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Wiedervorlage ohne Stapel: Mit der Pultmappe!

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Schreibtisch ohne Stapel
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Keine Zauberei: Schreibtisch leer – trotzdem alle Unterlagen per Zwischenablage schnell zur Hand ...

Aufgaben, für die noch kein Bearbeitungstermin feststeht oder keiner nötig ist, landen zumeist auf einer schriftlichen oder im Gedächtnis angelegten To-do-Liste. Und die zugehörigen Unterlagen werden dann auf dem Schreibtisch gestapelt – sozusagen als Erinnerung, dass da noch etwas zu erledigen ist. Im Idealfall werden die Aufgaben dann chronologisch abgearbeitet – die Stapel schwinden nach und nach. Denn sonst heißt es, auf die Suche zu gehen ...

Wenn Sie dieses Phänomen kennen und wenig glücklich sind über einen zugestapelten Schreibtisch, tun Sie etwas dagegen! Mit einer einfachen Maßnahme bekommen Sie Ordnung in solche Unterlagen und einen stapelfreien Schreibtisch dazu:

 

  1. Verteilen Sie Ihren Papierstapel thematisch geordnet in eine Pultmappe mit 1 bis 31 Fächern.
  2. Führen Sie eine Liste Ihrer Aufgaben und Vorhaben, und verweisen Sie dabei jeweils auf das Mappenfach, in dem sich zugehörige Informationen, Vorgangsunterlagen oder Notizen befinden. Beispiel: „Laserdrucker kaufen/M10“(M wie Mappe, Fach 10).
  3. Aufgaben, die Sie von dieser Liste in Ihr Zeitplanbuch übertragen, erhalten ebenfalls den Ablagezusatz.
  4. Wenn Sie zeitgleich mehr als 31 Aufgaben mit Unterlagen haben, können Sie einzelne Fächer mehrfach bestücken. Die Suchzeit wird trotzdem nur minimal sein, wenn Sie Vorgänge mit mehr als einem Blatt Papier zusätzlich in eine Klarsichthülle legen.
  5. Praktisch ist auch Folgendes: Legen Sie für sperrige oder besonders umfangreiche Unterlagen einfach zusätzlich ein paar Hängemappen mit breitem Boden an, wobei Sie die auf der Pultmappe vorhandene Beschriftung mit 32, 33 numerisch fortsetzen.

  

 

Nummerieren Sie alle Aufgaben durch – und sparen Sie sich doppeltes Aufschreiben

Wenn Sie Aufgaben von Ihrer To-do-Liste auf einen Termin ins Zeitplanbuch übertragen, müssen Sie die Aufgabe nochmals aufschreiben. Das kostet zwar nicht viel Zeit – zumindest nicht, wenn Sie keine umfangreichen Notizen zu einer Aufgabe gemacht haben. Dennoch gibt es einen Trick, mit dem Sie das Übertragen radikal vereinfachen können:

Nummerieren Sie die Aufgaben auf Ihrer Liste einfach durch. Beispielsweise mit laufenden Nummern und Monatsangabe: Im Januar sind das die Nummern 0101, 0102, 0103 ..., im Februar 0201, 0202, 0203 ... usw. Beim Terminieren übertragen Sie dann einfach nur die jeweiligen Nummern in Ihren Kalender. Voraussetzung ist natürlich, dass Sie zwischen Kalender und Aufgabenliste blitzschnell blättern können. In Verbindung mit der Mappen-Methode sieht ein Eintrag in die Aufgabenliste dann beispielsweise so aus:

0122 Laserdrucker kaufen M33

Dabei steht M für Mappe, 33 verweist auf die gleichnamige Hängemappe mit Prospekten und Katalogen, da Ihr Pultordner ja nur bis 31 reicht. Zudem können Sie mit dieser Methode unübersichtliches Vollschreiben einzelner Kalendertage und Platzprobleme vermeiden.

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