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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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So bringen Sie die schlimmsten Zeitdiebe hinter Gitter

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Urheber: alphaspirit | Fotolia

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Was stiehlt Ihnen die Zeit? Hier effektive Tipps, wie Sie Zeitprobleme zügig in den Griff bekommen.

Am Telefon, in Besprechungen, bei Routinearbeiten – Zeitdiebe lauern überall. Wer oder was stiehlt Ihnen immer wieder Zeit?

Mit diesen Tipps bekommen Sie die Mittel an die Hand, um ab sofort gezielt gegen die gängigsten Hindernisse und Hemmungen vorzugehen. Fangen Sie gleich damit an und staunen Sie über die Leistungssteigerung, die sich unmittelbar darauf einstellen wird.

1. Zügige, ergebnisorientierte Sitzungen organisieren

  • Klarer Zweck der Zusammenkunft
    Arbeiten Sie eine Tagesordnung mit einer klaren und vollständigen Übersicht über die zu behandelnden Themen azug auf die zur Verfügung stehende Sitzungszeit.
  • Einhaltung der Tagesordnung
    Führen Sie die Teilnehmer immer wieder auf die Tagesordnung zurück.
  • Die richtigen Teilnehmer
    Laden Sie nur unentbehrliche Teilnehmer ein.
  • Entscheidungen treffen
    Sorgen Sie dafür, dass für jeden TOP (Tagesordnungspunkt) jemand mit der entsprechenden Entscheidungsbefugnis anwesend ist. Und geben Sie bereits in der Tagesordnung an, welche Beschlüsse zu fassen sind.
  • Ergebnisse festhalten
    Protokollieren Sie Gespräche und Besprechungen immer – aber das so unaufwändig wie möglich. In den meisten Fällen ist ein Ergebnisprotokoll ausreichend, in dem festgehalten wird, was beschlossen wurde und was bis wann und von wem zu tun ist. Dafür sollten ein bis zwei DIN-A4-Seiten ausreichen.
  • Sachliche Redebeiträge
    Begrenzen Sie die Redezeit; unterbrechen Sie bei „Themaverfehlungen“.
  • Nachfassen
    Führen Sie ein festes Verfahren ein, damit sichergestellt wird, dass alle Beschlüsse auch ausgeführt werden. Bei regelmäßigen Besprechungen können Sie zu Beginn der Folgebesprechung die Umsetzung der Beschlüsse und To-dos überprüfen.
  • Pünktlicher Beginn
    Fangen Sie immer pünktlich an. Wenn Sie auf verspätete Teilnehmer warten, belohnen Sie die Nachzügler – und bestrafen die pünktlichen Teilnehmer.
  • Konzentration
    Akzeptieren Sie keine Unterbrechungen – außer in wirklich wichtigen Fällen. Informieren Sie Ihre Umgebung über die Sitzungsteilnehmer, die Dauer der Sitzung und den Zeitpunkt der Pausen.
  • Einhaltung des Zeitplans
    Planen Sie von vornherein die Dauer der Sitzung und der einzelnen Punkte, und beenden Sie die Sitzung ausnahmslos zum vereinbarten Zeitpunkt. Bestimmen Sie einen neuen Termin für die nicht besprochenen Themen.

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2. Das Telefon optimal nutzen

  • Gezielt telefonieren
    Das Telefon ist heute im Zeitalter der schnellen E-Mail wichtiger denn je – aber es hat ein andere Funktion bekommen. Nutzen Sie es als das „persönlichere Medium“ zum Kontakthalten und immer dann, wenn ein Gesprächsgegenstand so komplex ist, dass er sich in einem Gespräch schneller klären lässt.
  • Blöcke bilden
    Fassen Sie die Telefonate in Blöcke zusammen, und arbeiten Sie diese konsequent ab. Die höchste Erreichbarkeit der Gesprächspartner liegt in der Regel zwischen 10 und 11 sowie 15 und 16 Uhr.
  • Gespräche strukturieren
    Planen Sie Ihre Gespräche im Voraus. Machen Sie eine Liste der zu besprechenden Themen, und legen Sie Ihr Ziel für das Telefonat fest. Und sofern es sich nicht um ein reines „Kontakthalten“-Gespräch handelt: Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche, und lernen Sie, das Gespräch zu beenden. Vermeiden Sie Zeit raubende Vorreden und weitschweifige Einleitungen. Wenn Sie häufig ungewollt lange telefonieren: Stellen Sie einen Wecker neben das Telefon.
  • Telefonfreie Zeiten festlegen
    Reservieren Sie Zeiten, in denen Sie nicht zu sprechen sind. (Bestehen Sie aber auf richtig ausgefüllten Telefonmitteilungen. Name, Grund des Anrufs und die Telefonnummer sind die Minimalanforderung.) Legen Sie jedoch auch Zeiten fest, in denen Gespräche durchgestellt werden – oder rufen Sie zurück. Halten Sie unbedingt Rückrufversprechen ein.
  • Vereinbarung von Rückrufterminen
    Vereinbaren Sie zu jedem Rückruf auch die Uhrzeit. Rückrufe ohne zeitliche Fixierung führen zu Leerlauf, weil Partner später nicht erreicht werden können. Sie ersparen sich so mehrmalige Anrufversuche.

3. Delegieren nach dem Motto „Erfolg hat, wer andere erfolgreich macht“

 

  • Keine Angst vor Fehlern!
    Denken Sie daran, dass Sie selbst sicher am meisten aus Ihren Fehlern gelernt haben. Geben Sie Ihre Erfahrungen weiter. Denken Sie daran: Nur wer arbeitet und neue Wege geht, kann Fehler machen. Fehler können die Grundlage für Entwicklung und Innovation im Unternehmen sein. Sorgen Sie dafür, dass in Ihrem Unternehmen eine positive Fehlerkultur möglich ist.
  • Vertrauen in andere
    Trainieren Sie Ihre Mitarbeiter, entwickeln Sie Vertrauen in sie. Eine Hilfestellung kann Ihnen dabei die Einteilung in W-, I- und R-Aufgaben bieten:
    – W-Aufgaben sind solche, die Mitarbeiter ohne Rückfragen und Berichterstattung beim Vorgesetzten ausführen können („Wage es selbst!“).
    – I-Aufgaben erfordern zwar vom Mitarbeiter keine Rückfrage, aber die Information über das Ergebnis („Informiere den Vorgesetzten!“).
    – R-Aufgaben dürfen vom Mitarbeiter weder allein angegangen noch abgeschlossen werden („Rühr es nicht an!“).
  • Das Ergebnis zählt!
    Beurteilen Sie Ihre Mitarbeiter nach ihren Ergebnissen, nicht nach ihrer Geschäftigkeit. Und: Überlassen Sie es Ihren Mitarbeitern, den ihnen entsprechenden Lösungsweg zu wählen, solange die Ergebnisse stimmen. Beschäftigen Sie sich weniger mit den Details! Und falls Sie perfektionistische Tendenzen haben, versuchen Sie gegenzusteuern. Denken Sie an die vielfältigen Nachteile von Perfektionismus: Er verdirbt die Freude an der Arbeit, macht nervös und bedeutet Stress, verführt zu Intoleranz anderen gegenüber und macht häufig aus Mücken Elefanten!
  • Zu gut?
    Haben Sie Angst davor, dass der Mitarbeiter es besser macht, als Sie selbst es könnten? Dafür ist er ja auch der Spezialist! Freuen Sie sich lieber darüber – es kommt der ganzen Abteilung zugute. Nicht jeder kann alles. Je besser Ihre Mitarbeiter sind, um so besser ist Ihr Gesamtergebnis.
  • Fordern, aber nicht überfordern!
    Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, Prioritäten zu setzen. Stellen Sie realistische Anforderungen. Behalten Sie immer den Überblick über die Arbeitslast Ihrer Mitarbeiter. Legen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern kurz- und mittelfristige Ziele fest, und klären Sie die Prioritäten. Lieber an einigen Aufgaben und Projekten nicht weiterarbeiten, als wegen Überlastung Halbfertiges zu akzeptieren.
  • Klare Verantwortlichkeiten verteilen
    Erstellen Sie einen Organisationsplan mit klar definierten Aufgabenbereichen. Wenn es Überschneidungen in den Stellenbeschreibungen gibt: Stellen Sie die Schnittstellen fest, und grenzen Sie die Schnittstellen nach Verantwortung, Aufgabenbereich und Kompetenz mit den Beteiligten ab.

4. Klare Prioritäten setzen

  • Mit System!
    Benutzen Sie konsequent ein Planungsmittel, beispielsweise einen elektronischen Zeitplaner oder einen Terminkalender und die Wiedervorlage.
  • Geplant!
    Verlassen Sie niemals das Büro, ohne den nächsten Tag geplant zu haben. Nehmen Sie sich dafür zehn Minuten Zeit.
  • Mit Disziplin!
    Dem Mangel an Selbstdisziplin können nur Sie selbst begegnen. Fangen Sie an, für jeden Tag eine nach Prioritäten geordnete Aufgabenliste zu erstellen, und arbeiten Sie diese kontinuierlich ab. Belohnen Sie sich, wenn Sie etwas erledigt haben.
  • Erst denken, dann handeln!
    Wenn Ihnen all dieses Planen lästig ist und Sie lieber direkt etwas tun möchten, denken Sie an folgenden Spruch: „Wer weiß, was zu tun ist, hat einmal Erfolg, wer weiß, warum, hat immer Erfolg.“
  • Die Hauptaufgaben kennen
    Wenn es für Ihren Arbeitsplatz keine Stellenbeschreibung gibt, dann erstellen Sie selbst eine! Halten Sie darin Folgendes fest:
    – die Ziele des Unternehmens/Ihres Bereichs
    – daraus resultierend: die Hauptaufgaben
    – Entscheidungskompetenz
    – Stellvertretung (aktiv/passiv)
    – Über-/Unterordnung

5. E-Mails effektiv bearbeiten

  • Gesammelt bearbeiten
    Sofern Sie nicht im Kundendienst arbeiten, können Sie es sich in der Regel leisten, E-Mails nicht sofort bei Eingang, sondern in ein bis zwei, maximal drei Blöcken am Tag zu sichten. Das heißt auch: Nutzen Sie Arbeits- und Erholungspausen nicht dazu, um „mal schnell“ Ihre E-Mails abzurufen! Stellen Sie sowohl das akustische als auch das visuelle Eingangssignal ab. Denn selbst wenn Sie nicht darauf reagieren: Ihre Konzentration wird jedes Mal gestört.
  • Sofort bearbeiten
    In diesen Blöcken „verarbeiten“ Sie Ihre E-Mails dann sofort: E-Mails, die Sie sofort beantworten können, beantworten Sie – sofern Sie sie nicht löschen, ablegen oder weiterleiten.
  • Sortieren
    Legen Sie Ihre E-Mails in Ordnern ab (z. B. mit der Bezeichnung „Newsletter“, „Zu erledigen“, „Wiedervorlage“, „Kunde A“, „Später lesen“). Einmal pro Woche (z. B. freitags um 16 Uhr) sollten Sie den Ordner „Später lesen“ durchgehen. Wenn Sie nicht dazu kommen, empfiehlt es sich, den Inhalt nach spätestens vier Wochen komplett zu löschen.
  • Textbaustein-Bibliothek
    Nutzen Sie für ausgehende Standard-Mails Textbausteine, die Sie in einem Ordner parat haben.
  • Monothematisch
    Schreiben Sie für jedes Thema eine eigene E-Mail (jeweils mit einem aussagekräftigen Betreff) – auch wenn Sie auf diese Weise vier E-Mails hintereinander an denselben Empfänger senden! Damit stellen Sie sicher, dass der Empfänger auf wirklich alle Themen antwortet – und dass er es so schnell tut, wie es das einzelne Thema zulässt.

6. Entscheidungen nicht aufschieben

  • Vertrauen in die Entscheidungsgrundlage
    Sorgen Sie für eine systematische Datenerfassung und -auswertung. Stellen Sie dabei aber nicht den Anspruch, dass alle Informationen hundertprozentig vollständig sein müssen. In den meisten Fällen gilt: Besser jetzt eine Entscheidung als gar keine Entscheidung. Bekämpfen Sie Ihren Perfektionismus.
  • Den Stier bei den Hörnern packen
    Schieben Sie vor allem unangenehme Entscheidungen und Aufgaben nicht auf. Denn mit jedem Vertagen wird das Aufgeschobene in Ihrem Kopf größer und schwieriger. Tun Sie es gleich – hinterher fühlen Sie sich wohler und vor allem: Sie haben Ihre Konzentration zurückgewonnen!
  • Mit System!
    Schaffen Sie sich ein System, das Ihnen bei der Entscheidungsfindung hilft – wie beispielsweise eine einfache Pro/Kontra-Liste. Die Schriftlichkeit dabei wirkt Wunder: Sie hilft Ihnen, die sich im Kreis drehenden Gedanken zu entwirren.
  • Die Konsequenzen absehen
    Stimmen Sie Entscheidungen mit dem Betroffenen ab. Analysieren Sie, was schiefgehen könnte. Stellen Sie alternative Pläne auf.

7. Planen Sie – und zwar realistisch!

  • Realistische Fristen und Termine
    Lassen Sie 40 Prozent Ihrer verfügbaren Zeit offen. Planen Sie entsprechende Puffer von vornherein ein. Das heißt: Planen Sie mit Weitblick, rechnen Sie mit dem Unberechenbaren – dann kann Sie das nicht aus dem Zeitplan werfen.
  • Ziel- statt aktivitätenorientiert
    Unterscheiden Sie zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben – tun Sie alles, damit die wichtigen Aufgaben niemals „dringend“ werden und unter Zeitdruck erledigt werden müssen: Hieran hängt Ihr persönlicher Erfolg wie auch der Ihres Unternehmens! Setzen Sie Prioritäten: Wozu soll die Zeit primär genutzt werden? Arbeiten Sie ziel- statt aktivitätenorientiert.
  • Schritt für Schritt
    Versuchen Sie nicht, alles auf einmal anzugehen. Beschäftigen Sie sich jeweils nur mit einer einzigen Aufgabe, die Sie konzentriert und effektiv beenden. Denken Sie dabei nicht an die noch wartenden Aufgaben – die verwaltet Ihr Zeitplanbuch oder Ihr elektronischer Aufgabenmanager für Sie!
  • Krise – oder nur ein Problem?
    Ignorieren Sie die Probleme, die nur geringe Bedeutung haben. Delegieren Sie Probleme, die Ihre Mitarbeiter bewältigen können. So bewahren Sie den Überblick und die Kontrolle.

8. Verteidigen Sie Ihre Zeit und Ihre Pläne: Sagen Sie „Nein“!

  • Schluss mit dem Samaritertum!
    Sie haben instinktiv immer den Wunsch, anderen zu helfen? Brechen Sie mit dieser Gewohnheit. Die anderen können auch für sich selbst sorgen. Und haben Sie keine Angst, dass Sie dadurch jemanden kränken oder Freunde verlieren. Man wird Sie auf Dauer mehr respektieren, wenn Sie Ihr Territorium verteidigen. Formulieren Sie Ihre Absagen so, dass der andere damit umgehen kann: „Ich hätte es ja gern getan, aber ... Ich schlage stattdessen vor ...“ Geben Sie gegebenenfalls eine Kurzbegründung, warum Sie Nein sagen.
  • Unentbehrlich ja – aber auf Ihrem Gebiet!
    Oder ist es der Wunsch, sich „unentbehrlich“ zu machen, der Sie zu einem vorschnellen Ja verleitet? Denken Sie um: Konzentrieren Sie sich auf Wesentliches, und zeigen Sie im Rahmen Ihrer eigenen Aufgaben, was Sie können.
  • Den Automatismus beenden
    Wenn Sie feststellen, dass das Neinsagen gar nicht so einfach ist, weil andere inzwischen davon ausgehen, dass Sie zu jeder Hilfe bereit sind: Gehen Sie das Projekt „Neinsagen“ langsam an. Grenzen Sie gegenüber anderen Ihren Aufgabenbereich klar ein, und erklären Sie freundlich, aber bestimmt, warum Sie eine Aufgabe nicht übernehmen werden. Und wenn Ihnen das Absagen anfangs schwerfällt, legen Sie sich eine Standardantwort zurecht, mit der Sie Zeit gewinnen – wie z. B.: „Ich weiß nicht, ob das geht – lassen Sie mich in meinen Kalender schauen, ich melde mich dann wieder.“ So verhindern Sie, dass Sie spontan in alter Gewohnheit Ja sagen.

9. Führen Sie Dinge zu Ende

  • In einem Rutsch!
    Es ist einer der größten Zeitfresser, wenn Sie Aufgaben, die sich beenden ließen, halbfertig liegenlassen. Die Zeit, die Sie später damit verbringen, sich von Neuem einzuarbeiten, ist verschenkte Zeit. Abgesehen davon, dass das Gefühl des „Unfertigen“ Ihnen die Konzentration raubt.
  • Mit Termin!
    Wenn Sie Aufgaben liegen lassen, weil sie „ohnehin noch nicht fällig sind“, sollten Sie sich selbst verbindliche Termine setzen – und diese im Zweifel anderen Beteiligten mitteilen. Wenn der Termin zu weit entfernt ist, lassen Sie lieber die Aufgabe liegen, um sie dann termingerecht und auf einen Rutsch zu bearbeiten! Belohnen Sie sich für eingehaltene Fristen.
  • Ungestört!
    Planen Sie feste Zeiten ein, in denen Sie nicht zu sprechen sind, um ruhig und konzentriert arbeiten zu können. Wenn Sie wissen, was Sie wollen und müssen, können Sie auch Ihrem Chef und Mitarbeitern Respekt vor Ihrer Zeit einflößen.
  • Gerade die „letzten Meter“ sind wichtig!
    Beachten Sie folgende Regel: Ein Problem ist erst dann gelöst, wenn alles klappt. Bleiben Sie hartnäckig, gerade am Schluss!

10. Ohne ein wenig Selbstdiziplin geht es nicht!

  • Eigene Leistungsanforderungen
    Setzen Sie sich eigene Leistungsnormen, und halten Sie sich daran, wie z. B.:
    – E-Mails werden innerhalb von maximal zwölf Stunden beantwortet – notfalls mit einem Zwischenbescheid.
    – Langfristige Aufgaben stelle ich einen Tag vor dem Termin fertig, kurzfristige Aufgaben zwei bis drei Stunden vorher.
    – Ich wende das Schriftlichkeitsprinzip an: Informationen, Aufgaben und Termine halte ich immer schriftlich fest.
  • Schluss mit Aufschieben!
    Aktivieren Sie bei Aufschiebeimpulsen eine innere Signalglocke, und vereinbaren Sie mit sich, solche Aufgaben „jetzt erst recht“ und zuallererst zu erledigen. Sie werden feststellen: Wenn Sie zuerst das Unangenehme erledigen, fällt Ihnen der Rest des Tages viel leichter.
  • Nicht in die Dringlichkeitsfalle tappen!
    Sie kümmern sich um das, was eilt, so dass kein Platz mehr für das Wichtige bleibt? Ignorieren Sie Probleme, die sich von selbst lösen. Setzen Sie Prioritäten. Erledigen Sie Wichtiges immer zuerst.
  • Gleich richtig machen
    Ein großer Zeitdieb ist auch die Angewohnheit, Dinge „erst einmal ins Unreine“ zu erledigen. Wenn Sie nicht genug Zeit haben, um etwas ordentlich zu tun, haben Sie erst recht keine, um es noch einmal zu machen. Liefern und fordern Sie Qualität von sich und anderen – dulden Sie keine Nachlässigkeit.

11. Minimieren Sie Unterbrechungen

  • Tür zu!
    Sorgen Sie dafür, dass Sie nicht ungewollt zu Unterbrechungen einladen: Schließen Sie Ihre Bürotür. Sie müssen nicht für jeden immer erreichbar oder ansprechbar sein. Legen Sie bestimmte Zeiten fest, zu denen Sie nicht gestört werden wollen. Fordern Sie Mitarbeiter, Kollegen und externe Besucher dazu auf, Gesprächstermine zu vereinbaren.
  • Entscheidungen delegieren
    Man kommt mit Entscheidungen immer zu Ihnen? Treffen Sie keine Entscheidungen, die Sie delegieren können. Verweisen Sie an die verantwortlichen Mitarbeiter.
  • Verantwortlichkeiten festlegen
    Sie werden oft von Ihren Mitarbeitern gestört? Praktizieren Sie „Führung durch Ausnahmen“: Lassen Sie sich nur informieren, wenn es Abweichungen von Plänen und Budgets gibt. Legen Sie die Aufgaben fest, die die Mitarbeiter ohne Rückfragen lösen können, und bestimmen Sie, in welchen Fällen Sie gestört werden dürfen.
  • Unangemeldete Besucher reduzieren
    Lassen Sie unangemeldeten Besuchern durch die Telefonzentrale, das Vorzimmer oder Kollegen mitteilen, wann Sie am besten erreichbar sind. Treffen Sie Vereinbarungen über Besuchstermine und -zeiten.
  • Das „Plaudern“ vertagen
    Verweisen Sie für „Nicht-Fachgespräche“ auf die Mittags- oder nächste Kaffeepause. Solche Gespräche unter Kollegen und mit Mitarbeitern sind für das Betriebsklima wichtig – sie müssen jedoch nicht während der Arbeitszeit stattfinden.
  • Chef-Besuche reduzieren
    Ursachen für häufiges Stören durch Vorgesetzte sind mangelnde Informationen und ungenügendes Delegieren. Schaffen Sie Abhilfe durch ein klärendes Gespräch. Vereinbaren Sie feste Termine, um angefallene Dinge zu besprechen. Halten Sie diese Gesprächszeiten ausnahmslos ein.

12. Routinearbeiten optimieren

  • Delegieren Sie!
    Wenn Sie die Möglichkeit zum Delegieren haben, dann nutzen Sie sie! Überlegen Sie, was Ihre wirklich wichtigen Aufgaben sind, und delegieren Sie Routinearbeiten an Ihre Mitarbeiter (auch dann, wenn Sie sie eigentlich ganz gerne selbst erledigen). Trainieren Sie Ihre Mitarbeiter entsprechend, und vertrauen Sie ihnen.
  • Schnell und unaufwändig!
    Benutzen Sie Routinearbeiten nicht als Alibi, um wichtige Aufgaben vor sich herzuschieben. Auch wenn solche Aufgaben sich so wunderbar einfach erledigen lassen und schnelle Resultate bringen: Behandeln Sie sie als Nebensache, erledigen Sie sie zielstrebig, und wenden Sie sich dann Wichtigerem zu.
  • So effektiv wie möglich
    Nehmen Sie sich jedoch immer die Zeit für Optimierungen (wie z. B. das Anlegen von Formularen, Checklisten oder Textbausteinen), wenn Sie sehen, dass durch eine einmalige zeitliche Investition sich eine Routineaufgabe in Zukunft einfacher und schneller erledigen lässt.

13. Ordnung hilft Zeit sparen!

  • Mit System!
    Sorgen Sie für eine aufgeräumte, angenehme und motivierende Arbeitsumgebung:
    – Sorgen Sie immer für einen „reinen Tisch“.
    – Nutzen Sie Eingangs- und Ausgangskörbe oder-mappen, sortieren Sie Ihre Eingänge sofort.
    – Richten Sie ein persönliches Archivsystem ein.
    – Nutzen Sie konsequent Ihren Papierkorb.
  • Weggeräumt, aber nicht vergessen!
    Halten Sie Aufgaben und Termine immer schriftlich fest – dann können Sie die zugehörigen Unterlagen beruhigt wegpacken – ohne die Sorge, etwas zu vergessen.
  • Im Fluss!
    Sorgen Sie dafür, dass Vorgänge laufend abgewickelt und Informationen verarbeitet werden. Stapel stören die Konzentration und sorgen für ein schlechtes Gewissen.
  • Informationen reduzieren
    Überprüfen Sie, ob Sie wirklich alle Zeitschriften und andere externe Informationen bzw. interne schriftliche Informationen wie Umläufe brauchen. Lassen Sie sich aus „Verteilern“ streichen. Und archivieren Sie so wenig wie möglich.
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