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Strukturiertes Ablage-System: Organisieren Sie Ihre Auftragsabwicklung neu (Teil 2)

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Von Astrid Engel,

Wie wichtig ein gut organisiertes Ablage-System ist, merken Sie wahrscheinlich immer dann, wenn Sie Ihre Papierstapel nach einem wichtigen Schriftstück durchsuchen. Dabei ist es gar nicht so schwer, ein gut strukturiertes Ablage-System zu organisieren.

Wie wichtig ein gut organisiertes Ablage-System ist, merken Sie wahrscheinlich immer dann, wenn Sie Ihre Papierstapel nach einem wichtigen Schriftstück durchsuchen. Dabei ist es gar nicht so schwer, ein gut strukturiertes Ablage-System zu organisieren.

Im Teil 1 ging es darum, wie Sie Ihr Ablage-System in 5 Schritten entsprechend Ihrer Auftragsabwicklung organisieren und wie Sie beginnen, die Schritte in der Praxis umzusetzen. Damit geht es nun weiter.


Das Ablage-System Schritt für Schritt in der Praxis umgesetzt

Schritt 3: Nimmt der Kunde Ihr Angebot an, schreiben Sie eine Auftragsbestätigung und heften sie mit dem Angebot zusammen. Legen Sie beides als "bestätigter Auftrag" in einer Hängemappe unter dem Kundennamen ab. In dieser Mappe sammeln Sie alle Unterlagen, die für die Bearbeitung des Auftrags nötig sind.

Schritt 4: Ist der Auftrag erledigt, nehmen Sie Angebot, Auftragsbestätigung sowie alle weiteren Unterlagen (z. B. Leistungsnachweise, Stundenzettel) aus der Hängemappe heraus und schreiben die Rechnung. Der ganze Packen kommt dann mitsamt einer Rechnungskopie in den Ordner "offene Rechnungen". (Wenn Sie umsatzsteuerlicher Soll-Versteuerer sind, legen Sie eine weitere Rechnungskopie zudem schon zu Ihren Unterlagen für die nächste Umsatzsteuer-Voranmeldung.)

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Schritt 5: Ist die Zahlung eingegangen, nehmen Sie den Vorgang aus dem Ordner "offene Rechnungen" heraus und legen ihn endgültig ab - nach Kundennamen unter "erledigte Aufträge". (Sind Sie nicht umsatzsteuerpflichtig oder Ist-Versteuerer, wandert eine weitere Kopie der Rechnung jetzt in Ihre Buchführungsunterlagen.)

Den oder die Ordner mit allen erledigten Aufträgen aus 1 Jahr heben Sie aus steuerlichen Gründen mindestens 6 Jahre lang auf (Frist fürs Aufheben von Angeboten, Auftragsbestätigungen etc.), besser jedoch 10 Jahre (Frist für z.B. steuerlich relevante Verträge).


Ziehen Sie Ihr Ablage-System durch

Mindestens genauso wichtig wie die gut durchdachte Struktur Ihres Ablage-Systems ist die Konsequenz, mit der Sie es anwenden: 

  • Angebote dürfen wirklich nur in den Angebotsordner kommen und nicht auf irgendwelchen "Zu bearbeiten"-Stapeln zwischengelagert werden.
  • Neue Dokumente müssen Sie sofort zu den bereits angelegten Vorgängen sortieren; Ihre Eingangspost darf sich nicht über Tage hinweg ansammeln. Sie sollten sie täglich abarbeiten und ablegen.
  • Ihr Ablage-System sollten Sie nicht nur bei den Ordnern im Regal, sondern auch auf Ihrem PC einsetzen: Sowohl Ihr Word- als auch Ihr E-Mail-Archiv müssen genauso angelegt sein wie die Papierablage.
  • Legen Sie eine Kopie der Auftragsbestätigung an Anne Müller z. B. unter "M" in der Hängemappe "bestätigte Aufträge" ab, muss das Word-Dokument zu finden sein unter 2009 > bestätigte Aufträge > Müller_Anne.
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