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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Stapel ade! Das goldene Prinzip für Papierkram aller Art

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Stapelbildung: Bringen Sie Ihre Papiere in die Horizontale
© Image Source IS2 - Fotolia.com

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Der Schreibtisch quillt wieder über und Sie haben den Überblick verloren? Dann sollten Sie die Entstapel-Technik kennen. Denn damit kriegen Sie eine der stärksten Belastungen in Ihrer Arbeits- oder Wohnumgebung im wahrsten Sinne des Wortes vom Tisch.

Der Mensch kann ungeheure Schwierigkeiten meistern, er kann enorme Kräfte entwickeln und hat Techniken ersonnen, um auch die größten Feinde zu besiegen. Aber: immer nur einen nach dem anderen. Wer nicht weiß, wo er zuerst hinschlagen soll, wird mutlos. Einer der größten Stressfaktoren ist die Mehrfachbelastung.

Oft zieht in solchen Situationen der Körper die Notbremse und reagiert mit einer anfallsartigen Krankheit, beispielsweise mit Asthma, einem Hexenschuss oder gar einem Infarkt. Solche Alarmreaktionen führen – und das ist ihr Sinn – zu einer extremen Vereinfachung. Alles andere wird unwichtig. Beim Infarkt zählt nur noch das nackte Überleben, bei Asthma nur noch die Luft zum Atmen, bei krampfartigen Rückenproblemen nur noch die Hoffnung auf das Ende der Schmerzen. Die Botschaft unseres Körpers ist klar: Er will, dass wir vereinfachen.

 

Einfach statt mehrfach!

Wie können Sie diese Erkenntnis nutzen, um einem schmerzhaften Körperalarm vorzubeugen? Was können Sie dazu beitragen, dass Ihr Leben einfacher wird? Das Grundprinzip lautet: einfach statt mehrfach. Ein typisches Zeichen falscher Mehrfachbelastung ist ein Papierstapel der Sorte „to do“, wie er sich auf vielen beruflichen und privaten Schreibtischen findet. Jedes Schriftstück steht für eine Aufgabe, die noch erledigt werden muss. So ein Haufen von Papieren erzeugt Depression. Er drückt Sie nieder. Denn er ist undurchsichtig. Sie wissen nicht mehr genau, was er alles enthält. Damit ist der Stapel stärker als Sie. Er sagt wortlos: „Mich schaffst du nicht!“

Teufelszeug Stapel

Das gilt nicht nur für To-do-Stapel, sondern für alle derartigen Gebilde. Für den Stoß ungelesener Zeitschriften (die Sie später einmal durcharbeiten wollen), den Haufen mit interessanten Zeitschriftenartikeln (die Sie aufheben, weil Sie sie vielleicht irgendwann einmal brauchen), die aufeinandergeschichteten Umschläge mit Urlaubsfotos (die eines Tages säuberlich eingeklebt werden sollen) ...

Der Trick mit dem Dreh

Bauen Sie solche Stapel ab, indem Sie sie um 90 Grad drehen und die einzelnen Themenbereiche in eine Hängeregistratur (mit nach oben offenen Mappen) einsortieren. Aus dem undurchsichtigen Stapel wird so ein transparentes Gebilde. Nun hat jede Aufgabe ein „Fach“! Beim Umräumen eines Stapels in die Hängemappen tun Sie einen wichtigen Schritt: Sie ordnen, fassen Gleichartiges zusammen und können sogar eine Hierarchie erstellen. Die Mappen mit den wichtigsten Aufgaben kommen ganz nach vorne.

   

Die Stimmung steigt

Was ist damit gewonnen? Ihre Aufgaben müssen Sie natürlich nach wie vor abarbeiten. Aber neu eintreffende Papiere können Sie nun gleich an der richtigen Stelle einsortieren, Sie gewinnen Übersicht, und nach einiger Zeit werden Sie feststellen, dass sich das unangenehme Stapelgefühl verflüchtigt hat. Versprochen!

Knotenpunkt statt Sorgenstoß

Mithilfe der folgenden Regeln machen Sie Ihre Hängeregistratur zum zentralen Werkzeug neben Ihrem Schreibtisch, zur Kommandozentrale, in der alle Fäden zusammenlaufen. Das Wichtigste: Missbrauchen Sie dieses Werkzeug nicht als Papierfriedhof, sondern nutzen Sie es aktiv.

8 bewährte Regeln fürs Entstapeln

  1. Wenn etwas erledigt ist, fliegt es raus! Dazu ist der Platz hier zu wertvoll. Entweder in einen Aktenordner oder (immer am besten) in den Papierkorb.
  2. Dinge, die nicht in eine Hängemappe passen, sollten Sie anderweitig ablegen. Bei mir (Susanne Roth, Chefredakteurin von simplify organisiert) landen dicke Manuskripte in einem Stehsammler mit dem jeweiligen Verlagsnamen. In der Hängemappe dieses Verlages aber steckt – als Erinnerung – der Begleitbrief zu dem Manuskript.
  3. Damit Aufgaben nicht in Vergessenheit geraten, werden sie im Zeitplaner eingetragen, und zwar an einem realistischen Termin.
  4. Beschriften Sie die Hängemappen mit aussagekräftigen Namen („Messestand“, „Forschungsabteilung“, „Dienstreisen“). Vermeiden Sie Aufschriften wie „Dringend!“ oder „Zu erledigen“. Mappen mit solch abschreckenden Bezeichnungen mutieren oft zu stapelähnlichen Wesen, die wichtige Unterlagen verschlucken.
  5. Checken Sie, welche Art von Schriftstücken chronisch auf Ihrem Schreibtisch liegen bleibt, weil sie in keine Kategorie passt. Und eröffnen Sie entsprechende Mappen. Bei mir ist dadurch die Abteilung „Kinder“ entstanden (Einladungen zum Elternsprechtag, Klassenlisten ...).
  6. Scheuen Sie sich nicht, die Mappen mit neuem Inhalt zu füllen und umzubenennen. Ihre Hängeregistratur soll ein lebendiges Wesen bleiben.
  7. „Fundsachen“ (Zeitungsausschnitte, Broschüren) kommen in die jeweilige thematische Mappe. Gibt es keine, eröffnen Sie eine (z. B. „persönliche Gesundheitstipps“).
  8. Durchforsten Sie Ihre Hängeregistratur, wenn sie zu voll aussieht. In jeder Mappe gibt es Dinge, die sich längst erledigt haben. Nach 10 Minuten Wegschmeißen ist alles wieder picobello!

Sie haben die Wahl: Worauf Sie beim Kauf von Hängemappen achten sollten

Hängemappen sind schon für unter 50 Cent erhältlich, kaufen Sie lieber ein paar mehr, als dass Sie später Nicht-Zusammengehörendes in einer Mappe zusammenpferchen.

Bei Hängeregistraturen haben Sie die Auswahl zwischen vielen unterschiedlichen Modellen, entsprechend groß ist die Preisspanne. Mappen und Registraturen verschiedener Hersteller sind nicht unbedingt kompatibel. Achten Sie daher beim Mappenkauf darauf, dass diese in die gewählte Registratur passen. Praktisch für alle, die daheim keinen eigenen Schreibtisch für ihren Papierkram haben: Für unter 10 € gibt es Hängemappenboxen, die Sie mitsamt Inhalt jederzeit in einen anderen Raum tragen können.

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