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Postbearbeitung im Büro: So bekommen Sie unerledigte Post vom Tisch!

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Unerledigte Post
© tbcgfoto - Fotolia.com

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Unerledigte Post hat Tücken. Es lohnt sich, sich einmal damit auseinanderzusetzen! Mit dem folgenden System räumen Sie dauerhaft auf.

Für viele ein leidiges Thema: Postbearbeitung im Büro. Das Phänomen „unerledigte Post“ ist weit verbreitet, und es hat 2 Tücken: Zum einen wird das Beantworten von Briefen schwerer, je länger sie liegen. Und zum anderen entmutigt ein Stapel alter Post, Neueingänge sofort in Angriff zu nehmen – weil ja ohnehin kein Ende in Sicht scheint. Es lohnt sich also, sich einmal radikal auf den Grund vorzuarbeiten! Mit dem folgenden System räumen Sie dauerhaft auf:

Postbearbeitung: Alte Stapel abbauen

  • Fangen Sie heute neu an! Machen Sie einen klaren Schnitt, um sich durch die Altlasten nicht weiter demotivieren zu lassen. Bearbeiten Sie ab sofort eingehende Post umgehend. Denn die besten Ideen für eine Antwort kommen Ihnen meist direkt beim ersten Lesen.
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  • Halten Sie sich an das Motto „Gut ist besser als perfekt“! Denn um ausführlich, fundiert und perfekt zu antworten, wird Ihnen zumeist die Zeit fehlen, sodass Sie das Bearbeiten von Briefen vertagen müssen. Verblüffen Sie Ihre Kommunikationspartner durch Schnelligkeit, nicht durch Länge, Schönheit und perfekte Form.
  • Entsorgen Sie angestaubte Poststapel. Werfen Sie konsequent Altlasten weg, die Sie noch nicht beantwortet haben – und vermutlich nie beantworten werden, weil Ihnen die lange Wartezeit mittlerweile peinlich ist. Dann lieber keine Antwort als eine, bei der Sie sich für monatelanges Liegenlassen entschuldigen müssen.
  • Selektieren Sie radikal. Nehmen Sie aus Prospekten und Zeitschriften heraus, was Sie später brauchen, und geben Sie den Rest ins Altpapier. So schmelzen entmutigend dicke Eingangsstapel ganz schnell zusammen.

Das Entstehen neuer Stapel verhindern

 

Verarbeiten Sie neue Post in 4 schnellen Schritten:

  • Wenn Sie Ihre Post selbst öffnen: Legen Sie alle Umschläge so hin, dass Sie sie jeweils mit einem einzigen Handgriff aufschneiden können. Wichtig: Bezähmen Sie den Impuls, jetzt bereits die Umschläge zu leeren!
  • Erst wenn alle Umschläge geöffnet sind: Entnehmen und stapeln Sie die Inhalte. Die leeren Umschläge kommen auf einen eigenen Haufen.
  • Sichten Sie die Post kurz: Legen Sie Uninteressantes sofort auf den Haufen mit den leeren Umschlägen. Beim Rest kontrollieren Sie, ob ein Absender angegeben ist (oder ob Sie den vom Umschlag retten müssen).
  • Entfernen Sie den Altpapierstapel vom Schreibtisch, und bearbeiten Sie die verbliebene Post.
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