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Pomodoro-Technik – mit Arbeitseinheiten das eigene Zeitmanagement optimieren

 
Pomodoro-Technik
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Die Pomodoro-Technik wird weltweit von Millionen vom Menschen erfolgreich für ein effektives Zeitmanagement genutzt. Vor allem bei Routineaufgaben, beim Auswendiglernen oder bei der Bearbeitung stupider Aufgaben kann die Pomodoro-Technik zielführend sein. Die Pomodoro-Technik bei Wissensarbeit oder beim Aufbau komplexer und heterogener Konzepte einzusetzen, kann kontraproduktiv sein, da die 25-minütigen Arbeitseinheiten zu kurz gefasst sind. Dieser Artikel erläutert, wie Mitarbeiter von den Mehrwerten der Pomodoro-Technik profitieren, welche Hilfsmittel für die Pomodoro-Technik benötigt werden und warum die Technik in manchen Arbeitsbereichen nicht empfehlenswert ist. 

Ablenkungen und Unterbrechungen am Arbeitsplatz sind die Gegenspieler von Produktivität und Effizienz und echte Zeitfresser. Damit effektives Arbeiten gelingt, nutzen viele erfolgreiche Fach- und Führungskräfte Strategien, die das Zeitmanagement optimieren. Ein bekanntes und millionenfach bewährtes Instrument ist die sogenannte Pomodoro-Technik.

Ziel der Pomodoro-Technik ist es, den Arbeitstag oder die zur Verfügung stehende Arbeitszeit in unterschiedliche zeitliche Intervalle einzuteilen. Im nächsten Schritt müssen die wichtigsten Aufgaben priorisiert und geclustert werden. Kann bestimmt werden, welche Aufgabe die höchste Priorität hat, werden für diese ein oder mehrere Intervalle geblockt. In der Pomodoro-Technik besteht eine Arbeitseinheit aus 25 Minuten Arbeitszeit und 5 Minuten Pausenzeit.

Darum ist die Pomodoro-Technik für Unternehmen und Arbeitnehmer in vielen Fällen sinnvoll

In nahezu jedem beruflichen Bereich wird das Ziel verfolgt, die Produktivität und Effizienz zu erhöhen. Es macht aus Mitarbeitersicht Freude und ist erfüllend, Aufgaben professionell und effizient zu bearbeiten. Unternehmen, in denen die zur Verfügung stehende Arbeitszeit bestmöglich genutzt wird, sind insgesamt kreativer und erzielen einen höheren Return-on-invest (ROI). Der ROI als betriebswirtschaftliche Kennzahl misst die Rendite oder den Erfolg in Relation zu den eingesetzten Mitteln. 

Die Pomodoro-Technik basiert auf dem bekannten Prinzip, Arbeitszeiten im Detail zu planen und Intervalle für einzelne Aufgaben festzulegen. Die Pomodoro-Technik wurde im Jahr 1980 von dem Software-Entwickler und Unternehmer Francesco Cirillo aus praktischen Erwägungen entwickelt. Cirello erlebte, was Millionen von Fach- und Führungskräften ebenfalls beschreiben: Trotz intensiver Arbeitstage haben viele Menschen das Gefühl, kaum etwas geschafft zu haben. Da Cirello aufgrund der eigenen Erfahrung erlebte, wie belastend Unproduktivität sein kann, beschäftigte er sich im Detail mit seinem persönlichen Zeitmanagement. Er stoppte hierfür mit einer Küchenuhr im Design einer Tomate die Zeit, in der er eine Aufgabe konzentriert und ohne Ablenkung bearbeiten konnte. Da Tomate auf Italienisch "Pomodoro" bedeutet, nannte er seine Technik später Pomodoro-Technik. Bei seinen Versuchen bemerkte Cirello, dass der ideale Arbeitsintervall 25 Minuten betrug. Er teilte aus diesem Grund seine Aufgaben in 25-Minuten-Schritte ein, die er als „Pomodori“ bezeichnet.

Die Pomodori-Technik besteht zusammengefasst aus einzelnen Arbeitseinheiten von jeweils 25 Minuten, gefolgt von 5 Minuten Pause. Werden mehrere Arbeitseinheiten (Pomodori) aneinandergereiht, ist es möglich, komplexe Tätigkeiten und Arbeitsschritte bewusst, mit hoher Konzentration und ohne nennenswerte Ablenkungen zu bearbeiten. Cirello entwickelte mit der Pomodoro-Technik eine unkomplizierte und gleichzeitig auf viele Alltagssituationen übertragbare Zeitmanagementtechnik, die aktuell von Millionen von Menschen, vor allem in den USA und Kanada und seit Jahren ebenfalls in Europa erfolgreich genutzt wird.

Zeitmanagement mit der Pomodoro-Technik optimieren – so funktioniert´s

Arbeitnehmer und Führungskräfte und grundsätzlich jeder Mensch hat im Laufe eines Tages unterschiedliche Aufgaben zu bewältigen. Diese mit Effizienz zu erledigen macht Freude und ist effektiv. Ablenkungen sind gleichzeitig allgegenwärtig.

Beispiel: Ein Mitarbeiter möchte sich im Detail auf die Erstellung einer Präsentation vorbereiten. Er hat das Thema eingegrenzt und beginnt mit der Konzeption. Im Laufe der ersten halben Stunde der Erstellung klingelt sein Telefon zweimal. Zusätzlich treffen fünf arbeitsrelevante E-Mails ein, die er liest und unbearbeitete im Postfach belässt. Außerdem hat sein Kollege eine Frage zu einem wichtigen Projekt.

Am Beispiel wird ersichtlich, dass Ablenkungen und Unterbrechungen im täglichen Arbeitsrhythmus keine Seltenheit sind. Die sozialen Medien sowie mobile Endgeräte oder digitale Uhren können hilfreich sein. Beschäftigte können gleichzeitig von Smartphones, Wearables oder E-Mails und Anrufen permanent abgelenkt werden. Diese Art von Multitasking ist ineffizient und kann langfristig zu Unzufriedenheit führen und krank machen.  

Nach der Pomodoro-Technik könnte der Mitarbeiter folgendermaßen vorgehen, um sein Zeitmanagement für die Erstellung der Präsentation zu optimieren:

Entscheidung

Entscheiden Sie sich dafür, eine Aufgabe anzugehen. Legen Sie Ihr persönliches Ziel fest.

Pomodoro einstellen

Achten Sie darauf, dass Sie in den nächsten 25 Minuten nicht gestört werden. Stellen Sie Telefon und andere Ablenkungsquellen auf „stumm“ und schließen Sie das E-Mail-Postfach. Unterbinden Sie nach Möglichkeit ebenfalls externe Störquellen. Aktivieren Sie Ihre Küchenwecker oder einen digitalen Zeitmesser.

Konzentriert arbeiten

Arbeiten Sie 25 Minuten (Pomodoro) gezielt an der Aufgabe

Pomodoro abgelaufen

Nach Ablauf von 25 Minuten werden Sie von Ihrem Zeitmesser aufmerksam gemacht, dass Ihr Pomodoro abgelaufen ist

Pause einarbeiten

Nutzen Sie die nächsten fünf Minuten für eine echte Gedankenpause, um zu entspannen und neue Kraft zu gewinnen. Bearbeiten Sie keine E-Mails und rufen Sie verpasste Anrufer nicht zurück

Mitarbeiter, die ihr Zeitmanagement durch die Pomodoro-Technik optimieren und Arbeitseinheiten von 25 Minuten und Pausen einplanen, arbeiten effektiver. Nach einem „Pomodori“ kann ein weiterer „Pomodori“ angehängt werden. Nach vier Pomodori oder einer konzentrierten Arbeitszeit von nahezu zwei Stunden sollte eine längere Pause von bis zu einer halben Stunde eingelegt werden.

Die Pomodoro-Technik wirkungsvoll in den Alltag integrieren

Cirello verfolgt mit seinem Zeitmanagement-Ansatz einen nachvollziehbaren Gedanken. Durch die Pomodoro-Technik lernen Menschen, sich persönlich und ebenso die Zeit, die für Aufgaben benötigt wird, realistischer einzuschätzen. Anwender der Pomodoro-Technik entwickeln mit zunehmender Erfahrung ein Gefühl dafür, wie viele „Pomodori“ für eine Aufgabe eingeplant werden sollten. Vor allem bei wiederkehrenden Tätigkeiten kann die Einteilung in Arbeitseinheiten und das Stoppen von Zeiten mit einem Timer wirkungsvoll sein und das persönliche Zeitmanagement optimieren.

Es liegt auf der Hand, dass die Pomodoro-Technik von Anwendern verlangt, sich selbst fortlaufend zu reflektieren und Unterbrechungen und Ablenkungen soweit möglich nicht zuzulassen. Eine hohe persönliche Disziplin ist der Schlüssel zu mehr Effizienz und Produktivität.

Die Pomodoro-Technik darf gleichzeitig nicht der für die moderne Arbeitswelt essenziellen Flexibilität im Wege stehen. Aus diesem Grund muss mit Arbeitskollegen und Vorgesetzten abgestimmt sein, wann ohne Unterbrechung gearbeitet wird. Kommt es zu ungeplanten Interventionen, könnte man nach folgender Kaskade prüfen, ob man den Pomodori unterbrechen muss oder nicht:

  1. Wie wichtig ist die Unterbrechung? Kann ein Anruf oder eine Kollegenfrage schnell und innerhalb von ein bis zwei Minuten erledigt werden?
  2. Ist die Angelegenheit nicht aufschiebbar und notwendig, sollte der Pomodoro abgebrochen werden.
  3. Bei weniger wichtigen Fragen oder Aufgaben wird der eigentliche Pomodoro weitergeführt und die Angelegenheit auf die To-do-Liste verschoben. Sie kann später in einen eigenen Pomodoro umgewandelt und bearbeitet werden.

In den meisten Fällen ist es im alltäglichen Arbeitsleben nicht möglich, die Pomodoro-Technik ohne Störungen einzusetzen. Sie trotz dieser Tatsache in das persönliche Zeitmanagement zu integrieren ist zielführend und effektiv. Die Einteilung in Arbeitseinheiten perfektioniert den Arbeitsalltag und hilft, alle Aufgaben nach Effizienzkriterien zu bearbeiten. Erfolgreiche Anwender berichten, dass sie einen Arbeitstag in bis zu 16 Pomodoros eingeteilt haben. Diese Vorgehensweise im Zeitmanagement hilft ihnen, sich besser auf jede Aufgabe zu konzentrieren. Grundvoraussetzung hierbei ist, dass sie vorab die Prioritäten in einer To-do-Liste festgelegt haben.

In diesem Zusammenhang kann es für Unternehmen und Teams interessant sein, dass die Pomodoro-Technik von ihrem Erfinder Francesco Cirello weiterentwickelt wurde. Sie lässt sich mittlerweile auf Teamstrukturen adaptieren, sodass alle Mitarbeiter einer Abteilung von den Vorteilen und Mehrwerten der Pomodoro-Technik profitieren.

Das sind die Vorteile und Mehrwerte der Pomodoro-Technik

Es gibt viele Mehrwerte eines effektiven Zeitmanagements. Durch die Einteilung in Arbeitseinheiten von 25 Minuten und durch geplante Pausenzeiten ist insgesamt ein effizienteres Arbeiten möglich. Anwender und Teams, die die Pomodoro-Technik nutzen, berichten in ihren Erfahrungsberichten vor allem von den folgenden Mehrwerten:

  • Weniger Fehler aufgrund von Unkonzentriertheit.
  • Weniger Überstunden, Reduzierung von Stress und Nacharbeiten.
  • Reduzierung von Besprechungszeiten.
  • Erhöhung des Vertrauens zwischen den Teammitgliedern aufgrund besserer Ergebnisse.
  • Besseres Zeitmanagement führt zur Reduzierung der Komplexität von Aufgaben.
  • Weniger Angst vor Fehlern und Rechenschaftspflichten.
  • Besseres Terminmanagement und weniger Verzögerungen.
  • Erhöhung der Zielerreichung.
  • Weniger Workflow, Nachfragen und Kommunikation, die den Arbeitsablauf unterbricht.

Ein modernes und effizientes Zeitmanagement ist in den meisten Arbeitsbereichen und Branchen alternativlos. Durch die Globalisierung und den Wettbewerbsdruck durch die Digitalisierung müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ebenso die Führungskräfte in der Lage sein, die vorhandene Arbeitszeit effektiv zu nutzen. Die Pomodoro-Technik kann in vielen Arbeitsbereichen helfen, Schritt für Schritt bessere Ergebnisse zu erzielen und produktiver zu arbeiten.

Die Pomodoro-Technik kann zusammenfassend helfen, das persönliche Zeitmanagement zu professionalisieren. Dies gilt zum Beispiel bei der Strukturierung der täglichen Arbeitszeit im Office. Neben einer To-Do-Liste benötigt man für die Anwendung der Pomodoro-Technik

  • einen Kalender oder ein weißes Blatt Papier sowie
  • eine Küchenuhr (Eieruhr) oder einen Timer.

Wichtig: Ob bei der Pomodoro-Technik als Zeitmesser ein Küchenwecker oder ein Timer im Handy benutzt wird, ist unwichtig. Die ursprüngliche Methode geht auf eine Küchenuhr zurück, bei der jede Sekunde ein Ton entsteht und die zum Ablauf der Zeit unüberhörbar klingelt. 

Beim Auswendiglernen oder bei der Bearbeitung von weniger interessanten Themen, zum Beispiel SOP und LOP kann die Pomodoro-Technik eine Struktur in das Zeitmanagement bringen und für Abwechslung sorgen. Wie bei jeder Methodik gibt es bei der Pomodoro-Technik ebenfalls Nachteile und Arbeitsbereiche, die für die Methode weniger geeignet sind.

Für diese Arbeiten ist die Pomodoro-Technik eher nicht geeignet

Bei umfassenden und komplexen Aufgaben und bei sogenannter Wissensarbeit kann die Pomodoro-Technik kontraproduktiv sein. Dies kann gesagt werden, da man für das Aufbereiten einer heterogenen Materie viel Zeit und Ruhe benötigt. Untersuchungen belegen, dass Menschen nach einer halben Stunde konzentrierter Arbeit beginnen, sich in die Thematik zu vertiefen. Sie können in diesem Fall viele Stunden hintereinander ohne Unterbrechungen konstruktiv an der Aufgabe arbeiten und diese professionell fertigstellen. Die Pomodoro-Technik mit der Unterteilung in kurze Arbeitseinheiten würde die Aufgabe, beispielsweise die Konzeption eines wissenschaftlichen Textes, unnötig erschweren und in die Länge ziehen.

Durch die Pausen nach den einzelnen Intervallen müssten sich Mitarbeiter fortlaufend neu in die Materie einarbeiten. Dieses Vorgehen würde Zeit und Kraft kosten und wäre kontraproduktiv. Beim sogenannten „Deep Work“ bei dem eine Aufgabe tiefgehend und mit voller Konzentration bearbeitet wird, muss mit längeren Intervallen gerechnet werden. Um eine solche Aufgabe effizient und fachlich professionell zu lösen, müssen die Arbeitseinheiten auf 90 oder 120 Minuten ohne Unterbrechung erhöht werden.

Zusammenfassend muss bei der Implementierung der Pomodoro-Methode abgewogen werden, um welche Aufgabe es sich handelt. Intensive Themen, die vom Mitarbeiter langfristig eine hohe Konzentration erfordern, sind für die Pomodori-Technik ungeeignet. Das Lösen aller anderen Aufgaben und Themenstellungen kann durch ein effektives Zeitmanagement mit der Pomodori-Technik proaktiv verbessert werden.

Fazit: Die Pomodoro-Technik ermöglicht effektives Zeitmanagement durch Arbeitseinheiten

Die Pomodoro-Technik, die 1980 vom italienischen Unternehmer Francesco Cirillo entwickelt wurde, kann Mitarbeitern und Führungskräften helfen, das persönliche Zeitmanagement zu professionalisieren. Viele Menschen beschreiben, dass sie sich weniger als 10 Minuten auf eine Aufgabe konzentrieren können, ohne durch eigene Gedanken oder externe Quellen abgelenkt zu sein.

Bei der Pomodoro-Technik wird aus diesem Grund die Arbeitszeit in kurze Arbeitseinheiten von 25 Minuten eingeteilt, bei der Unterbrechungen unterbunden werden. Eine Arbeitseinheit wird als Pomodori oder Tomate bezeichnet. Jede Einheit wird mit einer Küchenuhr bzw. Eieruhr oder einem Timer gemessen. Nach jedem Pomodori folgt eine fünfminütige Entspannungspause. Ziel der Pomodoro-Technik ist das konzentrierte Arbeiten an Aufgaben und ein besseres und realistischeres Verständnis über die Arbeitszeit.

Durch die Pomodoro-Methode, die in vielen Arbeitsbereichen unabhängig vom Arbeitsbereich und von der Branche erfolgreich genutzt wird, können Aufgabenstellungen effizienter und produktiver bearbeitet werden. Dies führt zu mehr Effektivität im Job und erhöht in Konsequenz auch die Mitarbeiterzufriedenheit.

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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