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Kaizen im Büro: 4. Selbststeuerung durch Eigenverantwortung

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Kaizen: Qualifizierungsmatrix
© VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG

Erstellt:

Kaizen im Büro bedeutet die schrittweise, aber fortlaufende Verbesserung. Diese wird in 4 aufeinander aufbauenden Stufen erreicht: Die 4. Stufe behandelt das Thema „Selbststeuerung durch Eigenverantwortung“.

Machen Sie aus Mitarbeitern Mitunternehmer

Zentrale Aufgabenstellung der 4. Stufe ist die, durch Ermächtigung und Befähigung der Mitarbeiter deren volles Potenzial auszuschöpfen. Ziel ist, aus Mitarbeitern Mitunternehmer zu machen. Hier gilt der Grundsatz: „Geben Sie Ihren Mitarbeitern alle erforderlichen Informationen, und Sie werden nicht verhindern können, dass sie Verantwortung übernehmen.“

Beispiele für den Nutzen eigenverantwortlich denkender und handelnder Mitarbeiter zeigt das Verbesserungsvorschlagswesen. Der deutsche Durchschnitt liegt bei etwa 0,5 Verbesserungsvorschlägen pro Mitarbeiter und Jahr. Firmen wie Porsche bringen es in Spitzenzeiten auf über zehn Vorschläge pro Mitarbeiter.

Hilfreiches Instrument: Die Qualifizierungsmatrix

Eine Voraussetzung für das Ausschöpfen von Mitarbeiterpotenzialen ist aber auch die Dokumentierung ihrer Fähigkeiten. Bewährt hat sich hier eine Qualifizierungsmatrix, die ebenfalls aus der Produktion bekannt ist.

In solch einer Matrix (siehe Abbildung) wird mit Punkten oder Symbolen festgehalten, wie gut ein Mitarbeiter die Aufgaben beherrscht. Somit ergibt sich eine gute Übersicht, welche Tätigkeiten von vielen Mitarbeitern erledigt werden und wo es Expertenbereiche gibt. Die Symbole/Punkte können außerdem für die Frage nach dem Weiterbildungsbedarf sowie für die Entlohnung herangezogen werden.

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Auch als Einzelkämpfer sollten Sie Ihr Potenzial prüfen!

Auch Sie können an dieser Stelle prüfen, wie sinnvoll Sie Ihr Potenzial ausschöpfen, indem Sie für alle typischen Tätikeiten, die bei Ihnen anfallen, einmal feststellen, wie effektiv Sie sie erledigen. Dabei geht es nicht zuletzt um „fachfremde“ Aufgaben wie Buchhaltung, Schreibarbeiten, Neukundengewinnung. Fragen Sie beispielsweise:

  • Was gehört nicht zu Ihren Stärken, sodass es mit Blick auf die Kosten-Nutzen-Relation sinnvoll wäre, einen externen Dienstleister zu finden (z. B.: Schreibarbeiten an ein Schreibbüro geben, eine 400-Euro-Kraft für Buchhaltungsaufgaben/Bürotätigkeiten einstellen).
  • Welche Tätigkeiten gehören zu Ihren Stärken und sollen weiter ausgebaut werden?
  • Gibt es Soft Skills (Kommunikation, Präsentation, das Arbeiten mit bestimmten Computerprogrammen), bei denen ein Kurs/Seminar sinnvoll wäre, um Ihr Aufgabenmanagement effektiver zu machen?

In welchen Bereichen sollten Sie sich fachlich weiterbilden? Wäre es sinnvoll, sich – etwa in einem Netzwerk – mit anderen Spezialisten zusammenzuschließen, um für Ihre Kunden ein breiteres Angebot bereitzuhalten?

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