In früheren Zeiten ohne Computer muss die Ablage eigentlich ein reines Vergnügen gewesen sein. Es gab eben nur Papierdokumente und nicht zusätzlich noch Anwenderdateien und E-Mails in unterschiedlichen Formaten und an verstreuten Orten einer Festplatte.
Andererseits machen Sie es sich heute unnötig schwer, wenn Sie für neu hinzugekommene Medien bzw. Ablageobjekte eigene Ordnungssysteme und Ablagekriterien festlegen. Damit ist die Verwirrung vorprogrammiert. Der simplify-Weg: Gestalten Sie Papier- und EDV-Ablagen so identisch wie möglich.
Tagespost: Einfache Kategorien festlegen für Mails, Faxe und Papierpost
Legen Sie sich auf ein einfaches, übersichtliches System fest, das Sie sowohl für Ihre Papierpost als auch für E-Mails einsetzen. Bilden Sie beispielsweise folgende vier Ordnungskategorien:
- Eingang (interne und externe Post, Notizen etc.)
- In Arbeit
- Ausgang/Versendet
- Vorgang erledigt/zur Ablage
Dokumenten-Ablage: Einheitliche Ordnungsbegriffe
Stimmen Sie Papier- und EDV-Ablage aufeinander ab: Verwenden Sie alle Ordnungsüber- und Ordnungsunterbegriffe einheitlich. Beispiel:
- Projekte, laufend
- Projekte, abgeschlossen
- Personal bzw. Mitarbeiter
- Kunden
- andere Kommunikationspartner
- Verwaltung bzw. Administration
- Finanze
- persönliches Archiv
- persönliche Unterlagen
- Besprechungen/Seminare
- Reise
Ob Sie Ihre Papier-Ablage auf dem PC abbilden oder die EDV-Strukturen auf Ihre Papier-Ablage übertragen, sollten Sie davon abhängig machen, welches System bei Ihnen übersichtlicher ist.
In beiden Fällen sollten Sie jedoch zunächst prüfen, ob es an der Ausgangssystematik noch etwas zu optimieren gibt. Sehr hilfreich: Machen Sie sich doch einmal ein MindMap, auf dem Sie Ihre bisherigen Ablagebereiche notieren (siehe Grafik). Dann geht das Optimieren viel leichter.
Erledigte E-Mails auslagern
E-Mails erledigter Vorgänge können Sie aus dem E-Mail-Ordner „Zur Ablage“ einfach per Maus in die passende EDV-Ablage ziehen und anschließend aus dem E-Mail-Programm löschen. Das hat für Sie drei Vorteile:
- Sie ersparen sich eine komplette zusätzliche Ablage.
- Sie haben alle (elektronischen) Dokumente zu einem Vorgang am selben Ort abgespeichert.
- Sie sorgen für mehr Übersicht in Ihrem E-Mail-Programm, weil Sie dort nur mehr die aktuellen Tagesarbeiten verwalten.
Zusatz-Tipp: Wann Querverweise wirklich sinnvoll sind
Unabhängig davon, ob Sie nach einem einfachen A–Z-System ablegen oder nach einem ausgeklügelten Aktenplan vorgehen: Oft ergeben sich beim Ablegen und Finden Zuordnungsprobleme. In allen Fällen, die eine eindeutige Zuordnung nicht zulassen, arbeiten Sie am besten mit Querverweisen. Zwei Beispiele:
- Begriffsvielfalt
„Vordrucke“ können in einer A–Z-Ablage unter „V“ liegen, aber auch genauso gut als „Formulare“ unter „F“ – beide Begriffe werden häufig verwendet. Lösung: Machen Sie einfach unter „V“ einen Verweis „Vordrucke siehe Formulare“. - Unterlagenvielfalt
Bei einem Versicherungsfall beispielsweise entstehen Schriftwechsel mit Versicherung, Anwalt, Spedition und Lieferanten.
Lösung: Verteilen Sie die thematisch zusammengehörende Korrespondenz nicht auf verschiedene Ablagen, sondern legen Sie sie gemeinsam ab, beispielsweise unter „Rechtssachen“. Auf DIN-A4-Blättern (kleinere Formate „tauchen unter“!) heften Sie dann Querverweise auf den Ablageort ein – und zwar unter „Anwalt“, „Versicherung“, „Lieferant“ und „Spedition“.
Das kostet Sie maximal zwei Minuten Zeit, erspart Ihnen und Ihren Mitarbeitern aber eine Menge lästiger Sucherei!
Analog: Elektronische Querverweise erstellen
Arbeiten Sie auch in Ihrer EDV-Ablage mit Querverweisen. Das geht besonders einfach und schnell, wenn Sie die Funktion „Verknüpfung“ unter Windows bzw. „Alias“ beim Macintosh verwenden.
