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Kurz & bündig erklärt: Wichtige Ablagebegriffe

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Im Ablagewesen gibt es eine Reihe fester Standards, die Sie kennen sollten. Hier eine Übersicht der geläufigsten Begriffe ...

Aktenplan: hierarchische Systematik mit Haupt- und Untergruppen für Papier- und EDV-Ablage (Beispiel: 0= Personal, 1 = Finanzen, 2.0 = Bank, 2.1 = Steuerberatung, 2.2 Finanzamt).

Beamten-/Gerichtsheftung: chronologisch vorwärts; neue Dokumente ans Ende.

Datumsordnung: Sortierung nach Datum.

Einzelakte: Dokumente, die zu einem einzigen Vorgang gehören (Beispiel: Personalakte; Prozessakte; Projekt X).

Inhaltsverzeichnis: gliedert meist Einzelakten (Beispiel: Versicherung, PKW, Gebäude, Betriebshaftpflicht).

Kaufmännische Heftung: chronologisch rückwärts, neue Dokumente obenauf.

Numerische Ordnung: Sortierung nach fortlaufenden Vorgangsnummern.

Sammelakte (auch „Stichwortordner“): Dokumente unterschiedlicher Vorgänge (Beispiele: Lieferscheine; Angebote; Teamprotokolle; Bedienungsanleitungen).

Sprechende Nummern: System zur Vergabe aussagefähiger fortlaufender Nummern (Beispiel: 10.12.1.0023; die Zahlen stehen für: 12 = Jahr, 10 =Monat, 1 = Kostenstelle, 0023 = laufende Nummer).

Schriftgutkatalog: Tabelle mit allen vorhandenen Dokumentarten. Sie gibt für jede Art Auskunft über die gesetzlichen und zusätzlich intern festgelegten Aufbewahrungsfristen.

Trennstreifen erleichtern das Auffinden bestimmter Inhalte nach Oberbegriffen, alphabetisch oder numerisch (z. B. Monate 1 bis 12).

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