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Stressfaktor „unerledigte E-Mails“: So räumen Sie Ihren Posteingang auf

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Posteingang: Unerledigte E-Mails
© fotomek - Fotolia.com

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Sie haben Unmengen von E-Mails in Ihrem Posteingang? E-Mails haben den Vorteil, dass sie physisch keinen Platz wegnehmen. Der psychische Effekt ist aber derselbe wie bei Papierstapeln: Sie produzieren eine Atmosphäre des „Unerledigten“ und sorgen so für ein schlechtes Gewissen.

Sie haben Unmengen von E-Mails in Ihrem Posteingang? Beispielsweise eine Mischung aus

  • Projekt-Korrespondenz, die Sie aufbewahren müssen,
  • E-Mails, die Sie eigentlich mit einer netten Zeile hatten beantworten wollen – wofür es inzwischen zu spät ist,
  • „Nur zur Info“-Mails,
  • ungelesenen Newslettern und
  • mal eben überflogenen Newslettern, die eine interessante Information enthalten oder einen guten Tipp, den Sie eigentlich hatten umsetzen wollen.

 

E-Mails haben den Vorteil, dass sie physisch keinen Platz wegnehmen. Der psychische Effekt ist aber derselbe wie bei Papierstapeln: Sie produzieren eine Atmosphäre des „Unerledigten“ und sorgen so für ein schlechtes Gewissen.

Und sie haben eine negative Sogwirkung. Was heißen soll: In einem überfüllten Posteingang bleiben auch neu hinzukommende E-Mails gern erst einmal stehen. Während es bei einem regelmäßig geleerten Posteingang erstaunlich leicht ist, bei jeder E-Mail direkt nach der Lektüre eine Entscheidung zu treffen: löschen, ablegen, weiterleiten, mit einem Zwischenbescheid oder abschließend beantworten.

Mit dem folgenden System räumen Sie dauerhaft auf!

1. Fangen Sie heute neu an

Lassen Sie sich durch Ihre Altlasten nicht entmutigen. Beginnen Sie heute damit, die eingehenden E-Mails alle sofort zu beantworten bzw. zu bearbeiten. Die Praxis zeigt: Die besten Ideen für eine Antwort haben Sie unmittelbar beim 1. Lesen!

  

2. Machen Sie’s gut statt perfekt

Der Hauptgrund für Post-Aufschieberitis: Sie wollen so ausführlich, fundiert und perfekt antworten, dass Ihnen dazu momentan die Zeit fehlt und Sie das Ganze vertagen. Aber dann kommt etwas dazwischen, und aus der guten Absicht wird nichts – nun ist Ihre Antwort weder schnell noch perfekt! Stellen Sie um auf Tempo: Beeindrucken Sie Ihre E-Mail-Partner durch Schnelligkeit, nicht durch Länge.

3. Entsorgen Sie erbarmungslos

Nehmen Sie sich jetzt Ihre Alt-Listen vor:

  • Löschen Sie alle Newsletter und ähnlichen Informationen, die älter als 1 Woche sind.
  • Neu eintreffende legen Sie in Zukunft direkt im Ordner „Lesen“ ab (siehe unten).

Dann sichten Sie alte Korrespondenz-Mails:

  • Was davon müssen Sie aufbewahren? Legen Sie es in den entsprechenden Ordnern ab.
  • Was davon müssen Sie noch beantworten? Legen Sie solche E-Mails in einem „To do“-Ordner ab. Bedenken Sie aber: Unbeantwortete E-Mails, die älter als 2 Wochen sind, können Sie zumeist einfach löschen. Wenn jemand so lange von Ihnen keine Antwort bekommen und sich nicht beschwert hat, kann die Angelegenheit so wichtig nicht sein.

4. So erledigen Sie die Altlasten

Und was die Altlasten im „To do“-Ordner betrifft: Machen Sie keine großen Pläne, in einem Gewaltakt alles auf einmal vom Tisch zu bekommen.

Erledigen Sie einfach in den kommenden Tagen je nach Gesamtmenge pro Tag 5 bis 10 E-Mails, nicht mehr. Und das stur der Reihe nach, also chronologisch – beginnend mit den neuesten E-Mails. Bis Sie dann bei den älteren ankommen, hat sich wahrscheinlich so einiges von selbst erledigt.

Einfach abgelegt! Praktische Ordner für Ihre E-Mails

Übersicht schaffen Sie, indem Sie nicht nur Ihren Posteingang für Ihre E-Mails verwenden, sondern Ordner für Ihre Mails anlegen. Orientieren Sie sich dazu an Ihrer Papier- und PC-Ablage und möglichen Themen Ihrer Zwischenablage, wie beispielsweise:

  • Anfragen
  • Kunden
  • Lieferanten
  • Marketing
  • Mitarbeiter
  • Protokolle
  • Finanzen
  • Projekt xy
  • Arbeitsgruppe xy
  • Abteilung xy
  • einzelne Personen

Legen Sie – wo sinnvoll – Unterordner an, beispielsweise bei „Mitarbeiter“ Unterordner wie „Rundschreiben“, „MA-Gespräche“, „Fortbildung“ und so weiter.

Und hier die Bezeichnungen für einige Spezial-Ordner, die sich zusätzlich zu thematischen Unterordnern bewährt haben:

  • Lesen: Legen Sie hier Newsletter und sonstige Infos ab, eventuell mit einer weiteren thematischen Unterteilung.
  • To do: E-Mails, die Sie nicht sofort beantworten können, aber innerhalb von 24 Stunden beantworten werden.
  • Warten auf Antwort: Sie haben eine Information angefragt, auf die Sie noch warten? Legen Sie die Mail in diesem Ordner ab, den Sie 1-mal am Tag durchsehen.
  • Wochenmüll: Sammeln Sie hier all jene E-Mails, die Sie sehr wahrscheinlich nicht weiter benötigen, die Sie aber noch nicht endgültig löschen möchten. Sie werden feststellen: Auf diese Weise können Sie Ihrem Sicherheitsbedürfnis Rechnung tragen und sammeln trotzdem langfristig keinen E-Mail-Müll an. Verschieben Sie die hier abgelegten E-Mails 1-mal in der Woche in den Papierkorb.
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