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Private Ablage: So nutzen Sie Ihr Ablagesystem im Alltag

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Briefpost
© Otto Durst - Fotolia.com

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Eine private Ablage einzurichten ist das eine. Wie Ihr Ablagesystem bei Ihrer täglichen Papierverwaltung funktioniert, ist das andere. Wir zeigen es Ihnen anhand eines Beispiels.

Eine private Ablage einzurichten ist das eine. Wie Ihr Ablagesystem bei Ihrer täglichen Papierverwaltung funktioniert, ist das andere. Am besten sehen Sie es an einem Beispiel: Sie werden den Weg eines imaginären Stapels Post verfolgen – vom Eingang über die Bearbeitung bis zur Ablage.

Nötige Hilfsmittel: 2 oder 3 Mappen oder (stapelbare) Briefkörbe, die Sie folgendermaßen beschriften:

  • „Zu erledigen“,
  • „Ablage“ und
  • Name Ihres Partners/Ihrer Partnerin (wenn Sie kein Single sind).

Wichtig: Bringen Sie die Post zu Ihrem Schreibtisch

Sie haben gerade die Post geholt: Noch bevor Sie einen Blick darauf werfen, bringen Sie sie zu Ihrem Schreibtisch. Wenn Sie sich nicht sofort darum kümmern können, legen Sie sie einfach auf den Tisch. Das heißt: Setzen Sie sich nicht auf die Wohnzimmercouch, um dort die Post zu öffnen. Denn wenn Sie einmal von aufgerissenen Umschlägen und deren Inhalt umgeben sind, müssen Sie das Ganze erst wieder mühsam einsammeln.

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So erledigen Sie Ihre Post schnell und effizient

Sie sitzen jetzt bequem an Ihrem Schreibtisch, und ein Stapel Post liegt vor Ihnen. Er besteht aus 10 Schriftstücken:

  1. Stromrechnung
  2. persönlicher Brief an Sie
  3. persönlicher Brief an Ihren Partner/Ihre Partnerin
  4. Brief Ihres Notars, der mit Ihrem Partner und Ihnen einen Termin vereinbaren möchte wegen eines Grundstücks, das Sie gekauft haben
  5. Kaufvertrag für dieses Grundstück
  6. Einladung zu einem 50. Geburtstag im kommenden Monat
  7. Prospekt Ihres örtlichen Fotogeschäfts
  8. Spielplan Ihres Theaters für die kommende Spielzeit
  9. Versandhauskatalog
  10. Volkshochschulprogramm

Gehen Sie nun den Stapel Stück für Stück durch:

1. Stromrechnung: Die kommt gleich in die Ablagemappe „Rechnungen“. Da Sie diese Mappe 2-mal monatlich hervorholen, um Ihre Rechnungen zu bezahlen, müssen Sie im Moment nichts anderes mit der Rechnung tun. Wenn Sie sie dann bezahlt haben, wird sie unter ihrer eigentlichen Rubrik abgelegt – unter „Wohnung“ oder dem Namen des Stromanbieters.

2. Der persönliche Brief an Sie: Wenn der Brief nur einer kurzen Antwort bedarf, schreiben Sie diese jetzt sofort. Den Brief legen Sie dann in der „Korrespondenz“-Mappe unter dem Namen des Betreffenden ab, oder Sie werfen ihn weg. Brauchen Sie mehr als ein paar Minuten, um den Brief zu beantworten, legen Sie ihn erst einmal in den „Zu erledigen“-Korb.

3. Der persönliche Brief an Ihren Partner/Ihre Partnerin kommt in den Korb Ihres Partners.

4. Brief vom Notar: Da Sie darüber mit Ihrem Partner/Ihrer Partnerin sprechen müssen, kommt er in dessen/deren Korb. Anschließend legen Sie ihn in die Ablagemappe „Grundstück XY“, in der Sie alle Dokumente sammeln, die dieses Grundstück betreffen.

5. Kaufvertrag: Der kommt, sofern Sie nichts mehr damit tun müssen, direkt in die zuständige Ablagemappe „Grundstück XY“.

6. Essenseinladung: Müssen Sie das mit Ihrem Partner/Ihrer Partnerin besprechen – dann kommt die Einladung in seinen/ihren Korb. Wenn nicht, tragen Sie den Termin in Ihren Kalender ein, und rufen Sie an, um zuzusagen. Die Einladung kann dann in den Papierkorb.

7. Prospekt mit Sonderangeboten des Fotogeschäfts: Ist der für Sie oder ein anderes Mitglied Ihres Haushalts wichtig? Möglichkeiten:

  • Ihr Partner ist ein Foto-Freak? In diesem Fall käme der Prospekt in den Partner-Korb.
  • Sie sind der Foto-Freak, und es gibt etwas, das Sie ohnehin besorgen wollten? Legen Sie den Prospekt in den „Zu erledigen“-Korb.
  • Sie fotografieren zwar, brauchen aber derzeit keine neue Ausrüstung? Wenn die Adresse des Ladens eine wertvolle Information für Sie ist, notieren Sie sich die und werfen den Prospekt weg.
  • Sie fotografieren nicht, und gedenken es auch in Zukunft nicht zu tun; eines Tages könnten Sie aber vielleicht etwas über diesen Laden wissen wollen? Dann werfen Sie den Prospekt weg.

8. Theater-Spielplan: Wiederum stellt sich die Frage, ob diese Information irgendeinen Wert für Sie hat.

  • Wollen Sie Pläne mit Ihrem Partner/Ihrer Partnerin machen? Dann gehört der Spielplan in seinen/ihren Korb. Markieren Sie bei der 1. Lektüre gleich das, was Sie interessiert.
  • Sie wollen mit Freunden gehen und können das nicht sofort abstimmen? Legen Sie den Spielplan in den „Zu erledigen“-Korb.
  • Sie sind nicht wirklich interessiert? Weg damit!

9. Versandhauskatalog: Wenn Ihnen das Angebot gefällt, stellen Sie ihn in den Stehsammler zu den „Katalogen“. Sehen Sie beim Blättern etwas, das Sie wirklich haben wollen, bestellen Sie es gleich, oder markieren Sie zumindest die Seite.

10. Volkshochschulprogramm: Ist ein Kurs für Sie dabei? Dann buchen Sie ihn, und legen Sie auch gleich eine Mappe dafür an. Oder gibt es noch ein paar Fragezeichen? Dann reißen Sie die betreffenden Seiten heraus und markieren in Ihrem Kalender das Datum, bis zu dem spätestens eine Entscheidung getroffen werden muss. Legen Sie die Seiten in Ihre Mappe „Zu erledigen“, und werfen Sie die restliche Broschüre weg.

Versprochen: Sobald Sie mit dem Sortierprozess einmal vertraut sind, werden Sie dafür nicht einmal halb so lang brauchen wie für das Durchlesen dieser Anleitung!

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