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Unterbrechungen: Effektiver arbeiten mit dem „Jetzt nicht!“-Prinzip

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Unterbrechungen vermeiden Sie mit dem „Jetzt nicht!“-Prinzip
© Jeanette Dietl - Fotolia.com

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Lästige Unterbrechungen können Sie mit diesen „Jetzt nicht!“-Tipps ganz einfach einschränken.

Unterbrechungen sind verheerend für Ihre Konzentration und Ihre Arbeitseffizienz. Jede Störung unterbricht den Gedankenfluss, löscht Inhalte im Kurzzeitgedächtnis und löst eine innere Unruhe aus, die die direkte Rückkehr zum konzentrierten Arbeiten schwierig macht. Unterbrechungen lassen sich natürlich nie ganz vermeiden, aber sie lassen sich bis zu einem gewissen Grad kontrollieren. Hier 5 praxistaugliche Strategien gegen die größten Konzentrationsstörer.

1. Stimmen Sie Ihren Arbeitstag optimal auf Ihr Arbeitsprofil ab

Beugen Sie selbst produzierten Unterbrechungen (nicht zu verwechseln mit bewussten Pausen!) vor, indem Sie bei Ihrer Aufgabenplanung 2 Aspekte Ihres persönlichen Arbeitsprofils berücksichtigen:

Haben Sie einen Mosaik- oder einen Blockarbeitsstil?

Sind Sie am effizientesten in kurzen Einheiten, sodass, wenn Sie sich zu längeren Arbeitsphasen disziplinieren, Ihre Produktivitätskurve steil nach unten geht? Dann gehören Sie zu den Menschen, die eine Tätigkeit eher in der einen Stunde vor Feierabend erledigt bekommen als an einem gesamten dafür reservierten Arbeitsnachmittag. Sie haben einen Mosaikarbeitsstil.

So teilen Sie Ihren Tag optimal ein:

  • Planen Sie kurze, konzentrierte Arbeitseinheiten zwischen Verabredungen, Besprechungen, Routinetätigkeiten etc. ein. Der Vorteil dieses Arbeitsprofils: Sie können, im wahrsten Sinne des Wortes, jede freie Minute nutzen. Der Satz „Das lohnt sich nicht mehr“ kommt bei Ihnen nicht vor.
  • Die andere Variante: Sie arbeiten dann am effizientesten, wenn Sie lange, ungestörte Arbeitsphasen vor sich wissen. Sie können sich – über einen Zeitraum von mehreren Stunden – auf eine Sache konzentrieren, und gelegentliche Unterbrechungen bringen Sie vollkommen aus dem Arbeitsrhythmus: Dann haben Sie einen Blockarbeitsstil.

Das bedeutet für Ihre Planung:

  • Für Sie ist es besonders wichtig, sich gegen Unterbrechungen abzuschirmen. Ohne ungestörte Arbeitseinheiten kommen Sie mit Ihren Aufgaben nicht voran, und das sorgt wiederum für selbst produzierte Unterbrechungen.
  • Schaffen Sie sich diese ungestörten Arbeitseinheiten. Halten Sie beispielsweise einzelne Tage von Besprechungen ganz frei. Stellen Sie bei wichtigen Arbeiten das Telefon auf Ihre Sekretärin oder einen Kollegen um, oder schalten Sie einen Anrufbeantworter ein, und erledigen Sie die gesammelten Anrufe dann im Block. Vereinbaren Sie feste Rückrufzeiten.

Zu welcher Tageszeit arbeiten Sie am besten?

Berücksichtigen Sie bei Ihrer Aufgabenplanung auch Ihre übliche Leistungskurve:

  • Wenn Sie morgens am klarsten denken können, dann packen Sie kreative oder komplexe Aufgaben an, sobald Sie morgens an Ihrem Schreibtisch sitzen: noch vor dem ersten Plausch, dem ersten Abrufen Ihrer E-Mails, dem Postsichten etc. Betrachten Sie diese Stunden als kostbar! Ein weiteres Konzentrations-Hoch gibt es dann üblicherweise am späteren Nachmittag.
  • Routine- und Verwaltungsaufgaben können Sie – mit etwas Selbstdisziplin – dann in der leistungsschwächeren Phase nach dem Mittagessen abarbeiten.

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2. Kontrollieren Sie Ihre eigenen Unterbrechungsimpulse

Wenn Sie häufiger in die Gesprächsfalle tappen:

  • Wenn Sie feststellen, dass Sie sich mit bestimmten Kollegen einfach gern unterhalten und deshalb häufiger mal in einem Gespräch hängen bleiben: Trennen Sie Privates von Beruflichem. Treffen Sie sich mit solchen Kollegen nach der Arbeit, oder gehen Sie zusammen zum Mittagessen.
  • Was tun Sie, wenn Sie mit einer Arbeit nicht weiterkommen und das Gefühl haben, eine (Kreativ-)Pause zu brauchen? Gehen Sie ins nächste Büro? Rufen Sie jemanden an? Versuchen Sie’s doch mal mit Entspannungsübungen, einer Ruhepause am Fenster oder Ähnlichem, was Sie nicht gleich in die Kommunikationsfalle tappen lässt.

Wenn Sie bei schwierigen Aufgaben schnell aufgeben:

  • Während der Arbeit an eher zähen Aufgaben kommen Ihnen oft viele gute Ideen zu anderen Projekten („Ich bin eben ein kreativer Chaot. Man muss auf seine Eingebungen hören.“)? Halten Sie für solche Momente einen „Ideenblock für Geistesblitze“ oder ein Diktiergerät bereit. Umreißen Sie den Gedanken kurz, und versehen Sie ihn mit Datum. Kehren Sie danach umgehend zu Ihrer eigentlichen Aufgabe zurück.
  • Sie spielen am Computer oder surfen länger im Internet herum, als es nötig wäre? Benutzen Sie Computerspiele und Web-Surfen konsequent als Selbstbelohnung („Wenn ich diesen Bericht fertig habe, gönne ich mir eine Spielrunde“). Falls das nichts hilft: radikal das Spiel deinstallieren.
  • Gegen ausuferndes Surfen hilft ein einfaches Mittel: Stellen Sie sich einen Wecker, der Sie nach 20 Minuten zurückholt!

3. Optimieren Sie Ihr Kommunikationsverhalten: Telefon und E-Mails

Meistens sind die anderen diejenigen, die unterbrechen – aber eben doch nicht immer. Hier die wirksamsten Techniken für Ihr eigenes Kommunikationsmanagement:

  • Bilden Sie Telefonblöcke. Damit vermeiden Sie Leerlauf, wenn ein Gesprächspartner nicht erreichbar ist – Sie versuchen es einfach beim nächsten. Am besten reservieren Sie ein festes Zeitfenster für Ihre Telefonate.
  • Richten Sie auch feste Zeitfenster ein, zu denen Sie Ihre E-Mails abrufen – und dann auch direkt bearbeiten! Kontrollieren Sie den Impuls, E-Mails als kleine Entspannung zwischendurch unverbindlich anzusehen.
  • Wenn Sie konzentriert an größeren Projekten arbeiten wollen, deaktivieren Sie in Ihrem E-Mail-Programm die Option, durch ein visuelles oder akustisches Signal auf den Eingang neuer E-Mails hingewiesen zu werden.
  • Arbeiten Sie mit tagesaktuellen Telefonlisten. Notieren Sie sich dort nicht nur, wen Sie an- oder zurückrufen möchten, sondern auch die Gesprächsthemen. So ersparen Sie sich lästige Zeitanrufe nach dem Motto „Was ich vorhin vergessen habe ...“.
  • Nutzen Sie Rücksprachemappen. Legen Sie für alle wichtigen internen und externen Gesprächspartner eine eigene Mappe an, und sammeln Sie darin jeweils Ideen, Informationen oder Fragen. Diese können Sie dann von Zeit zu Zeit in einem gezielten Anruf gebündelt durchgehen. Oder Sie hängen sie mit dem Satz „Folgendes wollte ich auch noch mit Ihnen besprechen ...“ einfach an, wenn Sie selbst angerufen werden.
  • Wenn Sie jemanden häufig nicht erreichen: Fragen Sie nach passenden Zeiten für Ihre Anrufe, und notieren Sie sich diese unter der Telefonnummer.

4. Reduzieren Sie Zeitverluste durch Ganggespräche und unerbetene Besucher

Nichts gegen spontane Kommunikation – daraus entwickeln sich immer mal wieder fruchtbare Ideen. Ein ständiger Strom unerbetener Besucher in Ihrem Büro jedoch stiehlt Ihnen die Konzentration.

Das können Sie dagegen tun:

  • Halten Sie sich an Regel Nr. 1: „Keine Besprechung ohne Termin, Vor- und Nachbereitung.“
  • Ergänzend lautet Regel Nr. 2: „Auch Zweiergespräche sind Besprechungen.“ Das heißt: Versuchen Sie, für jede Art von Arbeitsgespräch einen Termin festzulegen. Wenn jemand „kurz“ mit Ihnen etwas besprechen möchte, fragen Sie, worum es geht, und vereinbaren Sie dann eine Uhrzeit und die Dauer.
  • Nutzen Sie Symbole wie die offene/geschlossene Tür, um Gespräche zuzulassen/zu verhindern. Und stellen Sie Ihren Schreibtisch so auf (bzw. positionieren Sie Ihren Stuhl daran so), dass kein Blickkontakt mit vorbeigehenden Kollegen möglich ist.
  • Eine luxuriöse Variante: William McGowan, der Gründer von MCI, benutzte zwei Schreibtische: Den einen konnte man von der Zimmertür aus sehen, den anderen nicht. Arbeitete McGowan am „sichtbaren“ Tisch, wussten die anderen, dass sie hineingehen durften.

Bringen Sie (unvermeidliche) Ad-hoc-Gespräche schnell, aber erfolgreich zu Ende

Dennoch wird es immer wieder vorkommen, dass Sie ungeplante Gespräche führen müssen. Für die gilt: Machen Sie’s nett, aber kurz. Sehr effektiv ist es, wenn Sie nach dem Direkt-Prinzip verfahren:

  • Wenn das Problem bzw. die Frage gleich geklärt werden kann, dann tun Sie es. Suchen Sie die benötigten Informationen heraus, delegieren Sie das Problem an einen Mitarbeiter („Herr Winter wird das in die Hand nehmen, er ruft Sie morgen dazu an“), und/ oder machen Sie gleich während des Gesprächs eine kurze schriftliche Zusammenfassung der wichtigsten Punkte. Oder sprechen Sie in Anwesenheit Ihres Besuchers eine kurze Notiz zu dem Gespräch auf Ihr Diktiergerät.
  • Das vermittelt ihm die Sicherheit, dass Sie sich persönlich um sein Anliegen kümmern werden.

5. Sorgen Sie selbst für ausreichend Gesprächsmöglichkeiten

Viele Unterbrechungen verhindern Sie auch einfach durch Vorbeugung: indem Sie selbst von vornherein ausreichend Gesprächsmöglichkeiten schaffen, die für die anderen berechenbar sind.

  • Pflegen Sie morgens, beim Mittagessen oder am Ende des Arbeitstags soziale Kontakte durch freundlichen, aber zeitlich klar begrenzten Smalltalk, mit dem Sie Ihren Integrationswillen sowie Ihre Achtung vor den Kollegen und Mitarbeitern ausdrücken. Viele Unterbrechungen durch Kollegen oder Mitarbeiter sind instinktive Versuche, sich des Zusammenhalts der Gruppe zu versichern. Fünf Minuten am Tag genügen dafür völlig.
  • Legen Sie eine bestimmte Tageszeit fest, in der Sie für Ihre Mitarbeiter zu sprechen sind. Halten Sie sich unbedingt daran!
  • Falls noch nicht geschehen: Führen Sie regelmäßige Arbeitsbesprechungen und Planungstreffen ein.
  • Führen Sie mit Ihren Mitarbeitern regelmäßig Gespräche unter vier Augen – mindestens zweimal im Jahr, geplant und ganz in Ruhe (und zusätzlich zum offiziellen Jahresgespräch). Wenn Sie jedoch feststellen, dass mit einem Mitarbeiter „etwas nicht stimmt“, dann sollten Sie sofort aktiv werden!
  • Beantworten Sie Anfragen von Kollegen und Mitarbeitern per E-Mail noch am selben Tag. Wenn sie sich darauf verlassen können, auf diesem Weg eine Antwort zu bekommen, brauchen sie nicht mehr zum Telefonhörer zu greifen oder persönlich bei Ihnen vorbeizukommen. Es wirkt!
  • Alternative: Richten Sie einen „Fragenkasten“ ein – einen für alle zugänglich platzierten Korb, den Sie mindestens einmal täglich leeren.
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