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Kaizen im Büro: 2. Standardisierung der Büroorganisation

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Nutzen Sie Cartoons für das betriebliche Aushangwesen
Beispiel-Cartoons für das Aushangwesen © VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG

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Kaizen im Büro bedeutet die schrittweise, aber fortlaufende Verbesserung. Diese wird in 4 aufeinander aufbauenden Stufen erreicht: Die 2. Stufe behandelt das Thema „Standardisierung der Büroorganisation“.

Die Standardisierung bezieht sich auf die Organisation der Ablage sowie auf Arbeitsinhalte und Formulare. Diese Stufe ist von essenzieller Bedeutung. Denn nur, wenn vereinbarte Abläufe und Regeln wirklich eingehalten werden, sind Verbesserungen von Dauer. Und zweitens steht die Standardisierung für eine Automatisierung, das heißt: Eine positive Routine spielt sich ein, die die Umsetzung der Optimierungen mühelos macht.

Herzstück der Büro-Organisation: Eine funktionierende Ablage

Das Ziel eines jeden Ablagesystems ist, die gewünschte Information schnellstmöglich zu finden. Als realistisches Ziel können Sie beim Kaizen im Büro eine Zugriffszeit von 1 Minute vorgeben. Die positiven Effekte:

  • Ein enormer Zeitgewinn durch die Reduzierung von Such- und Ablagezeiten.
  • Außerdem: Wenn ganz klar ist, wo Unterlagen hingehören, und damit auch klar ist, wo sie später wiedergefunden werden können, motiviert das zum regelmäßigen Ablegen und hilft gegen das „Zwischenparken“ von Dokumenten auf dem Schreibtisch.

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W-Fragen helfen beim Aufbau eines Ablagesystems

Bei der Definition des perfekten Ablagesystems gibt es leider kein generelles Optimum. Das perfekte Ablagesystem ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und kann nur zusammen mit den Mitarbeitern festgelegt werden. Dabei helfen „W-Fragen“ wie beispielsweise:

  • Warum soll etwas abgelegt werden?
  • Wo soll etwas abgelegt werden?
  • Wie soll etwas abgelegt werden?
  • Wer soll etwas ablegen, wer soll darauf Zugriff haben?
  • Wie lange soll/muss etwas aufbewahrt werden?
  • Wo können allgemeine Unterlagen zentral abgelegt werden?

In den Bereich Ablage gehört auch die ganze Thematik der EDV-Ablage:

  • Hier hat es sich bewährt, bei internem (und externem) Schriftverkehr Dateinamen und Pfad anzugeben. So können Suchzeiten in der EDV signifikant gesenkt werden.
  • Hilfreich ist auch eine mit Unterverzeichnissen sauber strukturierte Festplatte. Doch diese Ordnungsmöglichkeit hat Grenzen: Ein Schreiben an einen Mitarbeiter zum Thema „Weiterbildung“ kann in unterschiedlichsten Verzeichnissen gespeichert werden (z. B. „Mitarbeiter“, „Briefe der Geschäftsleitung“, „Weiterbildung“). Hier ist die Pfadangabe sicherlich die effizientere Vorgehensweise.

Generell ist es sinnvoll, Papier- und EDV-Ablage so weit wie möglich zu vereinheitlichen, was die Ordnungskategorien und -begriffe betrifft.

Standardisierung von Arbeitspapieren, Arbeitsinhalten und Formularen

In den Bereich der Standardisierung fällt auch das Thema „Aushangwesen“. Wer mitdenkende Mitarbeiter haben will, muss informieren. Entwicklungen und Trends bei den wichtigsten Unternehmenskennzahlen müssen transparent gemacht werden. Dann können sie Basis unternehmerischer Entscheidungen sein.

Machen Sie beispielsweise durch ein konsequentes Aushangwesen Abweichungen von den Unternehmenszielen sichtbar. Der Effekt:

  • Negative Zielabweichungen erzeugen bei den Mitarbeitern einen gewissen Handlungszwang zum Gegensteuern.
  • Und positive Zielabweichungen motivieren, verstärken also oftmals die Bemühungen und führen so zu noch besseren Ergebnissen.

Cartoons (siehe Abbildungen oben) können helfen, die Themen zu transportieren und eine schnelle Orientierung über die einzelnen Rubriken des Aushangwesens zu geben.

Zwei Beispiele: Die obere Abbildung trägt den Titel „Heute“. Unter diesem Cartoon werden die jeweils aktuellen Betriebszahlen ausgehängt. Die Abbildung darunter kennzeichnet den Bereich „Betriebliches Vorschlagswesen“. Hierunter können Ideen und Optimierungsvorschläge der Mitarbeiter gesammelt werden.

Viele Tätigkeiten im Büro können schematisch beschrieben und durchgeführt werden. Das spart Zeit und erleichtert die Delegation. Anhand von Checklisten und Formularen beispielsweise werden Tätigkeiten sinnvoll strukturiert und kontrolliert abgearbeitet. Checklisten eignen sich insbesondere bei

  • Aufgaben, die delegiert werden sollen,
  • Aufgaben, deren vollständige Erledigung wichtig ist,
  • Aufgaben, die regelmäßig wiederkehren, und
  • Routinetätigkeiten.

Im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung ist es wichtig, nach dem Einsatz von Checklisten generell festzustellen, ob etwas unklar geblieben ist, vergessen wurde etc. Letzte Aufgabe ist immer, die Checkliste zu aktualisieren, um auch beim nächsten Einsatz ein optimales Ergebnis zu ermöglichen.

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