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Zeitmanagement: die 7 goldenen Erfolgsregeln

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Permanenter Terminstress ist ein weitverbreitetes Problem unter Führungskräften. Lernen Sie hier die 7 Erfolgsregeln für ein erfolgreiches Zeitmanagement kennen.

Ein weitverbreitetes Problem unter Führungskräften ist permanenter Terminstress. Profitieren Sie von den folgenden wertvollen Tips, um Zeit sparen und trotzdem das gleiche Ergebnis zu erzielen.

Zeitmanagement-Erfolgsregel Nr. 1: Ziele klären mit Ihrer persönlichen Karriere-Checkliste

Zeitmanagement ist nicht nur eine Frage der Technik. Es kommt nicht nur darauf an, sich ein Zeitplanbuch zuzulegen, Aufgaben aufzulisten und sie in der vorgegebenen Zeit zu erledigen. Wenn Sie Pech haben, sind es die falschen Aufgaben. Dann kommen Sie auch mit einem noch so guten Zeitmanagement Ihren beruflichen Zielen und damit Ihrem beruflichen Erfolg keinen Schritt näher. Oder Ihrem Lebensglück, wenn Sie so wollen. Sie werden trotz perfekten Zeitmanagements immer unzufriedener.

Es ist deshalb wichtig, sich zunächst einmal mit dem Grundsätzlichen zu beschäftigen – mit Ihren Zielen, und zwar mit den beruflichen und den privaten Zielen. Wie ist das mit Ihnen? Haben Sie schon Klarheit bezüglich Ihrer Ziele? Wie sehen Ihre Lebensziele aus? Was ist für Sie das wichtigste Ziel? Im Folgenden sind Lebensziele aufgeführt, die so ziemlich alle Möglichkeiten abdecken. Ordnen Sie Ihnen eine Rangfolge zu, indem Sie die Punkte mit 1 bis 12 numerieren. 1 für das Ihnen wichtigste Ziel usw.

Hierarchie der Lebensziele

  • Führung: Eine einflußreiche Führungsrolle erlangen. Andere anleiten und entwickeln, um Ziele durchzusetzen.
  • Fachwissen: Auf irgendeinem Fachgebiet eine Autorität werden. Ausdauernd arbeiten, um fachmännisches Geschick und Vollkommenheit zu erreichen.
  • Prestige: Bekannt werden, Anerkennung, Auszeichnungen oder einen hohen sozialen Status erlangen.
  • Dienst: Zur Zufriedenheit anderer beitragen. Denen helfen, die Hilfe brauchen.
  • Reichtum: Viel Geld verdienen, ein Vermögen erwerben.
  • Unabhängigkeit: Die Möglichkeit haben, frei zu denken und zu handeln, mein eigener Herr zu sein.
  • Zuneigung: Geselligkeit und Zuneigung erlangen innerhalb der engeren Familie und mit Freunden.
  • Sicherheit: Eine sichere und beständige Stellung in beruflicher und finanzieller Hinsicht erlangen.
  • Selbstverwirklichung: Die bestmögliche persönliche Entfaltung erreichen. Die eigenen schöpferischen Fähigkeiten voll verwirklichen.
  • Pflicht: Sich bestimmten Werten, Idealen und Prinzipien verschreiben.
  • Vergnügen: Das Leben genießen, glücklich sein und sich vergnügen. Die Annehmlichkeiten des Lebens erlangen.
  • Gesundheit: Bis ins hohe Alter hinein beschwerdefrei leben können.

Zeitmanagement-Erfolgsregel Nr. 2: Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche

Sind Sie sich über die Ziele klargeworden, müssen Sie sich überlegen, wie Sie diese Ziele erreichen wollen. Sie dürfen sich nicht verzetteln. Das ist immer eine der Hauptgefahren. Sie können nicht alle Ideen und Ziele gleichzeitig verwirklichen. Dann geraten Sie in unnötigen Terminstress und haben am keines Ihrer Ziele erreicht. Im Rahmen eines erfolgreichen Zeitmanagements müssen Sie daher eine Auswahl treffen.

Fragen Sie sich deshalb immer:

  • Lohnt es sich überhaupt, diese Idee zu verwirklichen, diese Aufgabe zu erledigen?
  • Wenn ja: Welcher Aufwand lohnt sich dafür? Wieviel Zeit darf ich dafür aufwenden?

Sie müssen die verschiedenen Aufgaben sortieren, und zwar nach ihrer Wichtigkeit. Teilen Sie die Ihnen insgesamt zur Verfügung stehende Zeit so auf, daß Sie sich für die wichtigsten Aufgaben auch wirklich die meiste Zeit nehmen, und achten Sie streng darauf, daß Sie für unwichtige Aufgaben nicht viel Zeit verbrauchen. Das ist wichtig für Ihr Zeitmanagement und bedeutet: Prioritäten setzen.

Zeitmanagement-Erfolgsregel Nr. 3: So setzen Sie die richtigen Prioritäten

Für eine Führungskraft ist es nicht nur wichtig, die Dinge richtig zu tun. Zunächst einmal ist es entscheidend, die richtigen Dinge zu tun, also die richtigen Prioritäten zu setzen. Es ist eine alte Erfahrung, dass immer viel zuviel Zeit und Energie für eigentlich Nebensächliches geopfert werden. Der italienische Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto hat schon im 19. Jahrhundert das nach ihm benannte Pareto-Prinzip beschrieben, die sogenannte 80 : 20 - Regel: Danach werden mit nur 20 % des Zeitaufwands schon 80 % der Ergebnisse erreicht, mit den restlichen 80 % der Zeit aber nur noch 20 % der Ergebnisse.

Wenn es Ihnen im Rahmen Ihres Zeitmanagements gelingt, diese Relationen zurechtzurücken, können Sie sowohl Zeit gewinnen als auch die Ergebnisse wesentlich verbessern und Ihre Ziele schneller erreichen. Das ist ein einfaches Rechenexempel: Für 20 % der Ergebnisse dürfen Sie auch nur 1/4 der Zeit verbrauchen, die Sie für 80 % der Ergebnisse aufwenden. Sie müssen also 20 %  der Ergebnisse in 5 % der Zeit schaffen. Dann können Sie das Gesamtergebnis von 100 % in 25 % der bisher aufgewandten Zeit erreichen. In 50 % der Zeit, also mit dem halben bisherigen Aufwand, könnten Sie das Ergebnis verdoppeln.

Das richtige Zeitmanagement-Instrument, um die Aufgaben entsprechend ihrer Wichtigkeit zu ordnen und die Arbeitszeit angemessen auf sie zu verteilen, ist die ABC-Analyse:

A-Aufgaben = sehr wichtige Aufgaben
B-Aufgaben = wichtige Aufgaben

  • A-Aufgaben sind die Aufgaben, auf die Sie sich voll konzentrieren müssen. Die Sie nicht delegieren können. Für die Sie die meiste Zeit ansetzen müssen.
  • Für B-Aufgaben dürfen Sie nicht soviel Zeit verbrauchen. Sie können sie auch delegieren.
  • C-Aufgaben machen meistens die Masse der Aufgaben aus. Davon dürfen Sie sich nicht irritieren lassen. Dafür dürfen Sie nicht auch die meiste Zeit verwenden. Sie müssen sie in der kürzesten Zeit erledigen (wenn überhaupt).

Reservieren Sie 65% der täglichen Arbeitszeit für A-Aufgaben. Setzen Sie 20 % der Arbeitszeit für B-Aufgaben an. Verwenden Sie auf keinen Fall mehr als 15 % der Zeit für C-Aufgaben.

Zeitmanagement-Erfolgsregel Nr. 4: Delegieren Sie richtig?

Die Hauptvorteile der richtigen Delegation sind:

  • Sie werden von B- und C-Aufgaben entlastet und können Ihre Kräfte voll auf die Erledigung der A-Aufgabe nkonzentrieren.
  • Sie geben Ihren Mitarbeitern die Chance, ihre Fähigkeiten unter Beweis zu stellen und weiterzuentwickeln, und schaffen damit eine der Grundvoraussetzungen für Motivation.

Die 5 Schritte der erfolgreichen Delegation:

  1. Machen Sie sich selbst die Aufgabe genau klar
    • Ziel/Ergebnis
    • qualitative/quantitative Anforderungen Teilaufgaben/Zwischentermine
    • Endtermin
  2. Suchen Sie den Mitarbeiter sorgfältig aus
    • Ist er der Aufgabe von den Fähigkeiten her gewachsen?
    • Ist er schon mit anderen Aufgaben ausgelastet?
  3. Informieren Sie den Mitarbeiter präzise und umfassend
    • Vereinbaren Sie mit ihm Ziele und Termine
    • Definieren Sie die Anforderungen genau
    • Besprechen Sie mit ihm, wo er Ermessensspielräume hat, welche Freiheiten er sich nehmen kann
  4. Machen Sie Zwischenkontrollen
    • Dann können Sie bei Fehlentwicklungen rechtzeitig gegensteuern, und
    • Sie stellen fest, ob der Mitarbeiter Unterstützung braucht
  5. Halten Sie sich bei Zwischen- und Endkontrollen an die Vereinbarungen
    • Kontrollieren und korrigieren Sie nur in dem Bereich, der durch die vereinbarten Ziele und die definierten Anforderungen genau geregelt ist
    • Dort, wo Sie dem Mitarbeiter Freiheiten zugestanden haben, müssen Sie seine individuelle Art der Aufgabenerledigung tolerieren

Zeitmanagement-Erfolgsregel Nr. 5: Planung ersetzt das Chaos – die Tagesplanung

Kernstück eines effektiven Zeitmanagements ist die Tagesplanung. Wenn Ihre Tagesplanung aufgeht, haben Sie am Ende eines jeden Arbeitstags ein wichtiges Etappenziel erreicht, und die täglichen Erfolgserlebnisse addieren sich automatisch zu einer überzeugenden Gesamtarbeitsleistung. Wenn Sie im Rahmen Ihres Zeitmanagements aber nicht einmal die Planung des einzelnen Tages beherrschen, wird die Bewältigung größerer Planungszeiträume erst recht nicht gelingen. Das Erreichen Ihrer Ziele rückt dann ebenfalls in weite Ferne.

Oberstes Prinzip bei der Tagesplanung im Rahmen eines effektiven Zeitmanagements ist: Planen Sie schriftlich. Die Schriftform der Planung ist wichtig, damit Sie

  • den Überblick behalten und zuverlässig prüfen können, ob Sie wirklich nichts vergessen haben
  • die Planung ernst genug nehmen und sich daran gebunden fühlen
  • am Ende des Arbeitstags kontrollieren können, was Sie erledigt haben und was nicht, und das Unerledigte in den Plan des nächsten Tages übernehmen können
  • über längere Zeiträume Erfahrungswerte sammeln und die Genauigkeit der Planung kontinuierlich verbessern können.

Praxistip: „Zeitplanbuch“

Zeitplanbücher sind inzwischen so verbreitet, daß  wir sie nicht mehr näher beschreiben müssen. Ihr besonderer Vorteil ist, daß sie alles in einem bieten. Sie machen es möglich, Terminplanung, Aufgabenverteilung und Prioritätensetzung auf einem Vordruck zu erledigen. Heute gibt es auch gute elektronische Organizer und PC-Zeitmanager.

ALPEN-Methode für ein erfolgreiches Zeitmanagement:

A = Alle Aufgaben aufschreiben
L = Länge der Aufgabenerledigung schätzen
P = Pufferzeit reservieren
E = Entscheiden über Prioritäten und Delegation
N = Nachkontrolle

Gehen Sie bei Ihrer schriftlichen Tagesplanung nach dieser Methode vor:

A= Alle Aufgaben aufschreiben

  • die unerledigten Aufgaben vom Vortag
  • die fest vorgegebenen Termine
  • die Routinearbeiten, mit denen Sie rechnen müssen
  • die sonstigen Aufgaben, die Sie erledigen wollen oder müssen

L = Länge der Aufgabenerledigung schätzen

Notieren Sie auf der Grundlage Ihrer Erfahrungen die Zeit, die Sie wahrscheinlich für jede Aufgabe brauchen werden. Bilden Sie dann die Gesamtsumme.

P = Pufferzeit reservieren

Pufferzeit ist Zeit für das Unvorhersehbare. Jeden Tag passiert etwas Unvorhergesehenes, mal mehr, mal weniger. Dabei kann es sich um unerwartete Störungen handeln, die urplötzlich über Sie hereinbrechen, oder um dringende Tätigkeiten, deren Notwendigkeit sich ganz spontan erst aus der akuten Arbeitssituation heraus ergibt. Das können Sie nicht immer einfach beiseiteschieben.

Beugen Sie Terminstress vor

Ohne solche Pufferzeiten würden Sie unasuweichlich in den größten Terminstress geraten, egal wie gut Ihr Zeitmanagement ansonsten auch ist.

Als Faustregel für Pufferzeiten gilt im allgemeinen:

  • Verplanen Sie nur 60 % Ihrer Arbeitszeit für die Ihnen bekannten Aufgaben und Aktivitäten
  • Reservieren Sie 40 % Ihrer Arbeitszeit als Pufferzeit für Unvorhersehbares.

40 % Pufferzeit – das kommt Ihnen vielleicht sehr viel vor. Natürlich gibt es je nach dem konkreten beruflichen Umfeld Unterschiede, und Sie müssen selbst herausfinden, welches für Sie der richtige Durchschnittswert ist. Meistens wird der notwendige Anteil an Pufferzeit aber eher unterschätzt. Es kommt nicht selten vor, daß sogar mehr als 40 % eingeplant werden müssen.

E = Entscheiden über Prioritäten und Delegation

Wie weit sind Sie jetzt in Ihrem Zeitmanagement? Sie haben Ihre Aufgaben und Aktivitäten aufgelistet. Sagen wir, dabei ergibt sich ein Zeitbedarf von 6 Stunden, also 360 Minuten. Sie wollen am nächsten Tag 8 Stunden arbeiten. Das sind 480 Minuten reine Arbeitszeit. Die Mittagspause klammern wir einmal aus. Jetzt ziehen Sie von den 480 Minuten 40 % für die Pufferzeit ab. Bleiben 288 Minuten. Mehr dürfen Sie für konkrete Aufgaben nicht einplanen. Sie haben also schon zuviel geplant. 72 Minuten (360 minus 288) müssen Sie noch loswerden. Entweder durch Delegation der Aufgaben. Oder durch Verschieben auf den übernächsten Arbeitstag. Oder indem Sie sie ganz streichen. Sie müssen also Prioritäten setzen.

Terminstress meiden

Was Sie auf keinen Fall tun dürfen: Kürzen Sie nicht einfach die Zeiten, die Sie für die einzelnen Aufgaben angesetzt haben. Damit würden Sie sich nur selbst betrügen, indem Sie sich die Grundlage für eine realistische Zeitplanung wieder entziehen. Die Folge wäre auch hier: Unnötiger Terminstress.

Sie dürfen für Ihren Tagesplan nur Aufgaben übriglassen, die Sie nach Ihrer eigenen Zeiteinschätzung in maximal 288 Minuten, also knapp 5 Stunden, erledigen können. Ist das geschehen, müssen Sie die Aufgaben zeitlich in Ihrem Tagesplan unterbringen. Fangen Sie mit den feststehenden Terminen an. Da sind Sie ja sowieso zeitlich gebunden. Danach plazieren Sie die
A-Aufgaben.

Nach den A-Aufgaben müssen Sie die B- und C-Aufgaben zeitlich in Ihren Tagesplan einordnen.

Praxistipp:

Berücksichtigen Sie bei der Einordnung der Aufgaben auf der Zeitschiene Ihre Tagesleistungskurve. Diese kann zwar individuell unterschiedlich verlaufen, aber in der Regel liegt das Leistungshoch am Vormittag, am frühen Nachmittag geht die Kurve deutlich runter, und am späteren Nachmittag steigt sie wieder an, aber nicht so hoch wie am Vormittag. Es bietet sich deshalb an, A-Aufgaben während des vormittäglichen Leistungshochs anzugehen. Das hat nur einen Nachteil: Der Vormittag ist meistens auch besonders störanfällig.

Legen Sie B- und C-Aufgaben nach Möglichkeit in Ihr Nachmittagstief. Fassen Sie sie zu Arbeitsblöcken zusammen. Erledigen Sie also Telefonate oder kleinere Diktate serienweise.

N = Nachkontrolle

Zum Zeitmanagement gehört auch die Kontrolle: Kontrollieren Sie am Ende des Arbeitstags, ob Sie alles wie geplant erledigt haben. Übertragen Sie Unerledigtes in den Plan des nächsten Tags. Prüfen Sie dabei sicherheitshalber noch einmal, ob es erledigt werden muß und ob Sie es erledigen müssen, vor allem dann, wenn Sie es schon mehrfach übrtragen haben. Hat der Ablauf des zurückliegenden Tags gezeigt, daß Ihre Planung nicht so ideal war, stellen Sie die Ursachen fest, und berücksichtigen Sie sie bei der neuen Tagesplanung.

Zeitmanagement-Erfolgsregel Nr. 6: Gehen Sie für Ihre wichtigsten Aufgaben in Klausur

Auch das ist Teil eines effektiven Zeitmanagements: Ziehen Sie sich zurück. Stellen Sie das Telefon um. Lassen Sie unangemeldete Besucher von Ihren Mitarbeitern abwimmeln.Schließlich müssen Sie sich konzentrieren können, um ohne Terminstress Ihre Aufgaben zu erfüllen und letztlich Ihre Ziele zu erreichen.

Aber Vorsicht! Machen Sie nicht zu ausgedehnten Gebrauch von der „stillen Stunde“. Es darf nicht dahin kommen, dass Ihre Mitarbeiter sich auf eine Anmeldeliste setzen lassen müssen, um Sie sprechen zu können. Ihre Hauptaufgabe ist es, für Ihre Mitarbeiter da zu sein. Sie müssen ansprechbar bleiben. Reservieren Sie eine „stille Stunde“ deshalb wirklich nur für besonders wichtige Aufgaben. Wenn Sie dauernd „stille Stunden“ brauchen, deutet das darauf hin, daß Sie Ihre Delegationsmöglichkeiten nicht genügend nutzen.

Ich kenne einige Führungskräfte, die sich nach Hause zurückziehen, wenn sie wirklich bei einer wichtigen Aufgabe nicht gestört werden wollen und Zeit zum konzentrierten Nachdenken brauchen, die ihnen am Arbeitsplatz einfach nicht zur Verfügung steht. Prüfen Sie, ob Ihnen diese Möglichkeit bei der Erledigung Ihrer wichtigen Aufgaben weiterhilft. Ich kenne nur wenige Chefs, die sich dagegen verschließen.

Zeitmanagement-Erfolgsregel Nr. 7: Üben Sie sich in der Kunst des Neinsagens!

Lernen Sie, nein zu sagen, ohne jemanden zu verletzen! Das ist ganz wichtig für einen erfolgreichen Abbau des Terminstress und ein erfolgreiches Zeitmanagement. Einige Möglichkeiten dazu sind: Hat ein Besucher ein konkretes Sachanliegen, delegieren Sie das Gespräch. Verweisen Sie ihn an den Spezialisten unter Ihren Mitarbeitern. Bieten Sie Alternativ-Termine an. Argumentieren Sie mit Ihren wichtigen Aufgaben und Prioritäten. Verwenden Sie das argumentative Nein! Diese Möglichkeit ist besonders geeignet, wenn Ihr eigener Chef Sie von der Arbeit abzuhalten droht. Die Verantwortung liegt dann bei ihm, wenn Sie wichtige Aufgaben liegenlassen müssen.

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