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Kaizen im Büro: 3. Arbeitsabläufe vereinfachen

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Kaizen: Arbeitsabläufe vereinfachen
© vege - Fotolia.com

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Kaizen im Büro bedeutet die schrittweise, aber fortlaufende Verbesserung. Diese wird in 4 aufeinander aufbauenden Stufen erreicht: Die 3. Stufe behandelt das Thema „Arbeitsabläufe durch Kaizen vereinfachen“.

Die Verbesserung der Arbeitsabläufe bzw. -prozesse bezieht sich sowohl auf einzelne Arbeitsplätze als auch auf Abteilungen und das Unternehmen.

Bei der Suche nach Optimierungsmöglichkeiten sind wiederum „W-Fragen“ hilfreich, wie beispielsweise:

  • Wie oft muss ich zu bestimmten Schränken, Arbeitsplätzen etc. gehen, um bestimmte Informationen zu erhalten?
  • Welche auf dem Schreibtisch befindlichen Unterlagen werden wirklich dort benötigt?
  • Wie können durch Beschriftung von Schubladen und Schränken Suchzeiten reduziert werden?
  • Wie funktioniert die Kontrolle delegierter Aufgaben?

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Und was die Optimierung von arbeitsplatzübergreifenden Prozessen angeht, hier eine beeindruckende Zahl: Laut einer Studie des Fraunhofer Instituts sind lange Auftragsdurchlaufzeiten zu 70 % das Ergebnis interner Schnittstellenprobleme. Die Definition und die Standardisierung von Schnittstellen sind deshalb zentrale Herausforderungen beim Prozessmanagement.

Daneben ist eine weitere Hauptaufgabe, die Prozesse mit Blick auf die aus der Fertigung bekannten typischen Verschwendungsarten zu untersuchen. Folgende Fragestellungen können helfen, Verschwendung zu identifizieren:

  • Wie soll die innerbetriebliche Kommunikation organisiert und optimiert werden – beispielsweise mit Blick auf Hausmitteilungen, Mitarbeiterkörbchen, E-Mail-Management, regelmäßige Meetings etc.?
  • Sind Vertretungsregelungen getroffen worden und jederzeit zentral einsehbar?
  • Liegt von jedem Mitarbeiter (oder auch von jeder Gruppe von Mitarbeitern, die gleichartige Aufgaben haben) eine Auflistung der Tätigkeiten vor, die im Vertretungsfall übernommen werden müssen (und das übersichtlich aufgeteilt nach täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise, halbjährlich, sporadisch…)?
  • Wo können durch alphabetische Sortierung Zeitschriften, Bücher und Magazine besser geordnet und damit Suchzeiten reduziert werden?
  • Wie können Büromaterial-Schränke sinnvoll beschriftet und so organisiert werden, dass – wie in einem Supermarkt – die Nachfüllung automatisiert erfolgen kann?
  • Wie können Allgemeinschränke sinnvoll genutzt werden?

Bei der Prozessanalyse werden systematisch Antworten auf solche und ähnliche Fragen festgelegt. Generell gilt, dass Prozesse dann optimal sind, wenn nichts mehr weggelassen werden kann, ohne das Ergebnis des Prozesses zu verschlechtern.

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