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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Platz schaffen im Kopf: Einfach notieren!

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Urheber: Andrey Popov | Fotolia

Von Susanne Roth,

Das schriftliche Festhalten wird Ihnen erst dann zur gewohnheit werden, wenn Sie sich ein optimales System für Ihre Notizen eingerichtet haben – für alles, was Sie im privaten und beruflichen Alltag an Ideen und Informationen festhalten möchten. Dabei geht es nicht nur um das Notieren, es geht vor allem auch um das spätere Wiederfinden.

Ein Ort für Ideen und Informationen

Das schriftliche Festhalten wird Ihnen erst dann zur gewohnheit werden, wenn Sie sich ein optimales System für Ihre Notizen eingerichtet haben – für alles, was Sie im privaten und beruflichen Alltag an Ideen und Informationen festhalten möchten. Dabei geht es nicht nur um das Notieren, es geht vor allem auch um das spätere Wiederfinden.

Das schriftliche Festhalten wird Ihnen erst dann zur gewohnheit werden, wenn Sie sich ein optimales System für Ihre Notizen eingerichtet haben – für alles, was Sie im privaten und beruflichen Alltag an Ideen und Informationen festhalten möchten. Dabei geht es nicht nur um das Notieren, es geht vor allem auch um das spätere Wiederfinden.

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  • dass Sie es mögen und damit gut zurechtkommen,
  • dass Sie es immer dabeihaben (im Falle des Karteikastens stecken Sie einfach immer ein paar Karten in die Brieftasche) und
  • dass es nur diesen einen einzigen Ort gibt, an dem Sie alles festhalten.

Ein Ort für Ihre Aufgaben

Das Gleiche gilt für Ihre Aufgaben: Investieren Sie in eine optimale Lösung für Ihr Aufgabenmanagement!

Wenn Sie etwa einen Zeitplaner haben, mit dem Sie nicht gerne umgehen, sortieren Sie ihn aus – und besorgen Sie sich exakt das Arbeitsmittel, das Ihren persönlichen Anforderungen und Vorlieben entspricht. Das Gleiche gilt für den Fall, dass Sie mit einem elektronischen Aufgabenmanager arbeiten, den Sie eigentlich recht umständlich finden und wenig nutzen: Ganz gleich, was das Gerät gekostet hat, verschenken Sie’s!

Mit To-do-Listen den Kopf freiräumen

Ein anderes hilfreiches Schriftlichkeitsmittel für Ihr Aufgabenmanagement sind To-do-Listen. Listen sind große Organisationsprofis – solange die richtigen Dinge darauf notiert werden und sie als Arbeitsinstrumente ernst genommen werden. Also: Wenn die Listen nicht nur geschrieben, sondern später auch abgearbeitet werden.

Zu den „richtigen Dingen“ für To-do-Listen gehören Aufgaben, die Sie aus folgenden Gründen momentan nicht erledigen können:

  1. Weil Sie nicht am richtigen Ort sind, bzw. weil Ihnen nicht die richtigen Arbeitsmittel zur Verfügung stehen. Beispiel: Sie sitzen im Flugzeug und denken daran, dass Sie sich eine Information für Projekt X besorgen müssen – per Anruf bei Ihrem Kollegen Y.
  2. Weil Sie jetzt keine Zeit dafür haben. Beispiel: Sie sind in eine Internet-Recherche für Projekt A vertieft und stoßen auf interessante Informationen zu Projekt B.
  3. Weil in diesem Moment nicht die beste Zeit dafür ist. Beispiel: Es ist 11 Uhr vormittags, also Ihre beste Arbeitszeit, und die Bitte um die Zusammenstellung verschiedener Informationen erreicht Sie. Ein 8-Minuten-Job, keine große Sache, aber etwas, was Sie lieber zusammen mit anderen Routineaufgaben in der müderen Zeit nach dem Mittagessen erledigen.

In Fall 1 ist es hilfreich, wenn Sie eine Liste mit To dos: Anrufe führen. Notieren Sie dort „Kollege Y --> Projekt X“, und Sie können sich wieder Ihrem Roman oder der Zeitung widmen.

In Fall 2 ist es hilfreich, wenn Sie eine Liste mit To dos: Internet haben – und parallel einen Favoriten- bzw. Bookmark-Ordner dieses Namens. Notieren Sie auf der Liste „Projekt B --> Bookmark Z“, und nehmen Sie sich die entsprechende Seite dann vor, wenn Sie Internetaufgaben abarbeiten, oder wenn Sie an Projekt B weiterarbeiten.

Und in Fall 3 ist es hilfreich, wenn Sie eine Liste mit To dos: C-Aufgaben haben, die Sie regelmäßig in leistungsschwächeren Zeiten (wie beispielsweise nach dem Mittagessen) oder in Pausen zwischen größeren Arbeitsblöcken abarbeiten. Machen Sie auf dieser Liste kurz folgende Notiz: „Informationen zu X für Kollege Y“. Dann können Sie sich direkt wieder auf Ihr Projekt konzentrieren.

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