Einstellmappen? 

2. Empfehlung: Mappen: stehend, nicht hängend

Ich empfehle Einstellmappen – eine "Dünnaktenablage". Deren große Vorteile sind:

  • Die Ablage ist äußerst Platz sparend – die Mappe selbst hat nicht mehr
    „Körper“ als ein Aktendeckel oder eine Sichthülle, da es keine  Hängevorrichtung gibt. In einer Box von 10 cm Tiefe bringen Sie je nach Füllmenge 30 bis 40 Mappen unter!
  • Sie ist ausgesprochen mobil – Sie nehmen einfach die ganze Mappe mit auf die Reise oder in die Besprechung. Durch das DIN-C4-Format
    (315 x 225 mm) passt die Mappe in jede Aktentasche.
  • Sie lässt sich ganz schnell anlegen. Mappe und Etikettenbogen herausziehen, Selbstklebeetikett per Hand beschriften und ankleben – fertig!
  • Sie erlaubt es Ihnen, Ihre Unterlagen sehr fein zu strukturieren. Das
    heißt: Statt einer Mappe für "Abos & Mitgliedschaften" können Sie (alphabetisch geordnet) einzelne Mappen anlegen für "Caritas", "FAZ",
    "Mieterverein", "Miles&More" etc.Das erhöht Zugriffsgeschwindigkeit
    und Übersichtlichkeit!
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  • Die kleinen, in sich geschlossenen Vorgänge machen das Aussortieren
    einfach: Sie müssen nur die entsprechende Mappe herausziehen, wenn
    ein Vorgang abgeschlossen ist und damit den Status und Ort wechselt,
    also z. B. von der "Arbeitsunterlage" (Aufbewahrung am Schreibtisch)
    zur "Nachschlageunterlage" wird (Aufbewahrung im weiteren Büro). So erleichtert es Ihnen das System, in Ihrer direkten Umgebung wirklich nur aktuelle Dokumente aufzubewahren.
  • Wenn die Boxen thematisch gut geordnet sind und selten benutzte Unterlagen enthalten, können Sie sie auch ins Regal stellen. Dann ist aber eine Frontbeschriftung der Boxen wichtig!
  • Am Ende wandert der Vorgang komplett mit Mappe und Reiter ins Archiv. Für die Unterbringung werden einfache Archivboxen aus Karton
    angeboten. Das ist die beste, weil schnellste Lösung (wenn auch nicht
    ganz preiswert).

3. Empfehlung: Flexibel kombinieren

Einstellmappen haben gegenüber Hängemappen einen Nachteil: Da sie eng in der Box stehen (und stehen sollten, sonst sacken sie nach unten weg), müssen Sie die entsprechende Mappe in der Regel ganz herausziehen, auch wenn Sie nur ein Dokument entnehmen möchten. Das stört wenig bei normalen  Vorgängen, die sie ohnehin komplett vor sich liegen haben müssen.

Wenn Sie in Ihrer Schreibtischablage jedoch auch Organisationsmittel wie Briefumschläge, Etiketten, Formulare etc. aufbewahren, können Sie diese besser in Hängemappen unterbringen, die Sie dann einfach im Hängeregisterschrank zwischen die Boxen mit den Einstellmappen hängen. So können Sie auf solche Organisationsmittel von oben zugreifen.

Dickere Dokumente (wie Broschüren) sollten Sie generell nicht in Ihrer Schreibtischablage aufbewahren. Richten Sie dafür Stehsammler ein.

Organisationstipps:

Machen Sie sich einen persönlichen Aktenplan, bevor Sie anfangen, die ersten Mappen einzurichten.Welche Farbe gehört zu welchem Sachgebiet? Welche grundlegenden Ordnungsgesichtspunkte gibt es? Artikelnummern, Namen von A bis Z, Kunden nach Postleitgebieten? Oder wird es eine Terminablage nach Daten und Monaten? Leere Mappen und Selbstklebereiter in den von Ihnen benutzten Farben sollten Sie immer im direkten Zugriff halten – am besten einfach in eine Box mit einstellen, sie brauchen ja wenig Platz.

Schmal und einfach zu organisieren: So funktioniert die Dünnaktenablage

Für die Ausstattung brauchen Sie nur die folgenden drei Elemente:

  1. Ordnungsmappen – einfache, gefalzte Aktenmappen aus Karton oder transparentem Kunststoff mit Seitenklappen und alphanumerischem Organisationsaufdruck –, in die Sie Ihr Schriftgut lose einlegen,
  2. Selbstklebereiter (in 13 verschiedenen Farben erhältlich), die Sie auf die Mappen kleben, und
  3. Boxen, in die Sie die Mappen einfach einstellen.

Die Ablageboxen sind 325 mm breit, 220 mm hoch und 105 mm tief. Es gibt sie
aus Pappe, Kunststoff und Acryl. Zusammen mit den Ordnungsmappen passt so viel Schriftgut hinein wie in zwei bis drei Aktenordner, aber viel besser  organisiert und zugänglich. So bringen Sie sie unter:

  • Einzelne Boxen mit ständig benötigten Vorgängen können Sie gut direkt auf Ihrem Schreibtisch deponieren.
  • Ansonsten hängen Sie sie – mithilfe spezieller Clips – einfach  hintereinander weg in einen herkömmlichen Hängeregisterschrank ein (z. B. von Bisley/Smead).
  • Wenn die Boxen thematisch gut geordnet sind und selten benutzte Unterlagen enthalten, können Sie sie auch ins Regal stellen. Sie passen hochkant auf praktisch alle Ordnerfachböden.

Bezug und Informationen: Die beiden großen Adressen für Dünnaktensysteme sind Mappei (www.mappei.de) und Classei (www.classei.de). Bestellen Sie dort direkt – z.B. per Internet,wo Sie auch viele weitere Nutzungstipps für Ihre Dünnaktenablage finden.

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