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So arbeiten Sie kurzfristige Leistungsspitzen verträglich ein

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Zu viele To-dos? Erstellen Sie eine Minimalliste
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Wenn abzusehen ist, dass Sie Ihr Tagespensum nicht (mehr) schaffen, sollten Sie neu planen. Denn die Bedingungen haben sich geändert, und damit ist Ihre To-do-Liste nicht mehr aktuell. Überdenken Sie die Planung für den Tag neu. Hier finden Sie Tipps dafür.

Ihr Chef kommt mit einer ganz dringenden Sache: Das Angebot muss noch heute raus. Und natürlich wollen ausgerechnet heute auch alle möglichen anderen Leute etwas von Ihnen.

Ärgern Sie sich nicht darüber, dass Sie wieder mal nicht zu dem gekommen sind, was Sie sich vorgenommen haben. Versuchen Sie auch nicht, sich selbst unter Druck zu setzen, um doch noch „alles“ zu schaffen. Den Kampf an allen (Aufgaben-)Fronten und gegen die Zeit können Sie nur verlieren.

Es geht auch anders. Wenn abzusehen ist, dass Sie Ihr Tagespensum nicht (mehr) schaffen, sollten Sie neu planen. Denn die Bedingungen haben sich geändert, und damit ist Ihre To-do-Liste nicht mehr aktuell. Ziehen Sie sich 5 Minuten zurück, und überdenken Sie die Planung für den Tag neu.

 

1. Sortieren Sie aus

Ganz wichtig ist nun, dass Sie sicherstellen, dass Sie in der Hektik Ihre wertvolle Zeit nicht mit Nebensächlichkeiten vertun. Denn gerade bei Zeitnot schiebt sich allzu oft Dringendes vor Wichtiges. Überlegen Sie, was Sie heute nicht mehr tun sollten, obwohl Sie es geplant hatten oder es „auch noch aufIhrem Tisch gelandet“ ist:

  • Welche Termine kann ich problemlos verschieben oder absagen?
  • Welche Gespräche kann ich vertagen oder verkürzen?
  • Welche Telefonate oder Briefe kann ich in den nächsten Tagen erledigen?
  • Von welchen Besprechungen kann ich mich heute einmal abmelden?
  • Welche sonstigen Aktivitäten kann ich für heute streichen?
  • Welche Tätigkeiten kann ich so aufgliedern, dass ich heute nur den aktuell wichtigsten Teil erledige?

Streichen Sie aber keinesfalls Mahlzeiten und Pausen. Die haben Sie als Energiespender besonders nötig, wenn Sie unter Druck stehen.

2. Erstellen Sie eine Minimalliste

Machen Sie dann die Gegenprobe: Überlegen Sie, was Sie heute auf jeden Fall noch schaffen müssen:

  • Tragen Sie auf einer „Minimalliste“ zuerst die Termine ein, die absolut unaufschiebbar sind.
  • Platzieren Sie um diese Termine herum alle weiteren Aktivitäten, die Sie von Ihrer ursprünglichen To-do-Liste nicht streichen konnten.

Notieren Sie nur das, was Sie wirklich unausweichlich tun müssen. Je weniger Punkte Sie auf Ihrer Minimalliste notieren, desto besser können Sie sich auf die verbleibenden wichtigen Aufgaben konzentrieren. Das bedeutet auch, dass Sie mit dem beruhigenden Gefühl weiterarbeiten können, mit Ihrer Arbeit zurechtzukommen, selbst wenn noch weitere Störungen und Zusatzaufgaben auftauchen.

3. Arbeiten Sie die Liste zügig ab

Verschwenden Sie, nachdem Sie Ihre Minimalliste erstellt haben, keinen Gedanken mehr an Dinge, die nicht auf der Liste stehen. Falls Sie vor weiteren Störungen verschont bleiben oder mit den Aufgaben auf der Liste früher fertig werden als gedacht, können Sie später immer noch zu Ihrer ursprünglichen To-do-Liste zurückkehren.

Reduzieren Sie dabei den Aufwand

Wenn Sie viel zu tun haben, sollten Sie auch überlegen, wie viel Arbeit Sie in eine Aufgabe investieren wollen. Fragen Sie sich:

  • Welche Tätigkeiten kann ich vereinfachen? Anstatt einen Antwortbrief zu schreiben, können Sie beispielsweise eine handschriftliche Antwort auf dem Originalbrief faxen.
  • Welche Tätigkeiten kann ich verkürzen? E-Mails kann man bewusst kurz halten oder in nicht dringenden Angelegenheiten erst mal einen Zwischenbescheid senden; bei Telefonaten können Sie gleich zur Sache kommen. Und legen Sie bei Gesprächen und Besprechungen von vornherein den Endtermin fest. „Ich habe nur bis 11:30 Uhr Zeit.“ Dann wissen alle, dass die Dinge, bei denen Sie gebraucht werden, bis dahin abgehakt sein müssen.
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