Die 10 wichtigsten Praxis-Tipps für erfolgreiches E-Mail-Management
1. Tipp: First things first!
Starten Sie Ihren Arbeitstag selbstbestimmt, nicht fremdbestimmt! Das heißt: Beschäftigen Sie sich nicht als Allererstes mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails. Sondern betreten Sie Ihr Büro mit einer klaren Vorstellung von Ihren wichtigsten zwei oder drei Tagesaufgaben. Erledigen Sie mindestens eine davon, bevor Sie sich dem zuwenden, was andere von Ihnen wollen – per E-Mail.
2. Tipp: Feste Zeiten oder Zwischendurch-Blöcke
Entscheiden Sie sich für eine Variante: entweder Sie bearbeiten E-Mails zweimal täglich zu festen Zeiten oder in 15-Minuten- Blöcken zwischendurch. Vermeiden Sie unbedingt die Zeitfalle, das Lesen und Bearbeiten von E-Mails über den ganzen Tag zu streuen.
3. Tipp: E-Mail ist kein Telefon
Lassen Sie sich nicht von Anrufern verrückt machen, die unbedingt wissen wollen, ob ihre E-Mails schon angekommen sind. Stellen Sie klar, dass Sie E-Mails nicht als Medium für Dringendes ansehen.
4. Tipp: E-Mail als Anrufschutz
Umgekehrt können Sie in bestimmten Fällen Zeit gewinnen, indem Sie aufdringliche Anrufer darum bitten, Ihnen den Sachverhalt kurz per E-Mail zuzusenden. Vergessen Sie dabei nicht, einen Bearbeitungszeitraum anzugeben, sonst haben Sie den Anrufer 15 Minuten später erneut an der Strippe.
5. Tipp: Automatik abstellen
In manchen E-Mail-Systemen ist eine automatische Benachrichtigung über neu eintreffende E-Mails eingestellt. Vermeiden Sie diesen psychologischen Druck, und stellen Sie die Alarmfunktion ab, wenn Sie nicht wirklich darauf angewiesen sind.
6. Tipp: Das Sofort-Prinzip beachten
Wenden Sie das Sofort-Prinzip auch bei E-Mails konsequent an. Agieren Sie, sobald Sie eine Nachricht gelesen haben.
7. Tipp: Rückstau vermeiden
Legen Sie Wert darauf, Ihren gesamten Posteingang am Ende des Tages erledigt zu haben. Tragen Sie möglichst keine Alt- Ablage in den folgenden Tag hinein.
8. Tipp: Überflüssiges Ausdrucken vermeiden
Drucken Sie nur E-Mails aus, die Sie wirklich in Papierform benötigen (wichtige Ablage, Vorlage bei einer Besprechung).
9. Tipp: Empfängergruppen bilden
Wenn Sie häufiger identische Post an einen bestimmten Personenkreis senden, dann nutzen Sie die Möglichkeit, im E-Mail-Adressbuch Empfängergruppen zu bilden. Sie müssen dann nicht jedes Mal aufs Neue bestimmte Namen per Hand zusammensuchen.
10. Klare Aktionslinie einhalten
Bearbeiten Sie E-Mails wie Papierpost, und entscheiden Sie sich immer fur eine von 4 Möglichkeiten: (sofort) bearbeiten, ablegen, delegieren oder vernichten.
