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Wiedervorlage: Die besten simplify-Tipps

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Wiedervorlagemappe
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Eine Wiedervorlage soll Ihnen termingerecht Notizen und Unterlagen zur Verfügung stellen. Doch wie so häufig steckt der Teufel im Detail. Die folgenden Beispiele bieten Ihnen praktische Lösungen und Anregungen für alle Zweifelsfälle.

Eine Wiedervorlage soll Ihnen termingerecht Notizen und Unterlagen zur Verfügung stellen. Doch wie so häufig steckt der Teufel im Detail. Mal sind die Dokumente zu umfangreich für eine Mappe, mal sind sie noch nicht vollständig, mal betreffen sie einen Tag, an dem Sie gar nicht im Büro sind. Die folgenden Beispiele bieten Ihnen praktische Lösungen und Anregungen für alle Zweifelsfälle.

Unterlagen mit ablegen: Ja oder nein?

Legen Sie für die fraglichen Tage DIN-A4-Blätter hinein, auf denen Sie Art und Standort der Unterlagen vermerken. Vorteil dieser Methode ist, dass Sie bei umfangreichen Unterlagen Ihre Mappe nicht unübersichtlich überfüllen müssen. Nachteil: Wenn Ihre Ablage nicht gut genug organisiert ist, wird das Zusammensuchen der Unterlagen kurz vor einem Termin stressig.

Sie können diese Methode auch mit der direkten Wiedervorlage mischen: Terminunterlagen von geringem Umfang legen Sie in die Mappe, auf größere Papiermengen verweisen Sie mit einer Notiz.

Alternative: Die Wiedervorlage ohne Mappe

Sie können sich zu den jeweiligen Terminen auch einfach den Standort der benötigten Unterlagen in Ihrem Terminkalender notieren. Voraussetzung für den Erfolg dieser Methode ist allerdings eine gut funktionierende Ablage, aus der Sie alles Benötigte mit einem Griff hervorholen.

Terminunterlagen für Tage, an denen Sie nicht im Büro sind

Hier scheiden sich die Geister. Beispiel: Sie haben am Freitag, 18. Oktober, einen oder mehrere Termine, die Sie wahrnehmen werden, ohne zuvor noch im Büro zu erscheinen.

  1. Sie ordnen die zugehörigen Papiere unter dem „richtigen“ Tag (Freitag) in die Wiedervorlage ein und nehmen sie am Donnerstag, 17. Oktober (Ihrem letzten Bürotag vor den Terminen), heraus. Vorteil: Die Papiere liegen datumsmäßig richtig. Nachteil: Sie könnten sie am Donnerstag vergessen.
  2. Oder Sie legen die Unterlagen unter „Donnerstag“ in der Wiedervorlage ab, da Sie sie ja schon an diesem Tag einpacken müssen, wenn Sie am Freitag nicht im Büro sein werden. Vorteil: Zufälliges Vergessen ist ausgeschlossen. Wichtig: Für den Fall, dass die Unterlagen zu einem früheren Zeitpunkt schon einmal benötigt werden, sollten Sie unter dem „richtigen“ Datum einen Verweis ablegen, wo die Dokumente zu finden sind.

Welche Alternative Sie wählen, hängt letztlich von Ihrer Denkweise ab. Wichtig ist nur, dass Sie sich dauerhaft für eine dieser Möglichkeiten entscheiden und – wenn vorhanden – das auch mit Ihrer Büroassistenz vereinbaren.

Wenn Unterlagen vor dem Termin zu bearbeiten sind

Hier verhält es sich ähnlich wie beim vorigen Punkt:

  1. Legen Sie Unterlagen, die vor einem Termin noch gelesen, bearbeitet und sortiert werden müssen, einen oder mehrere Tage früher in die Wiedervorlage – je nachdem, wie viel Zeit die Vorarbeiten in Anspruch nehmen. Vergessen Sie dabei nicht, diese Arbeit in Ihren Terminkalender oder in Ihre To-do-Liste einzutragen. Vorteil: Sie haben die Unterlagen immer rechtzeitig zur Bearbeitung parat. Wichtig: Auch hier sollten Sie unter dem „richtigen“ Tag einen Verweis auf den Ablageort machen – für den Fall, dass Sie die Unterlagen zu einem früheren Zeitpunkt ergänzen oder sichten möchten.
  2. Oder Sie legen die Unterlagen für den Tag des Termins in die Mappe und notieren sich einen früheren Bearbeitungszeitpunkt im Kalender. Vorteil: Die Papiere sind richtig unter dem eigentlichen Termin eingeordnet. Nachteil: Wenn die Vorabbearbeitung aus Versehen nicht im Kalender eingetragen wurde, kann es am Tag des Termins zu spät dafür sein.

Wenn Unterlagen für einen Termin noch unvollständig sind

Ihre Unterlagen für den 17. Oktober sind fast vollständig – allerdings fehlt noch eine wichtige Tabelle aus der Vertriebsabteilung. Man verspricht, Ihnen diese Information bis zum 14. Oktober zu liefern. Lösung: Legen Sie eine Erinnerungsnotiz in Fach „14“, und prüfen Sie an diesem Tag, ob das entsprechende Dokument bei Ihnen eingegangen ist. Falls nicht, haken Sie nach.

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