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Präsentationen: Wie Sie Informationen visualieren

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Präsentationen: Die Visualisierung macht's!
© Shutterstock

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Visualisierungen wirken als Konzentrations- und Merkhilfe und beleben Ihr Publikum! Wie Sie Daten ganz einfach in Bilder übersetzen, lesen Sie hier.

Texte in Bilder übersetzen: Die großen Vorteile von Visualisierungen

Untersuchungen belegen, dass wir Informationen viel leichter aufnehmen können, wenn wir sie nicht nur hören, sondern auch sehen. Das betrifft vor allem Präsentationen und Vorträge, bei denen das Publikum die Geschwindigkeit der Informationsaufnahme – anders etwa als bei der Lektüre eines Textes – nicht selbst steuern kann. Aber auch bei der Lektüre helfen Visualisierungen, um Daten anschaulicher und damit leichter einprägsam zu machen.

Die 3 wichtigsten Pluspunkte der Visualisierung

1. Pluspunkt: Visualisierungen wirken als Konzentrations- und Merkhilfe

Lernwege wie die akustische Wahrnehmung können nur für kurze Zeit – einseitig – genutzt werden. Die Regel ist: Wenn Informationen nur über einen Kanal zugeführt werden, treten beim Zuhörer bereits nach 20 Minuten Ermüdungserscheinungen auf. Das gilt nicht nur für den Vortrag oder die Präsentation im großen Saal, sondern auch für die Besprechung in kleiner Runde – wann immer Sie Informationen jedweder Art weitergeben möchten!

2. Pluspunkt: Visuelle Schnellstraßen erleichtern das Verständnis

Viele Informationen sind gesprochen nur sehr umständlich darzustellen. Visualisierungen sind da oft wie Schnellstraßen, die in einem Bild offensichtlich machen, was sonst in lange Erklärungen gepackt werden müsste.

3. Pluspunkt: Visualisierungen haben eine belebende Wirkung

Bilder sind demokratischer als gesprochene Worte: Mit Visualisierungen übersetzen Sie Ihrem Publikum abstrakte Laute in konkrete Gegenstände und nehmen ihm damit diesen schwierigen Schritt ab. Die positiven Folgen:

  • Sie holen Ihre Zuhörer leichter aus der typischen Publikums-Passivität heraus („Mal sehen, was mir hier geboten wird“), aktivieren auch ruhige Teilnehmer und bringen Ihre Zuhörer schneller auf einen gemeinsamen Informationsstand.
  • Mithilfe eines visuellen „roten Fadens“ können Sie den Aufbau Ihres Vortrags besser kommunizieren und Schwerpunkte setzen.
  • Insgesamt haben Sie deutlich mehr Kontrolle über das, was Ihre Zuhörer mit den Informationen anfangen.

5 Profi-Tipps, wie Sie Ihre Zuhörer lesen, hören, sehen und sprechen lassen

Je mehr Lernkanäle bei der Wissensaufnahme genutzt werden, umso größer ist das Wissen, das Sie den Teilnehmern mit auf den Weg geben können. Wenn Sie bei Ihrem Vortrag gleichzeitig ansprechende Schaubilder verwenden und zusätzlich mit den Teilnehmern reden, vermeiden Sie Monotonie und Übersättigung. Ihre Zuhörer arbeiten nicht nur länger und konzentrierter mit, sondern auch mit wesentlich mehr Freude.

1. Profi-Tipp: Erhöhen Sie den Erlebniswert

Statt eintöniger und monotoner Vorträge sollten Sie Ihre Informationen richtiggehend präsentieren. Empfinden Sie sich als Präsentator, sozusagen als Entertainer, und machen Sie Ihre Visualisierungen zum Hör- und Seherlebnis. 2 ganz einfache Mittel, die Sie dabei unterstützen:

  • Variieren Sie Ihre Sprechgeschwindigkeit, Lautstärke und Tonlage.
  • Auch der Wechsel von Präsentationsmedien (sofern damit kein hoher technischer Aufwand und keine Wartezeiten verbunden sind) erhöht den Erlebniswert Ihres Vortrags.

Gut ist immer auch, wenn Sie einen Bezug zur aktuellen Situation Ihrer Zuhörer herstellen:

  • Schlagen Sie eine aktuelle Zeitungsausgabe auf, um eine Überschrift vorzulesen.
  • Beziehen Sie sich darauf, wie sich das aktuelle Wetter anfühlt.
  • Erzählen Sie von einem Gedanken, den Sie beim Vorbereiten Ihrer Präsentation oder auf dem Weg zum Präsentationsort hatten.
  • Zitieren Sie einen Merksatz Ihrer Großmutter (jeder im Publikum hatte/hat eine Großmutter).

2. Profi-Tipp: Sorgen Sie für Aha-Effekte

Veranschaulichen Sie komplizierte Gedankengänge: Sprechen Sie in Bildern, sodass Ihre Zuhörer eine konkrete Vorstellung von Ihrer Information bekommen. Bilden Sie Vergleiche, benutzen Sie Metaphern, oder erzählen Sie eine kleine Geschichte.

Wenn Sie beispielsweise über ein neues Produkt sprechen, können Sie einfach mal die Sinne und Sinneseindrücke durchgehen und überlegen: Wie fühlt sich das an? Wonach riecht es? Wie schmeckt es? Welche Geräusche bringt es hervor? An welche bereits bekannten Objekte erinnern es?

Wichtig: Verwenden Sie dabei Begriffe und Beispiele aus der Verständniswelt Ihres Publikums.

3. Profi-Tipp: Wandeln Sie Zahlen in Schaubilder um

Zahlen spielen bei Präsentationen eine besondere Rolle. Um sie verständlich und einprägsam darzustellen, sollten Sie einfache Schaubilder dafür entwerfen:

  • Mit einem Kreis- oder Kuchendiagramm können Sie z. B. die Aufteilung von Kosten darstellen.
  • Das Balkendiagramm dient ebenso wie das Kurvendiagramm dazu, Umsatzentwicklungen oder den Vergleich solcher Zahlen mit denen des Vorjahrs zu präsentieren.

4. Profi-Tipp: Machen Sie Ihrem Publikum das Verstehen so einfach wie möglich

  • Fassen Sie Informationen so zusammen, dass logische Einheiten entstehen, und benennen Sie diese Einheiten, oder nummerieren Sie sie durch. Zeigen Sie im Laufe Ihres Vortrags immer wieder Übersichten und Gliederungen. So fällt es Ihren Zuhörern leichter, neu hinzukommende Informationen einzuordnen und zu verstehen.
  • Scheuen Sie sich generell nie, die jeweiligen Kerninformationen noch einmal zu wiederholen. Sie können dafür auch einen speziellen Merksatz entwerfen, auf den Sie dann bei Bedarf zurückkommen. Für Ihre Zuhörer bedeutet das eine angenehme Verankerung im inzwischen schon Bekannten und Verstandenen.
  • Wichtige Informationen sollten Sie während Ihres gesamten Vortrags für alle gut sichtbar machen – beispielsweise auf einer zusätzlichen Pinnwand. So haben Ihre Zuhörer einen „externen Speicher“ als Orientierungshilfe und als Grundlage für Rückfragen.
  • Handouts mit den wichtigsten Informationen Ihres Vortrags verteilen Sie am besten gleich zu Beginn an Ihr Publikum. Mit solchen Unterlagen wird das Verstehen noch einmal einfacher, und die Vortragsinhalte können später nachgelesen werden. Auch wissen Ihre Zuhörer so von vornherein, welche Informationen ihnen „sicher“ sind, sodass sie nur noch einzelne Anmerkungen ergänzen werden und Ihnen ansonsten konzentriert zuhören.

5. Profi-Tipp: Regen Sie Diskussionen an

Erst wenn Ihre Teilnehmer kritisch hinterfragen, was sie eben gehört haben, findet die aktive Auseinandersetzung mit dem Gehörten statt. Motivieren Sie also Ihre Zuhörer, Informationen kritisch zu überprüfen. Wechseln Sie – auch bei Präsentationen – schnell vom Monolog zur Diskussion. Wenn durch Fragen und Antworten ein Austausch zwischen Referent und Zuhörern entsteht, wächst deren Fähigkeit, Inhalte zu behalten.

Grafik-Knigge: So bringen Sie komplexe Zusammenhänge ins Bild

Logische Beziehungen und wechselseitige Abhängigkeiten zwischen einzelnen inhaltlichen Punkten „kommen besser rüber“, wenn Sie dafür Schaubilder entwickeln:

1. Abläufe darstellen
Breite Pfeile zwischen einzelnen inhaltlichen Punkten bzw. Pfeile selbst als Textkästen visualisieren Abläufe. Regel: Verzichten Sie auf zu viele Punkte – sonst leidet die Übersichtlichkeit.

2. Beziehungen aufzeigen
Verwenden Sie unterschiedlich große Felder, um Inhalte zu gewichten. Unterschiedlich dicke oder gefärbte Pfeile zeigen die Intensität der Beziehungen der Felder zueinander. Regel: Gefährden Sie die Übersichtlichkeit nicht durch zu viele Felder.

3. Punkte aufreihen
Mehrere Einzelpunkte, die inhaltlich eine sinnvolle Gruppe bilden, können auf einzelnen Karten übersichtlich untereinander aufgereiht werden. Regel: Beschriften Sie die Karten vorher.

4. Offene Fragen festhalten
In Diskussionen können offene Fragen auf Karten für alle deutlich sichtbar festgehalten werden. Regel: Lassen Sie die Karten mit dicken Stiften von den Teilnehmern selbst schreiben.

5. Bewerten
Das Für und Wider können Sie sehr einfach durch Waagedarstellungen verdeutlichen. Pro und Kontra werden dadurch für  alle gut sichtba. Regel: Ermöglichen Sie auf beiden Seiten die gleiche Anzahl von Punkten.

In Bildern sprechen: Die Kunst, Metaphern richtig einzusetzen

Botschaften und erst recht Meinungen kommen besser an, wenn Sie sie „bildhaft“ darstellen. Hier ein Beispiel, wie Sie über Visionen, Ziele und Motivation sprechen können und mit einer ungewöhnlichen Metapher garantiert sowohl die Fantasie als auch das Interesse Ihrer Zuhörer erreichen:

Sie haben im Zirkus schon einmal eine Elefantendressur gesehen? Nun geht es um die Frage: Was tut man mit den Elefanten, wenn sie gerade nicht in der Arena stehen? Sie werden festgebunden. Kurioserweise bindet man sie an einfachen Holzpflöcken fest. Die sehr kräftigen Elefanten müssten die Holzpflöcke doch mühelos aus dem Boden ziehen? Aber sie tun es nicht. Sie befreien sich nicht. Warum? Weil sie nicht wissen, dass nur ein Holzpflock sie hält. Denn als Jungtiere wurden sie zunächst an Betonpfeilern festgebunden. Hunderte von Versuchen, sich freizumachen, scheiterten. Den Tieren blieb nichts anderes übrig, als sich mit dem begrenzten Aktionsradius abzufinden. Und obwohl nach dieser Lernphase die Betonpfeiler durch Holzpflöcke ersetzt wurden, bleiben die Tiere „beschränkt“. Die Motivation für einen Ausbruch ist erloschen.

Was meinen Sie? Welches Ereignis würde den Elefanten dazu treiben, doch wegzurennen?

Feuer! Stellen Sie sich ein Feuer im Zirkuszelt vor. Alle Tiere und natürlich auch die Elefanten haben nur noch einen Wunsch: weg von hier! Die großen Tiere „vergessen“ ihre Beton-Dressur, reißen den Holzpflock aus dem Boden und rennen los.

Die Geschichte hat mehrere Botschaften und Interpretationen. Beispielsweise:

  • „Wir Menschen sind oft auch festgebunden. Eigentlich müssen wir nur einmal kräftig ziehen und dann losrennen!“ Oder:
  • „Ab und zu kann es notwendig sein, ‚Feuer!‘ zu rufen, um jemanden aufzurütteln.“

Ganz gleich, welche Deutung Sie Ihren Zuhörern anbieten: Ihre Botschaft wird garantiert in Erinnerung bleiben, weil Sie statt abstrakter Schlagwörter Bilder geliefert haben.

Die wichtigsten Visualisierungsregeln

  • Weniger ist mehr! Wenn Sie zu viele Informationen präsentieren, schalten Ihre Zuhörer irgendwann ab. Zeigen Sie auch keine überladenen Folien. Generell gilt: nicht mehr als 1 Grafik pro Folie, keine ausformulierten Sätze und je weniger Text, desto besser. Denn viel Text auf einer Folie bedeutet für Sie, dass Sie ständig gleichzeitig lesen und formulieren müssen.
  • Lassen Sie Ihren Zuhörern genügend Zeit zum Betrachten und Verstehen der Folien: Machen Sie ruhig eine kurze Pause, wenn Sie ein neues Schaubild präsentieren.
  • Nutzen Sie alle Lernkanäle Ihrer Zuhörer: Sorgen Sie durch unterschiedliche Präsentationsmedien dafür, dass Ihr Publikum zwischen Lesen, Hören, Sehen, Sprechen und Handeln wechseln kann.
  • Verlieren Sie bei der Präsentation von Schaubildern nicht den Blickkontakt zu Ihren Zuhörern.
  • Entwickeln Sie in moderierten Präsentationen die Schaubilder möglichst vor dem Publikum.
  • Setzen Sie Farben ein – aber sinnvoll und sparsam: Verwenden Sie für die Textdarstellung dunkle Farben wie Schwarz und Blau. Benutzen Sie Rot und Grün nur für die Markierung von Textstellen oder zum Hervorheben in Grafiken.
  • Aktivieren Sie Ihre Zuhörer. Stellen Sie selbst direkte Fragen. Und bitten Sie Ihr Publikum, das Gehörte kritisch zu überprüfen.
  • Stellen Sie Fakten und Zahlen mit einfachen Symbolen dar. Setzen Sie die Symbole mit grafischen Mitteln logisch in Bezug zueinander, damit jeder Ihren Gedankengang nachvollziehen kann.
  • Vermitteln Sie Ihre Inhalte so anschaulich wie möglich. Erzählen Sie beispielsweise eine kleine Geschichte, um einen komplexen Sachverhalt einprägsam zu vermitteln.
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