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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Wo bleibt Ihre Zeit? Finden Sie Ihre persönlichen Zeitfresser heraus!

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Wo bleibt Ihre Zeit?
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Durchforsten Sie Ihren Arbeitsalltag nach Effektivitätsbremsen, stellen Sie fest, warum sie entstehen, und überlegen Sie dann, was Sie dauerhaft dagegen tun können.

Haben Sie auch bisweilen das Gefühl, dass Ihnen die Zeit davonläuft? Dass Sie Ihre Arbeitstage nicht so effektiv nutzen, wie Sie eigentlich könnten und müssten? So dass Sie vieles auf den letzten Drücker erledigen und wichtige strategische Aufgaben und Optimierungen auf der Strecke bleiben?

Gehen Sie das Ganze doch einmal systematisch an – in 3 einfachen Schritten: Durchforsten Sie Ihren Arbeitsalltag nach Effektivitätsbremsen, stellen Sie fest, warum sie entstehen, und überlegen Sie dann, was Sie dauerhaft dagegen tun können.


1. Persönliche Effektivitätsbremsen identifizieren

Machen Sie den folgenden simplify-Selbst-Test, und finden Sie heraus, welches Ihre persönlichen „hausgemachten“ Zeitfresser sind.

simplify-Selbst-Test: 37 persönliche Faktoren für Zeitverluste

Welchen der folgenden Aussagen können Sie zustimmen? Am Ende ist entscheidend, wie viele Aussagen insgesamt für Sie zutreffen.

  • Ich bin nicht immer ausreichend auf Telefonate und andere Besprechungen vorbereitet.
  • Ich akzeptiere zu viele (von anderen oder von mir selbst vorgegebene) Aufgaben zugleich.
  • Ich ändere meine Prioritäten öfter ohne vernünftigen Grund.
  • Ich bin nicht diszipliniert genug und lasse mich häufig gehen.
  • Ich neige dazu, notwendige Entscheidungen zu verschieben.
  • Ich bin konfus und habe wenig Ausdauer beim Ordnunghalten.
  • Ich bin zu genau, penibel und perfektionistisch.
  • Ich delegiere nicht oder schlecht.
  • Ich lege keine Prioritäten fest.
  • Ich lege keine Normen für mich fest.
  • Ich bin oft erschöpft.
  • Ich kann schlecht Nein sagen.
  • Ich plane nie oder selten.
  • Ich lasse mich oft stören und unterbrechen.
  • Ich habe zu wenig Autorität, um meine Verantwortlichkeiten zu erfüllen.
  • Ich habe keine konkreten Ziele.
  • Es fehlt mir oft an Informationen.
  • Ich gehe die täglichen Probleme nicht methodisch an.
  • Ich bin nicht ausreichend motiviert.
  • Es fällt mir oft schwer, mich zu konzentrieren.
  • Ich nehme meine Funktion als „Manager meiner Aufgaben” nur in Krisenzeiten ernst.
  • Ich liebe Sitzungen.
  • Unter Zeitdruck blühe ich auf.
  • Ich ändere häufig das Ordnungssystem meiner Unterlagen.
  • Ich habe keinen Tagesplan.
  • Meine Aktivitäten widersprechen einander.
  • Ich leide unter Unsicherheit.
  • Mein Ablagesystem ist schlecht.
  • Ich bin es nicht gewohnt, Aufgabenlisten zu machen.
  • Ich verschiebe oft Arbeiten von einem Tag auf den anderen.
  • Ich habe zu viele persönliche Aktivitäten.
  • Ich beteilige zu viele Leute an meinen persönlichen Entscheidungen.
  • Ich schreibe zu viele Aktennotizen, Vermerke, Briefe.
  • Ich lasse oft Arbeiten liegen.
  • Ich starte unnötige Telefongespräche oder nehme welche an.
  • Meine Telefongespräche sind oft zu lang.
  • Ich erledige gelegentlich oder häufiger unnötige Arbeiten.

So lesen Sie Ihr Ergebnis:

0–5 Bejahungen: Sie dürfen sich gratulieren! Zeitverluste durch persönliches Verhalten kommen bei Ihnen überhaupt nicht oder in nur geringem Umfang vor. Sie haben klar vor Augen, was Sie warum erreichen möchten, und verfolgen dies sehr zeitbewusst.

6–12 Bejahungen: Sie bringen sich noch unnötig oft von Ihrem Weg ab – Ihre Voraussetzungen, einige der Störfaktoren abzubauen, sind jedoch sehr aussichtsreich. Lassen Sie Ihre Zeit nicht ungenutzt verrinnen!

13–20 Bejahungen: Sie weichen den Kernzielen Ihrer Arbeit immer wieder aus, lassen sich zu leicht und zu häufig auf Nebenkriegsschauplätze ein. Finden Sie anhand der von Ihnen bejahten Aussagen heraus, wo Sie in erster Linie Hebel ansetzen müssen.

Über 20 Bejahungen: Sie scheinen nicht sehr motiviert zu sein und/oder haben Ihre Ziele aus den Augen verloren. Da Sie gegenwärtig nicht so recht wissen, wohin Ihr Weg gehen soll, bewegen Sie sich quasi im Kreis und eröffnen immer wieder neue „Baustellen“. Überlegen Sie mithilfe dieses Beitrags, in welche Richtung und mit welchen Zielen Sie diesen Kreisverkehr verlassen wollen, und tun Sie dies in kleinen, aber sehr konkreten Schritten. Wiederholen Sie den Test dann in 4 bis 6 Wochen.

2. Verstehen, warum Zeitfresser enstehen

Nun nehmen Sie sich die Faktoren vor, die Sie bejaht haben. Eine einfache und sehr effektive Methode, um mehr über diese Zeitfresser zu erfahren, sind „Weil“- und „Obwohl“-Fortsetzungen. Wählen Sie dafür bis zu 5 Test-Bejahungen aus, die Ihnen besonders auf den Nägeln brennen, und führen Sie die Sätze mit „weil“ und „obwohl“ fort. Beispiele:

Ich kann schlecht Nein sagen ...

... weil es mir schwerfällt, andere zu enttäuschen.
... obwohl ich mich dann über die Mehrarbeit ärgere.
... weil ich mich nicht unbeliebt machen möchte.

Ich liebe Sitzungen ...

... obwohl sie oft zu lange dauern.
... obwohl sie vielfach unergiebig sind.
... weil ich in dieser Zeit von unangenehmen Aufgaben befreit bin.

Unter Zeitdruck blühe ich auf ...

... weil ich meine Stärken dann am besten entfalte.
... weil ich zu schnellem Handeln gezwungen bin.
... weil ich mich dann lebendiger und motivierter fühle als im faden Alltag.

Sie werden feststellen, dass in Ihren Antworten bereits Ansätze zu Lösungen stecken.

3. Lösungen finden

Hinterfragen Sie anschließend jede Ihrer „Weil-“ und „Obwohl“-Fortsetzungen nochmals mit der Überlegung: „Warum ist das eigentlich so?“ Beispiel:

  • Sie blühen in Krisensituationen auf, weil Sie Ihre Stärken dann am besten entfalten können. Stellen Sie dazu die Frage: „Warum kann ich meine Potenziale im Alltag nicht immer so zielgerichtet und entschlussfreudig einsetzen?“ Mögliche Antworten: „unklare Zeitvorgaben“, „Zweifel am inhaltlichen oder wirtschaftlichen Sinn der Ziele“, „übergeordnete langfristige Ziele als täglicher Motivationsfaktor nicht vorhanden“.

Achten Sie bei Ihrer Hinterfragung auch auf das Phänomen des „geheimen Nutzens“. Es ist nämlich oftmals so, dass wir von unseren „schlechten Angewohnheiten“ profitieren und deshalb unbewusst gar kein Interesse daran haben, sie zu ändern. Beispiele:

  • Wer ständig zu spät kommt, hat dadurch den Vorteil, dass ihm die Aufmerksamkeit der anderen sicher ist (auch negative Reaktionen wie Vorwürfe sind Aufmerksamkeit!).
  • Oder: Ein Vorteil von Aufschieberitis kann sein, dass sie künstlich Zeitdruck erzeugt – der zu einem notwendigerweise hoch konzentrierten und befriedigend „effektiven“ Arbeiten führt.

Viele Ursachen für Zeitverschwendung führen bei genauerem Hinsehen zu einem übergeordneten Zusammenhang. Sobald Sie diesen erkennen und bearbeiten, wird es Ihnen leichter fallen, einzelne Störsymptome abzubauen.

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