Poolfahrzeuge: Papiere und Schlüssel sorgfältig aufbewahren
Was Sie als Fahrzeugverantwortlicher bei Poolfahrzeugen beachten sollten:
Das oben erwähnte Schlüsselbrett ist keine gute Idee. Schlüssel und Fahrzeugpapiere müssen Sie immer so aufbewahren, dass kein Unberechtigter an sie gelangen kann. Auch wenn sich dieses Schlüsselbrett in einem abschließbaren Büro befindet, wird Ihnen ein Richter Fahrlässigkeit unterstellen, wenn ein Mitarbeiter sich den Schlüssel aneignet, während Sie etwa telefonieren. Schlüssel und Fahrzeugpapiere müssen Sie immer unter Verschluss halten. Sie dürfen nur herausgegeben werden, wenn Sie sich davon überzeugt haben, dass der Mitarbeiter die richtige Fahrerlaubnis besitzt und auch fahrfähig ist.
Zur sicheren Aufbewahrung eignen sich mehrere Methoden:
- Bei einem übersichtlichen Fahrzeugpool können Sie Schlüssel und Papiere in einer abschließbaren Kassette aufbewahren.
- Als Alternative genügt es auch, wenn Sie als Aufbewahrungsort eine Schreibtisch-Schublade wählen. Aber auch hier gilt: Sie muss abschließbar sein.
- Bei mittleren und größeren Pools kommen Sie mit der Schublade nicht mehr aus. Hier sollten Sie die Anschaffung eines Schranks in Erwägung ziehen. Geeignete Schränke gibt es mit Haken oder Fächern.
- Bei größeren Fuhrparks, in denen Fahrzeuge auch außerhalb der üblichen Geschäftszeiten ausgegeben und zurückgenommen werden müssen, bieten sich automatisierte Ausgabesysteme an. Hier gibt zum Beispiel ein Automat Schlüssel und Papier aus, nachdem sich der berechtigte Mitarbeiter mittels Codenummer oder Magnetkarte ausgewiesen hat.
Tipp: Fahrzeugpapiere gehören nicht ins Fahrzeug. In vielen Fuhrparks werden die Fahrzeugpapiere einfach im Handschuhfach oder hinter der Sonnenblende aufbewahrt. Da freut sich der Dieb, denn gerät er in eine Routinekontrolle der Polizei, sind seine Chancen, hier nicht aufzufallen – er kann ja die Papiere vorzeigen -, recht gut. Gleiches gilt, wenn er das Fahrzeug ins Ausland bringen will.
Fragt der Zollbeamte nach den Papieren, kann er sie elegant zücken und darf daraufhin meist ohne weitere Überprüfung die Grenze passieren. Wenn Sie den Diebstahl anschließend Ihrer Versicherung melden und die erfährt vom laschen Umgang mit den Papieren in Ihrem Unternehmen, können Sie sich auf Schwierigkeiten bei der Schadenregulierung einrichten.
Dokumentieren Sie immer Ausgabe und Rücknahme
Halten Sie stets schriftlich fest, wann Sie ein Fahrzeug an welchen Mitarbeiter ausgegeben haben und wann es wieder an Sie zurückgegeben wurde. Lassen Sie sich die Fahrzeugübernahme schriftlich bestätigen. So können Sie zu jeder Zeit zweifelsfrei feststellen, wem ein eventuelles Verkehrsvergehen zuzuordnen ist. Können Sie das nicht mit einem solchen Dokument beweisen, sind Sie voll in der Verantwortung: Sie zahlen Bußgeld und kassieren Punkte.
Auch das Führen eines Fahrtenbuches kann Ihnen helfen, den Fahrer zum Zeitpunkt einer Verkehrsübertretung dingfest zu machen. Insbesondere wenn mehrere Personen gemeinsam mit einem Fahrzeug unterwegs sind und sich gegenseitig beim Fahren abwechseln, sollte ein Fahrtenbuch zwingend geführt werden.
Prüfen Sie in einem solchen Fall bei der Fahrzeugübergabe jedes Mal die Führerscheine aller Mitarbeiter, die auf der Reise fahren wollen, und weisen Sie darauf hin, dass jeder Fahrerwechsel mit Datum, Uhrzeit und gefahrener Strecke genauestens im Fahrtenbuch zu dokumentieren ist. Dies sollten Sie zu Ihrer Sicherheit immer schriftlich tun und sich den Hinweis auf diese Dokumentationspflicht per Unterschrift bestätigen lassen.