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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Vorablage: So behalten Sie die Übersicht bei laufenden Projekten

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Eine effiziente Vorablage verhindert Stapelbildung und erspart Ihnen Sucherei
© JiSIGN - Fotolia.com

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Vermeiden Sie unübersichtliche Ablagestapel, indem Sie sich eine individuelle Vorablage schaffen.

Eine Vorablage erspart Ihnen viel Sucherei

Der eigentliche Widerwille, Ablagestapel abzubauen, entsteht vor allem wegen der dazu notwendigen Vorarbeit. Jedes (eigentlich schon abgehakte) Schriftstück muss erneut zur Hand genommen und zugeordnet werden – hier eine Rechnung, dort ein Prospekt, ein Angebotsschreiben, ein Fax und noch eine Rechnung ... Und dann: Wer hat schon Lust, wegen einer einzigen Papierseite den großen schweren Ordner vom Regal zu holen?

Also wachsen die Ablagestapel („damit es sich dann lohnt“), was ein weiteres Problem erzeugt: Wenn Sie zwischendurch ein im Ablagestapel gelagertes Dokument brauchen, müssen Sie den ganzen Haufen zeitaufwändig durchforsten.

Die Lösung ist ein auf Ihre Ablage abgestimmtes Vorablagesystem: Sie schaffen sich eine einfache Vorablage an für alle Dokumente, die Sie in Ordnern ablegen.


Bringen Sie alle aktuellen Projektunterlagen in einer Loseblattablage unter

Nutzen Sie das Vorablagesystem wirklich nur für Ihre Ordner-Dokumente! Alle anderen Unterlagen, die Sie in Hänge- oder Einstellmappen aufbewahren, sollten Sie immer sofort an ihren eigentlichen Platz (zurück-)legen. Da es sich hierbei ja um Loseblattsysteme handelt, geht das schnell: Das Ablegen in eine Zwischenlösung ist kaum bequemer als das direkte Wegräumen.

Und: Wenn Sie bisher noch viele Ihrer aktuellen Arbeitsunterlagen in Ordnern aufbewahren, lohnt es sich, diese vor dem Einrichten der Vorablage auf Loseblatt umzustellen – also in Hänge- oder Einstellmappen unterzubringen.

Machen Sie den Check: Welche Unterlagen sind in Ordnern wirklich sinnvoll aufgehoben?

Die (einzigen) Vorteile von Ordnern: Sie ermöglichen Dauerhaftigkeit und Vollständigkeit, die große Sammlung, das sichere Ablegen in eindeutiger Reihenfolge. Der Ordner ist also das perfekte Ordnungsmittel für eine Chronologie von Einzelblatt-Vorgängen, die kontinuierlich gesammelt werden sollen, wie durchlaufend nummerierte Rechnungen, Auftragsbelege oder eine rein chronogische Ablage von Schriftwechsel.

Drei Kriterien, wann sich die Aufbewahrung in Ordnern wirklich lohnt:

  • Das Schriftgutaufkommen für eine bestimmte Periode kann ungefähr abgeschätzt werden.
  • Es gibt eindeutige Ordnungskriterien wie laufende Nummern, Daten oder das Alphabet.
  • Das Schriftgut soll vollständig, sicher und geordnet quasi als „Handbuch“ zur Verfügung stehen.

Für komplexe Vorgänge dagegen, die mithilfe von Schlagwörtern aus einem Ordnungssystem gegliedert werden müssen, und für alles, worauf Sie häufiger Zugriff haben, ist die Loseblattablage in Hänge- oder Einstellmappen besser geeignet.

Denn Ordner haben einige gravierende Nachteile:

  • Sie sind schwer – ein gefüllter Briefordner wiegt fast 4 Kilo –, und sie sind sperrig, weil die ausladenden Kartoneinbände viel Platz beanspruchen.
  • Sie sind zeitaufwändig im Handling. Wenn Sie ein Dokument entnehmen oder ablegen, brauchen Sie dafür mehr als doppelt so viele Handgriffe wie bei der Loseblattablage.

Sie gewinnen also viel Zeit, wenn Sie alles, was sich dazu eignet, auf Loseblattablage umstellen!

So richten Sie eine Vorablage für Ihre Ordner-Unterlagen ein

1. Wählen Sie aus, worin Sie die Unterlagen aufbewahren wollen

Für Ihre Ordner-Vorablage haben Sie drei Möglichkeiten:

  • einen Rollwagen (oder Hängeschrank) mit Hängemappen,
  • eine Box mit Platz sparenden Einstellmappen oder
  • eine Register-Pultmappe (= eine Wiedervorlagemappe).

Welche der drei Aufbewahrungsarten für Sie die beste ist, hängt von der Menge der anfallenden Unterlagen und von der Zahl der abzulegenden Dokumentenarten ab. Letztere errechnen Sie, indem Sie einfach Ihre regelmäßig genutzten Ablageordner durchzählen. Legen Sie beispielsweise Dokumente in 20 verschiedenen Ordnern ab, benötigen Sie genau diese Anzahl von Hänge- oder Einstellmappen bzw. Registerfächern für Ihre persönliche Zwischenablage.

2. Beschriften Sie die Mappen

Die Vorablagefächer/-mappen beschriften Sie exakt mit den Ablagebegriffen, die die dazugehörenden Ordner haben, und – soweit möglich – in derselben Reihenfolge, in der die Ordner bei Ihnen im Regal stehen.

3. Stellen Sie den schnellen Zugriff sicher

Bringen Sie die fertige Zwischenablage direkt an Ihrem Arbeitsplatz unter, sodass Sie sie erreichen, ohne aufstehen zu müssen. Fertig!

In Zukunft legen Sie nun alles, was eigentlich in einen Ihrer Ordner gehört, in die entsprechende Mappe bzw. ins entsprechende Fach.

Wie oft Sie die Vorablage ausräumen sollten

  • Wenn Sie die Ordner als Einziger benutzen, können Sie die Häufigkeit der Endablage davon abhängig machen, wie viel Papier sich bei Ihnen ansammelt – und im Zweifel manche Fächer häufiger, andere seltener leeren.
  • Wenn Kollegen oder Mitarbeiter ebenfalls auf die Ordner zugreifen, empfiehlt sich eine wöchentliche Endablage – sonst müssen alle immer an zwei Orten nach den Unterlagen suchen.
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