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Wichtiges Effizienz-Plus: Wie Sie Unterbrechungen entweder vermeiden – oder kontrollieren

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Unterbrechungen: Notwendig oder lästig?
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Störung ist nicht gleich Störung. Die negative Wirkung von Unterbrechungen misst sich weniger an der Netto-Unterbrechungszeit, sondern vielmehr an der Frage, ob Sie die Störung als selbst- oder als fremdbestimmt empfinden.

Unterbrechungen reißen Sie aus Ihrer Konzentration, und deshalb finden Sie in diesem Beitrag auch Tipps, wie es Ihnen gelingt, Störungen zu minimieren.

Tatsache ist jedoch: Je nach Art Ihres Aufgabenbereichs lassen sich Unterbrechungen nur bedingt vermeiden – und dürfen auch nicht immer vermieden werden. Wenn Sie Mitarbeiter führen und einer dieser Mitarbeiter mit einer Aufgabe nicht weiterkommt, weil er dafür eine Entscheidung von Ihnen braucht, kann es für alle Beteiligten effektiver sein, wenn er Sie kurz stört und sich die benötigte Information bei Ihnen besorgt.

 

Ist die Störung selbst- oder fremdbestimmt?

Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass Störung nicht gleich Störung ist. Die negative Wirkung von Unterbrechungen misst sich nämlich weniger an der Netto-Unterbrechungszeit, sondern vielmehr an der Frage, ob Sie die Störung als selbst- oder als fremdbestimmt empfinden. Denn das beeinflusst die Zeit, die Sie brauchen, um anschließend wieder zu einem konzentrierten Arbeiten zu finden.

Kurz: Wenn Sie eine Unterbrechung für richtig, sinnvoll und notwendig halten, können Sie sich danach schnell wieder in Ihre Arbeit vertiefen. Wenn Sie eine Unterbrechung jedoch als überflüssig empfinden, als Ärgernis oder Rücksichtlosigkeit, stört sie Ihre (innere) Ruhe nachhaltig.

Wenn also beispielsweise der Mitarbeiter Müller mit einer Detailfrage vorbeischaut, mit der er Ihnen seine fehlende Motivation bei diesem Projekt demonstrieren möchte, ärgern Sie sich über die Störung. Und mit diesem Ärger wird der Rückweg ins konzentrierte Arbeiten lang. Wenn dagegen Herr Maier glücklicherweise(!) ein Detail mit Ihnen klärt, das für die korrekte Bearbeitung des Kundenauftrags essenziell ist, werden Sie danach – positiv gestimmt – schnell wieder dort eintauchen, wo Sie unterbrochen worden waren.

  

   

Der Stresslevel ist entscheidend

Der Zusammenhang zwischen einem höheren Stresslevel bei fremdbestimmten Störungen wurde auch in folgendem Experiment nachgewiesen:

2 Studentengruppen sollten in getrennten Räumen Aufgaben erledigen, während sie mit Geräuschen abgelenkt wurden. Gruppe 1 hatte einen Schalter, mit dem sie die Geräusche ausblenden konnte, wobei sie gebeten wurde, diesen Schalter möglichst nicht zu benutzen (und sie benutzte ihn auch nicht), Gruppe 2 hatte kein solches Kontrollinstrument. Beide Gruppen erledigten ihre Aufgaben in etwa gleich gut und schnell.

Der Unterschied zeigte sich in Phase 2 des Experiments, als die Gruppen in neue – nun ruhige – Räume gebracht wurden und dort erneut Aufgaben erledigen sollten. Gruppe 1, die vorher den Kontrollschalter zur Verfügung hatte, arbeitete ruhig, zügig und selbstsicher. Gruppe 2 dagegen arbeitete unkonzentriert und entsprechend langsamer – obwohl sie sich jetzt in einer angenehm stillen Umgebung befand. Der Lärm in Phase 1 hatte sie, die sie ohne Kontrollschalter gewesen war, viel mehr gestresst und damit auch psychisch erschöpft.

Behalten Sie diesen Zusammenhang immer im Hinterkopf, wenn Sie durch entsprechende Maßnahmen Unterbrechungen minimieren möchten! Hier ein paar Tipps dazu:

Sichern Sie sich telefonfreie Zeiten

  • Schaffen Sie sich regelmäßig „stille Stunden“, in denen Sie keine Anrufe entgegennehmen. Nutzen Sie die Möglichkeit der Rufumleitung zur Sekretärin oder zu einem anderen Mitarbeiter, die für eingehende Anrufe einen Rückruf vereinbaren. Sind Sie allein, schalten Sie den Anrufbeantworter als Puffer ein, wenn Sie an einer wichtigen Arbeit sitzen. Wenn Sie diese anonyme Maschine nicht einsetzen wollen, beauftragen Sie einen Sekretariatsdienst, der sich für Sie meldet. Die Rufnummern für diese Dienstleister finden Sie in den Gelben Seiten unter dem Suchbegriff „Telefonservice“.
  • Etablieren Sie jeden Tag eine Zeitspanne, in der Ihre Telefonnummer innerbetrieblich zum Tabu erklärt wird. Erläutern Sie Ihren Mitarbeitern, warum diese Maßnahme für Sie wichtig ist – Sie werden auf Verständnis stoßen.
  • Umgehen Sie Störungen durch das Telefon, indem Sie möglichst früh mit Ihrer Arbeit beginnen und bis 10 Uhr schon die wichtigsten Aufgaben erledigt haben.

E-Mails: Selbstbestimmt bearbeiten

Achten Sie mal darauf, wann Sie sich neu eingegangene E-Mails ansehen: Wenn Sie gerade an einer unangenehmen Aufgabe sitzen? Wenn Sie das Gefühl haben, eine kleine Pause zu brauchen? Wenn Sie neugierig darauf sind, was wohl als Antwort auf eine von Ihnen versandte E-Mail kommt? So sorgen Sie dafür, dass E-Mails Ihre Konzentration nicht stören:

  • Schalten Sie das akustische und visuelle Signal, das Sie über den Eingang neuer E-Mails informiert, aus.
  • Bearbeiten Sie Ihre elektronische Post gebündelt – genauso wie Sie es mit Ihrer Papierpost tun – und am besten zu festen Zeiten: je nach E-Mail-Aufkommen 2- bis 4-mal täglich. Das Gros der E-Mails können Sie üblicherweise direkt bearbeiten – tun Sie’s! Denn was Sie zunächst nur lesen, ohne darauf zu reagieren, „stapelt“ sich und muss später wieder gesichtet werden. Nur in Ausnahmefällen sollten Sie Ihre E-Mails schnell querlesen, um festzustellen, ob etwas Dringendes darunter ist.

So gehen Sie mit Ablenkungen durch Mitarbeiter & Kollegen um

  • Wenn Sie eine eigene Sekretärin haben: Geben Sie ihr die Kompetenz zu entscheiden, ob ein nicht angemeldeter Besucher zu Ihnen vordringen darf oder nicht. Lassen Sie sich von ihr managen, informieren Sie Ihre Sekretärin regelmäßig, binden Sie Ihre engste Mitarbeiterin in Ihre Vorhaben ein.
  • Vermeiden Sie ein generelles „Management by open doors“ – damit wirken Sie wie ein Magnet für Störungen. Führen Sie Ihren Betrieb oder Ihre Abteilung durch „Management by walking around“. Lassen Sie sich bei Ihren Mitarbeitern und Kollegen blicken.
  • Richten Sie, zunächst probeweise, feste Sprechzeiten und auch Nicht-Sprechzeiten ein. Übrigens: Stören Sie während dieser „stillen Stunden“ auch Ihre Mitarbeiter nicht!
  • Arbeiten Sie grundsätzlich mit festen Besprechungsterminen, und gewöhnen Sie Ihre Mitarbeiter daran, diese Zeiten effektiv vorzubereiten und zu nutzen.
  • Pflegen Sie morgens, beim Mittagessen oder am Ende des Arbeitstages soziale Kontakte durch freundlichen, aber zeitlich klar begrenzten Smalltalk, mit dem Sie Ihren Integrationswillen und Ihre Achtung vor den Kollegen bzw. Mitarbeitern ausdrücken. Viele Unterbrechungen durch Kollegen oder Mitarbeiter sind instinktive Versuche, sich des Zusammenhalts der Gruppe zu versichern. 5 Minuten am Tag genügen dafür völlig.
  • Beantworten Sie die E-Mails bzw. Intranet-Nachrichten Ihrer Kollegen und Mitarbeiter schnell und zuverlässig. Wenn diese auf die elektronische Post vertrauen können, werden sie Sie seltener anrufen bzw. besuchen.
  • Schenken Sie Vertrauen, und übertragen Sie Entscheidungskompetenz: Halten Sie Ihre Mitarbeiter zu selbstständigem Arbeiten an.
  • Richten Sie einen „Meetingpoint“ ein, der etwas abseits liegt und nach Bedarf die Möglichkeit zu Privatunterhaltungen bietet.
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