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Eindeutig und logisch: So beschriften Sie Ihre Ordner

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Ordner beschriften: Variante 1 oder Variante 2?
© Olaf Wandruschka - Fotolia.com

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Die Sortierung Ihrer Ordner soll schnellen Zugriff ohne Herumsuchen ermöglichen. Dafür gibt es 2 einfache und gute Lösungen.

Sobald die Beschriftung eines Ordners aus mehr als einem Begriff besteht, stellt sich die Frage nach der sinnvollsten Reihenfolge. Schließlich soll die Sortierung ja schnellen Zugriff ohne Herumsuchen ermöglichen. Dafür gibt es 2 einfache und gute Lösungen:

  1. Entweder Sie verwenden für den 1. Begriff konsequent Schlagwörter, die das jeweilige Sachgebiet beschreiben, also eine thematische Bündelung erlauben.
  2. Oder Sie arbeiten mit Schlagwörtern, die die Unterlagenart beschreiben.

Variante 1: Vom Sachgebiet ausgehen

Im 1. Fall, bei der thematischen Bündelung, sähen Ihre Ablagebegriffe dann beispielsweise folgendermaßen aus:

Bürotechnik, Handbücher
Bürotechnik, Software
Bürotechnik, Verträge

Kunden A–M, Korrespondenz
Kunden N–Z, Korrespondenz
Kunden A–M, Verträge
Kunden N–Z, Verträge

Lieferanten, Kataloge
Lieferanten, Korrespondenz
Lieferanten, Verträge

Variante 2: Nach Unterlagenarten ordnen

Ihre Akten lassen sich jedoch auch ganz anders sortieren – es kommt eben drauf an, was für Sie plausibler ist: ob Sie zuerst an „Vertrag“ oder an „Kunde/Lieferant“ denken, wenn Sie den Vertrag eines bestimmten Kunden suchen:

Handbücher, Bürotechnik
Handbücher, Fahrzeuge
Handbücher, Software

Korrespondenz, Kunden
Korrespondenz, Lieferanten

Verträge, Kunden A–M
Verträge, Kunden N–Z
Verträge, Lieferanten

Mischformen machen Ihre Ablage unübersichtlich

Beide Varianten funktionieren – sofern Sie das einmal begonnene System konsequent fortführen: Entweder packen Sie alle Unterlagen, die etwas mit Kunden zu tun haben, in „Kunden“-Ordner, oder Sie bündeln alle Verträge unter dem Begriff „Verträge“.

Sobald Sie jedoch Mischformen zulassen wie

Computer, Hardware
Kunden, Angebote
Software, Handbücher
Verträge, Kunden

schwindet die Übersichtlichkeit analog zur Größe von Ablage und Betrieb beträchtlich.

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