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Ausgeschiedene Mitarbeiter: Vorsicht bei der Löschung des E-Mail-Postfachs

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Urheber: i-picture | Fotolia

Von Wolfram von Gagern,

Die Nutzung von E-Mails als Kommunikations- und Arbeitsmittel gehört bestimmt auch in Ihrem Unternehmen zum Alltag. Und vielleicht ist es in Ihrem Unternehmen sogar so, dass man hinsichtlich der privaten Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts beide Augen zudrückt. Doch selbst wenn man eine private Nutzung ausdrücklich erlaubt hat, können Probleme auftreten. So etwa auch die Frage, was mit dem E-Mail-Postfach passiert, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

E-Mail-Postfach ist ein Arbeitsmittel

Stellt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer ein E-Mail-Postfach zur Verfügung, übergibt er damit ein Arbeitsmittel. Wie dieses Arbeitsmittel eingesetzt werden darf, obliegt der Entscheidungshoheit des Arbeitgebers. Verbietet er die private Nutzung des Postfachs und der E-Mail-Adresse, ist alle enthaltene Kommunikation als Kommunikation des Unternehmens anzusehen. Das heißt auch, der Arbeitgeber kann auf die Kommunikation zugreifen. Insbesondere kann er sich das Postfach oder E-Mails zeigen oder zur Verfügung stellen lassen. Solange es nicht zu einer Totalüberwachung kommt und die Verhältnismäßigkeit gewahrt bleibt, darf er also die Verwendung des Arbeitsmittels „E-Mail“ kontrollieren.

Wichtig: Heimliches Kontrollieren ist in der Regel tabu. Ein entsprechendes Erheben, Verarbeiten oder Nutzen personenbezogener Daten bedarf einer Rechtsgrundlage. Die Anforderungen des § 32 Abs. 1 Satz 2 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sind hoch. Und sie müssen alle erfüllt sein.

Das Fernmeldegeheimnis gilt bei privater Nutzung

Lässt der Arbeitgeber eine private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Postfachs zu oder erlaubt er dies ausdrücklich, wird es kompliziert. In diesem Fall gehen viele Juristen davon aus, dass das Fernmeldegeheimnis aus § 88 Telekommunikationsgesetz zur Anwendung kommt. Das bedeutet letztendlich: Der Arbeitgeber darf auf das E-Mail-Postfach des Arbeitnehmers keinen Zugriff nehmen. Schließlich kann es privaten E-Mail-Verkehr enthalten und diese Kommunikation ist zumindest bis zum Abschluss des Kommunikationsvorgangs vom Fernmeldegeheimnis geschützt.

Was tun, wenn der Mitarbeiter geht?

Nichts hält für die Ewigkeit – dieser Spruch trifft auch auf so manches Arbeitsverhältnis zu. Und mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses taucht ein Problem auf: Was soll man mit dem E-Mail-Postfach anstellen, das eventuell noch private E-Mails des dann ehemaligen Mitarbeiters enthält? Einfach löschen? Besser nicht!

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So hat etwa das Oberlandesgericht Dresden (Beschluss vom 05.11.2012, Az. 4 W 961/12) entschieden, dass ein E-Mail-Postfach erst dann gelöscht werden darf, wenn feststeht, dass der andere Vertragspartner kein Interesse mehr an den im Postfach abgelegten Daten hat. Werden die Daten vorzeitig gelöscht, kann es zu einem Schadensersatzanspruch kommen.

Schadensersatz muss nicht sein

Dieses Risiko lässt sich vermeiden. Nutzen Sie etwa eine Austrittscheckliste. Hier sollte ein entsprechender Punkt enthalten sein und folgende Aspekte abgedeckt werden:

  • Der Mitarbeiter entfernt alle privaten Inhalte aus dem E-Mail-Postfach, sodass nur noch dienstliche Inhalte verbleiben. Die verbliebenen Inhalte können an einen Nachfolger oder den Vorgesetzten weitergegeben werden, beispielsweise in einer Outlook-Datendatei (PST-Datei). Schließlich handelt es sich nunmehr nur noch um Kommunikation des Unternehmens.
  • Ein Abwesenheitsagent sollte eingerichtet werden, der dem Absender einer E-Mail anzeigt, dass der Empfänger die E-Mail nicht mehr beantworten wird. Idealerweise wird darüber informiert, an wen sich der Absender der E-Mail mit seinem Anliegen wenden kann.

Wichtig: Idealerweise wird auf einer solchen Checkliste auch vermerkt, welche Punkte, wann durch wen erledigt wurden. Hat der ausscheidende Mitarbeiter an der entsprechenden Stelle unterschrieben, gibt es später keine Diskussionen, ob ein Punkt wirklich abgearbeitet wurde.

Holen Sie sich das Okay des Mitarbeiters

Falls Sie sich fragen, wann denn feststeht, dass etwa ein ehemaliger Mitarbeiter kein Interesse mehr an den Inhalten eines Postfachs hat, können Sie folgende Erwägungen in Betracht ziehen: Generell ist man auf der sicheren Seite, wenn Ansprüche verjähren. Regelmäßig ist dies nach 3 Jahren der Fall (§ 195 Bürgerliches Gesetzbuch) – allerdings beginnt die Frist erst mit Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Diese lange Frist können Sie abkürzen. Holen Sie sich die Erlaubnis des ausscheidenden Mitarbeiters, dass das Postfach beispielsweise nach 2 Wochen gelöscht werden darf. Eine Einwilligung kann folgendermaßen aussehen:

Zustimmung zur Löschung des E-Mail-Postfachs

Ich bin damit einverstanden, dass das mir während des Arbeitsverhältnisses zugeordnete E-Mail-Postfach Peter.Mustermann@firma.xyz mitsamt allen derzeitigen und noch eingehenden Inhalten spätestens eine Woche nach meinem letzten Arbeitstag gelöscht wird. Eventuelle private Inhalte habe ich vorab gesichert und aus dem Postfach entfernt.

Ort, Datum Unterschrift (Mitarbeiter)

Hinweis: Prinzipiell muss eine Einwilligung schriftlich erklärt werden. Dies ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung aus § 4a BDSG. Im Fall der Fälle wird Ihrem Unternehmen die Beweisführung erleichtert.

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