Lenk- und Ruhezeiten: Die Vernachlässigung der Aufbewahrungsfristen kann für Sie teuer werden
Von 2,8 bis 3,5 Tonnen zGM können diese Aufzeichnungen auf Fahrtenblättern erfolgen. Ab 3,5 Tonnen müssen die Aufzeichnungen mittels EG-Kontrollgerät oder, bei Neufahrzeugen, mittels digitalem Fahrtenschreiber gemacht werden. Beachten Sie: Ist ein Kontrollgerät bei einem Fahrzeug ab 2,8 Tonnen zGM eingebautt, muss (!) dieses auch betrieben werden.
Bei Straßenkontrollen und bei Betriebskontrollen kann Nicht- oder Halbwissen über die Aufbewahrungspflichten sehr kostspielig sein. Deshalb hat die Redaktion vom LogistikManager nachfolgend alle 4 infrage kommenden Möglichkeiten für Sie aufgeführt:
1. Mitführungspflicht der Unterlagen im Fahrzeug
Im Fahrzeug müssen die Nachweise über die Lenk- und Ruhezeiten der letzten 28 Tage plus des laufenden Tags mitgeführt werden. Das bedeutet, dass die Tachoscheiben und, falls vorhanden, die Fahrerkarte des digitalen Kontrollgeräts, alle Bescheinigungen über lenkfreie Zeiten (EU Formblatt) sowie die Ausdrucke des digitalen Kontrollgeräts für diese Zeit an Bord sein müssen.
Achtung! Inzwischen werden auch zu viele mitgeführte Tachoscheiben bestraft!
2. Aufbewahrungspflichten für die Unterlagen im Büro
Nach Beendigung der Mitführungspflicht müssen Sie Unterlagen wie Tachoscheiben oder Ausdrucke des digitalen Tachografen im Betrieb chronologisch ordnen, die Daten des digitalen Tachografen speichern und alles 1 Jahr lang aufbewahren. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist im Betrieb sind diese Aufzeichnungen bis spätestens zum 31. März des folgenden Kalenderjahres zu vernichten.
3. Aufbewahrungspflicht für Unterlagen, die als Arbeitszeitnachweise dienen
Verwenden Sie allerdings diese Aufzeichnungen zusätzlich noch als Arbeitszeitnachweise nach dem Arbeitszeitgesetz, müssen sie 2 Jahre lang aufbewahrt werden.
4. Aufbewahrungspflicht für Unterlagen, die auch als Lohnnachweis geführt werden
Diese Aufbewahrungsfrist müssen Sie auf 10 Jahre aufstocken, wenn die Unterlagen zusätzlich zu ihrem ursprünglichen Zweck, dem Nachweis von Lenk- und Ruhezeiten, auch als Ursprungsbelege für die Lohnabrechnung dienen (wie zum Beispiel bei Lohnabrechungen auf Stundenbasis).
Dieselben Aufbewahrungsfristen gelten auch für die bei Fehlfunktionen der Fahrerkarte, beschädigten oder fehlenden Fahrerkarten (z. B. bei Diebstahl) sowie die nach dem FPersV vorgeschriebenen Ausdrucke des digitalen Tachografen.
Der Aufbewahrungspflicht wird in der Regel von der Verwaltung des eigenen Unternehmens Genüge getan. Sie kann aber auch durch Dritte sichergestellt werden. Es muss allerdings gewährleistet sein, dass bei eventuellen Betriebskontrollen die Prüfer jederzeit auf die gespeicherten Unterlagen zugreifen können.
Wichtig: Gespeicherte Daten müssen unbedingt doppelt gesichert werden, damit sie bei einem Systemabsturz nicht verloren gehen. Beachten Sie: Die Endverantwortung trägt immer Ihr Unternehmen, nicht der Dienstleister, wenn Sie die Daten auslagern.
Achtung: Denken Sie daran, dass Sie die Daten nicht nur archivieren, sondern auch einer regelmäßigen Kontrolle unterziehen. Diese Kontrollen sollten nach Möglichkeit einmal die Woche erfolgen, um sicherzustellen, dass die Kraftfahrer die Sozialvorschriften auch wirklich einhalten. Rechtliche Grundlage für diese Verpflichtung sind Artikel 10 Abs. 2 der VO (EWG) Nr. 3820/85 in Verbindung mit § 1 Abs. 5 FPersV.