Sobald die Beschriftung eines Ordners aus mehr als einem Begriff besteht, stellt sich die Frage nach der sinnvollsten Reihenfolge. Schließlich soll die Sortierung ja schnellen Zugriff ohne Herumsuchen ermöglichen. Dafür gibt es 2 einfache und gute Lösungen:
- Entweder Sie verwenden für den 1. Begriff konsequent Schlagwörter, die das jeweilige Sachgebiet beschreiben, also eine thematische Bündelung erlauben.
- Oder Sie arbeiten mit Schlagwörtern, die die Unterlagenart beschreiben.
Variante 1: Vom Sachgebiet ausgehen
Im 1. Fall, bei der thematischen Bündelung, sähen Ihre Ablagebegriffe dann beispielsweise folgendermaßen aus:
Bürotechnik, Handbücher
Bürotechnik, Software
Bürotechnik, Verträge
Kunden A–M, Korrespondenz
Kunden N–Z, Korrespondenz
Kunden A–M, Verträge
Kunden N–Z, Verträge
Lieferanten, Kataloge
Lieferanten, Korrespondenz
Lieferanten, Verträge
Variante 2: Nach Unterlagenarten ordnen
Ihre Akten lassen sich jedoch auch ganz anders sortieren – es kommt eben drauf an, was für Sie plausibler ist: ob Sie zuerst an „Vertrag“ oder an „Kunde/Lieferant“ denken, wenn Sie den Vertrag eines bestimmten Kunden suchen:
Handbücher, Bürotechnik
Handbücher, Fahrzeuge
Handbücher, Software
Korrespondenz, Kunden
Korrespondenz, Lieferanten
Verträge, Kunden A–M
Verträge, Kunden N–Z
Verträge, Lieferanten
Mischformen machen Ihre Ablage unübersichtlich
Beide Varianten funktionieren – sofern Sie das einmal begonnene System konsequent fortführen: Entweder packen Sie alle Unterlagen, die etwas mit Kunden zu tun haben, in „Kunden“-Ordner, oder Sie bündeln alle Verträge unter dem Begriff „Verträge“.
Sobald Sie jedoch Mischformen zulassen wie
Computer, Hardware
Kunden, Angebote
Software, Handbücher
Verträge, Kunden
schwindet die Übersichtlichkeit analog zur Größe von Ablage und Betrieb beträchtlich.
