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Finden Sie ein wirklich alltagstaugliches Papierablagesystem für sich

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Papierablagesystem: Welches ist das Richtige für Sie?
Quelle: BilderBox

Erstellt:

Welches ist das richtige Ablagesystem? Wir stellen Ihnen verschiedene Systeme für Ihre Ablage mit ihren Vor- und Nachteilen für ihre individuelle Wiedervorlage von Papieren vor.

Hier stellen wir Ihnen die fünf besten Organisationsmittel für Ihre Wiedervorlage vor. So finden Sie heraus, welches das für Sie persönlich am besten geeignete ist:

  1. Entscheiden Sie als erstes, ob sämtliche Unterlagen zu einem Vorgang mit in Ihre Wiedervorlage sollen – oder ob Sie dort nur eine Notiz zum Vorgang deponieren. Hilfestellung bei dieser Entscheidung bietet Ihnen der Text unten.
  2. Prüfen Sie die Tauglichkeit der von uns vorgestellten Systeme für Ihren Büroalltag: Lesen Sie, welche Systeme es gibt, wie sie funktionieren und was ihre Vor- und Nachteile sind.

Frage: Sollen Ihre Unterlagen auch in die Wiedervorlage?

Die Gretchenfrage bei einer Wiedervorlage lautet: Möchten Sie die Unterlagen, die zu einem Termin bzw. zu einer Aufgabe gehören, mit in die Wiedervorlage packen – oder wollen Sie dort nur eine Bearbeitungsnotiz deponieren?

Hier die Vor- und Nachteile der beiden Methoden:

1. Wenn Sie die gesamten Unterlagen in der Wiedervorlage sammeln,

  • haben Sie zum Bearbeitungstermin alle Informationen direkt zur Hand – müssen sie also nicht erst aus Ihrer normalen Ablage zusammensuchen,

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  • wird jedoch bei einer großen Zahl von Vorgängen Ihr Behältnis entsprechend umfangreich,
  • sehen Sie bei manchen Systemen nicht von außen, wo welche Unterlagen lagern. Wenn Sie ein Dokument also schon vor dem Wiedervorlagetermin benötigen, müssen Sie die ganze Wiedervorlage danach durchsuchen. Dieses Phänomen hat der Wiedervorlage den Beinamen „Dokumentengrab“ eingebracht! (Diesen Nachteil können Sie aber aufheben, indem Sie ein „transparentes“ Wiedervorlagesystem auswählen – entweder die „Hängemappen mit Sichtschienen“, oder das „Mappei-System“, weiter unten).

2. Wenn die Unterlagen in der normalen Ablage bleiben und in die Wiedervorlage nur ein Bearbeitungszettel kommt,

  • reicht für Ihre Wiedervorlage ein kleines Behältnis aus,
  • sind die Unterlagen immer dort, wo sie hingehören, und somit jederzeit für jeden verfügbar,
  • haben Sie mehr Zeitaufwand beim Zusammenstellen der benötigten Unterlagen – vor allem dann, wenn Ihre Ablage nicht sehr gut organisiert ist.

Frage: Welches Organisationsmittel möchten Sie für Ihre Wiedervorlage nutzen?

Die besten Organisationsmittel für eine Wiedervorlage sind:

  1. Zeitplanbuch/Kalender (= die simplify-Minimal-Lösung)
  2. Wiedervorlagemappe/Pultordner (der Klassiker, aber nicht für jeden optimal!)
  3. einfache Hängemappen
  4. Hängemappen mit Sichtschienen
  5. Mappei-System: dünne Einstellmappen

Wenn Sie schon entschieden haben, ob Sie Ihre Unterlagen in der Wiedervorlage haben wollen oder nicht, können Sie anhand der Übersicht rechts gleich feststellen, welche der Organisationsmittel sich für Sie eignen würden (und sich die Lektüre über die anderen ersparen!).

1. Zeitplanbuch/Kalender: Die Minimal-Lösung

Wenn Sie ein Zeitplanbuch oder einen Terminkalender führen und auch konsequent nutzen, können Sie die Wiedervorlage dort organisieren. Dazu notieren Sie sich einfach die jeweiligen Standorte der Akten neben Ihrem Terminbzw. Aufgabeneintrag. Mit dieser Notiz haben Sie das „Aus den Augen, aus dem Sinn“-Syndrom bereits erfolgreich umgangen!

Dieser Ansatz ist jedoch nur dann empfehlenswert,

  • wenn Sie generell nicht sehr viele Vorgänge für die Wiedervorlage haben,
  • wenn es Ihnen reicht, sich nur an die Bearbeitung erinnern zu lassen, eben ohne die dazugehörigen Dokumente zu sammeln, und
  • wenn Sie ein gut funktionierendes Ablagesystem für Ihre aktuellen Arbeitsakten haben, so dass Sie nicht lange überlegen müssen, wohin Sie etwas ablegen, und auch zum Wiedervorlagetermin die benötigten Dokumente mit einem Griff auf dem Schreibtisch haben.

2. Wiedervorlagemappen (= Pultordner): Platz sparend, aber unflexibel

Wiedervorlagemappen haben einzelne Fächer und sind auf der rechten Seite durchnummeriert: üblicherweise mit den Einteilungen

  • 1–31 (Tageswiedervorlage) oder
  • 1–12 bzw. Januar bis Dezember (Monatswiedervorlage).

Vorteile von Wiedervorlagemappen:

  • Sie sind in großer Auswahl überall im Bürofachhandel erhältlich.
  • Sie brauchen wenig Platz.
  • Sie können überall untergebracht werden – in Reichweite, wo gerade Platz ist.

Nachteile von Wiedervorlagemappen:

  • Der gravierendste Nachteil: Das System ist nicht transparent, das heißt: Ohne zusätzlichen Aufwand (wie eine Liste) wissen Sie nicht, in welchem Fach ein Vorgang ruht – was zudem das Zuordnen von Papier zu bereits vorhandenen Vorgängen schwierig macht.
  • Mappen-GAU: Unterlagen können herausfallen – und wenn sie nicht entsprechend gekennzeichnet sind, müssen Sie jeden Vorgang einzeln prüfen, um ihn wieder richtig einzuordnen.
  • Die Mappe wächst nicht mit, wenn Sie immer mal wieder deutlich mehr Unterlagen unterzubringen haben.
  • Da die Wiedervorlagemappe nur die Zuordnung nach Termin als Sortierungsmerkmal hat, können andere Mitarbeiter nur mit einigem Suchaufwand Vorgänge finden, die für einen anderen Tag als „Heute“ terminiert sind.

Tipp: Die mobile Variante

Als Variante gibt es auch Wiedervorlagemappen zum Zubinden. Da das Auf- und Zubinden mühsam ist, eignen sie sich jedoch fürs Büro weniger. Für die Reise sind sie allerdings hervorragend: Beim mobilen Arbeiten stellen Sie so sicher, dass Ihre Unterlagen nicht herausfallen.

3. Einfache Hängemappen: Schnell und flexibel, aber Platz raubend

So funktioniert diese Wiedervorlageform:

  • Sie legen Ihre Unterlagen ungelocht in Hängemappen ein.
  • Bewährt hat sich, die einzelnen Vorgänge in Klarsichthüllen zu stecken – dann müssen Sie sie beim Entnehmen nicht erst auseinander sortieren.
  • Wählen Sie als Behältnis für die Hängemappen möglichst eines, das ausschließlich Ihrer Wiedervorlage dient. Achten Sie darauf, dass es alle Hängemappen leicht aufnehmen kann, ohne die Unterlagen zu beschädigen.
  • Ihre Hängeregistratur findet Platz im Hängeregisterschrank Ihres Schreibtischs, im in der Nähe stehenden Regal oder in einem separaten Rollwagen.

Vorteile der einfachen Hängemappen:

  • Ihre Wiedervorlage passt sich flexibel Ihren Bedürfnissen an: Die Mappen fassen auch große Dokumentenmengen.
  • Die Unterlagen sind sicher in den Mappen verwahrt.
  • Der Zugriff von oben ist viel schneller und bequemer als das Ablegen und Heraussuchen beim Pultordner – umso mehr, wenn Sie viele Vorgänge auf Wiedervorlage liegen haben.

Nachteile der einfachen Hängemappen:

  • Sie müssen Platz schaffen für eine separate Hängeregistratur.
  • Die Hängeregistratur ist nicht transparent: Sie wissen nicht, welcher Vorgang wo auf Wiedervorlage liegt.

Tipp: Alles schon fertig!

Statt die Hängetaschen selbst zu beschriften, können Sie auch ein „Fertigprodukt“ kaufen – entsprechende Boxen gibt es beispielsweise von Elba oder Leitz.

4. Hängemappen mit Sichtschienen: Gute Idee und hochpraktisch – funktioniert aber nur mit Disziplin

Wenn Sie Ihre laufenden Vorgänge ohnehin mit einer Hängeregistratur organisieren, können Sie diese gleich auch als Wiedervorlage benutzen – Sie sparen also ein separates Behältnis. Dafür müssen Sie nur statt der üblichen kleinen Reiter auf den Mappen Sichtschienen anbringen (= Reiter, die über die gesamte Mappenbreite gehen). Auf diesen Sichtschienen können Sie durch einfaches Verschieben von Signalen Informationen über die weitere Bearbeitung des jeweiligen Hängemappeninhalts festhalten. Das Ganze sieht dann z. B. folgendermaßen aus:

  • An erster Stelle notieren Sie (unveränderlich) die Bezeichnung der Unterlagen, beispielsweise den Kundennamen oder das Projekt – also das, was auch sonst auf dem Reiter gestanden hätte.
  • Daneben kennzeichnen Sie mithilfe von Zahlen die anstehende Aktion – dann steht z. B. die „1“ für telefonisches Nachhaken, die „2“ für einen Nachfassbrief etc.
  • Dann kommt die Terminübersicht – hier markieren Sie, wann die Aktion erfolgen soll.
  • Optional: Den Abschluss rechts auf der Sichtschiene kann der Hinweis bilden, wer für die Erledigung verantwortlich ist.

Über den Akten liegt nun jeweils ein „Lineal“, das ein Datum trägt – so sehen Sie, welche Vorgänge heute zur Bearbeitung anstehen.

Vorteile der Hängemappen mit Sichtschienen:

  • Es ist kein eigenes Wiedervorlagebehältnis nötig, und Sie müssen keine Unterlagen umlagern – Sie kennzeichnen einfach die ohnehin verwendeten Hängemappen (von Leitz und Elba gibt es auch Sichtschienen zum Nachrüsten).
  • Das System ist ohne Zusatzaufwand (wie das Schreiben einer Liste) transparent: Sie haben jederzeitigen Zugriff auf alle Unterlagen. Generell: Sie profitieren von den Vorteilen der Methode „Unterlagen in der Wiedervorlage“ (alles bereits beisammen), ohne die Nachteile in Kauf nehmen zu müssen.
  • Die Sichtschienen enthalten alle nötigen Wiedervorlage- Informationen: Auf einen Blick ist zu erkennen, wer wann was tun soll. Und auch, wer was nicht erledigt hat, ist sofort sichtbar.

Nachteile der Hängemappen mit Sichtschienen:

  • Das System funktioniert nur, wenn alle laufenden Vorgänge in einer Hängeregistratur aufbewahrt werden bzw. wenn Sie bereit sind, auf Hängemappen umzustellen (was mit Blick auf die erhöhte Zugriffsgeschwindigkeit ohnehin keine schlechte Idee ist).
  • Das System verlangt ein hohes Maß an Disziplin: Es funktioniert nur, wenn es für die Markierungen eine Struktur gibt und wenn die Vorgänge direkt nach Bearbeitung zurück in die Ablage kommen.

5. Das Mappei-System: Platz sparend und außerordentlich flexibel

Mit dem Mappei-System ersparen Sie sich die Nachteile von Wiedervorlagemappen und nutzen die Vorteile der Hängemappen mit Sichtschienen. So funktioniert es:

  • Sie legen für jeden Vorgang, der auf Wiedervorlage kommen soll, eine „Aktionsmappe“ an. Den Inhalt der Mappe notieren Sie mit einem wasserlöslichen Overhead-Stift auf einem (wieder-)beschreibbaren, farbigen und verschiebbaren Reiter.
  • Die Mappe stellen Sie in eine Box ein, in der Leitkarten für Terminordnung sorgen (1–31 und Januar–Dezember) – die Mappe kommt hinter die entsprechende Leitkarte.
  • Die Boxen platzieren Sie entweder direkt auf dem Schreibtisch, oder Sie hängen sie in einen Hängeregisterschrank mit ein. Sie benötigen zwei bis drei Boxen: eine oder zwei für die Tages- und eine für die Monatswiedervorlage.

Neben dem Termin können die Mappen noch viele weitere Informationen transportieren, und zwar

  • über die Reiter-Beschriftung: Wird ein Vorgang gesucht, reicht es aus, das entsprechende Ablage-Stichwort zu kennen. Dank des Stichworts auf dem Reiter ist der Vorgang unabhängig vom Termin aufzufinden,
  • über die Reiter-Farbe, wie etwa Farbe = Zuständigkeit (bei mehreren Nutzern) oder Farbe = Sachgebiet/Produkt/Projekt etc.

Vorteile des Mappei-Systems:

  • Das System ist ohne Zusatzaufwand transparent: Über den beschrifteten Reiter finden Unterlagen auch vor dem Termin wieder. Damit ist das System für Sie selbst und andere aussagekräftig.
  • Die Einstellmappen sind aus dünnem Karton oder transparenter Folie, haben also – anders als Hängemappen – kaum Körper und brauchen wenig Platz.
  • Wenn Sie für Ihre aktuelle Arbeitsablage ohnehin schon das Mappei-System nutzen (oder bereit sind, darauf umzusteigen), können Sie einfach die vorhandenen Mappen in die Terminablage einstellen.
  • Alternativ-Version für Bearbeitungszettel: Wenn Sie Ihre Unterlagen nicht in der Wiedervorlage unterbringen möchten, ist für Sie eine Mappei-Wiedervorlage-Box ideal, fertig beschriftet, vergleichbar der Hängemappen- Box, nur eben viel platzsparender.

Nachteile des Mappei-Systems:

  • Das System ist nicht im Bürofachhandel, sondern nur beim Hersteller Mappei erhältlich.
  • Für die „Kodierung“ der farbigen Reiter muss es eine klare Struktur geben, an die sich alle halten.
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