Abschreibung: Unterscheiden Sie diese Kostenarten

Zwischen diesen Kosten müssen Sie bei der Abschreibung unterscheiden

Sie müssen genau trennen, um welche Art von Kosten und Aufwenden es sich handelt.

Denn: Der Unterschied entscheidet darüber, welche Aufwendungen Sie sofort und welche Sie nur im Rahmen der Abschreibung geltend machen können. 

Unterscheiden Sie zwischen diesen Aufwendungen:

• Anschaffungskosten,
• Herstellungskosten
• oder Erhaltungsaufwendungen

1. Abschreibung Ihrer Herstellungs- und Anschaffungskosten

• Ihre Herstellungs- und Anschaffungskosten müssen Sie verteilt über die Nutzungsdauer abschreiben – Achtung: bei Gebäuden nur 2 oder 3 %.

2. Abschreibung Ihrer Instandhaltungskosten

• Ihre Instandhaltungskosten ziehen Sie auf einen Schlag in dem Jahr ab, in dem Sie sie gezahlt haben.

3. Abschreibung bei Gebäuden – Die Ausnahme

• Bei Gebäuden gibt es allerdings eine Bagatellgrenze von bis 4.000 € (Nettobetrag ohne Umsatzsteuer).
• Liegen Ihre Ausgaben in einem Jahr unter diesem Betrag, ziehen Sie sie einfach voll als Betriebsausgaben ab.

Tipp: Sie brauchen dann nicht darzulegen, ob es sich um Instandhaltungs- oder Herstellungskosten handelt.

Richtig abschreiben: So grenzen Sie die Kostenarten voneinander ab

Nehmen Sie an einem Wirtschaftsgut nachträglich Erweiterungen und Verbesserungen vor, stellt sich immer die Frage, ob es sich um nachträgliche Anschaffungs-/Herstellungskosten oder um Erhaltungsaufwendungen handelt.

Ob Instandhaltungs- bzw. Erhaltungsaufwand oder Herstellungskosten vorliegen, richtet sich allein nach den Grundsätzen des HGB (BFH-Urteile vom 12.9.2001, Az. IX R 39/97 und IX R 52/00).

1. Abschreibung bei beweglichen Wirtschaftsgüter

• Bei beweglichen Wirtschaftsgütern können Sie in der Regel von Erhaltungsaufwendungen ausgehen, die Sie sofort als Betriebsausgaben abziehen.
• Voraussetzung ist, dass kein unmittelbarer zeitlicher Zusammenhang mit der Anschaffung besteht.
• Ist das Wirtschaftsgut bereits abgeschrieben, ziehen Sie die nachträglichen Aufwendungen im Jahr der Entstehung in vollem Umfang als Betriebsausgaben ab.
• Der Grund: Durch die nachträglichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten verlängert sich nicht die Nutzungsdauer.

2. Abschreibung bei Immobilien

Vor allem bei Gebäuden spielen anschaffungsnahe Aufwendungen eine besondere Rolle. Zu den Anschaffungskosten eines Gebäudes rechnen Sie alle Aufwendungen, die Sie leisten, um das Gebäude zu erwerben und in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen.

4 Faustregeln rund um die Betriebsbereitschaft eines Gebäude

1. Ein Gebäude ist dann betriebsbereit, wenn Sie es entsprechend seiner Zweckbestimmung nutzen können.
2. Können Sie wesentliche Teile eines Gebäudes nicht nutzen, beispielsweise weil die Elektroinstallation unbrauchbar ist, gehören die Reparaturkosten unabhängig von ihrer Höhe zu den Anschaffungskosten.
3. Lassen Sie dagegen noch funktionierende Anlagen erneuern, handelt es sich um Erhaltungsaufwendungen.
4. Ein Gebäude ist subjektiv funktionsuntüchtig, wenn Sie es ohne Baumaßnahmen nicht für Ihren konkreten Zweck nutzen können. Ihre Aufwendungen, um eine zweckentsprechende Nutzung zu erreichen, gehören dann zu den Anschaffungskosten. Diese Aufwendungen rechnen Sie den Anschaffungskosten hinzu und schreiben den gesamten Betrag ab.

Beispiele: Die Elektroinstallation ist zwar für Wohnzwecke, nicht aber für Bürozwecke geeignet und Sie wollen das Gebäude als Büro nutzen. Oder Sie bauen Büroräume, die bisher beispielsweise von einem Rechtsanwalt genutzt wurden, um, damit Sie diese als Zahnarztpraxis nutzen können.

Umbaukosten müssen keine Anschaffungskosten sein 

• Die bloße Veränderung der Raumaufteilung durch Zwischenwände ist allein wegen der gesonderten Vermietbarkeit der abgeteilten Räume nicht als Herstellungsmaßnahme zu beurteilen.
• Aufwendungen für Umgestaltungen, wie etwa durch das Verlegen und Entfernen von Zwischenwänden, führen nicht zu Herstellungskosten, die den Anschaffungskosten zugerechnet werden.
• Die Aufwendungen für den Umbau eines Großraumbüros in Einzelbüros ziehen Sie daher sofort als Erhaltungsaufwand ab (BFH-Urteil vom 16.1.2007, Az. IX R 39/05).

Konkret:
Lassen Sie z. B. Wände aus Rigips einbauen und führt dies

• nicht zu einer geänderten Nutzung (die Nutzung als Büro wird beibehalten),
• nicht zu einer Erweiterung der Nutzfläche und
• auch nicht zu einer wesentlichen Verbesserung des Gebrauchswerts,

dann handelt es sich um Erhaltungsaufwand.

Instandshaltungsmaßnahmen: Achten Sie auf die 15-%-Grenze

Bei Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen gehören Ihre Aufwendungen gehören gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG zu den Anschaffungskosten des Gebäudes, wenn Ihre Aufwendungen (netto ohne Umsatzsteuer) innerhalb von 3 Jahren nach dem Erwerb höher waren als 15 % der Anschaffungskosten des Gebäudes.

Das betrifft folgende Maßnahmen:

• Aufwendungen für Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen (unabhängig davon, ob diese zu einer wesentlichen Verbesserung führen oder nicht),
• Aufwendungen für die Erweiterung im Sinne des § 255 Abs. 2 Satz 1 HGB und
• Aufwendungen für Erhaltungsarbeiten, die jährlich üblicherweise anfallen.

Tipp: Am besten, Sie überschreiten in den ersten 3 Jahren nicht die 15%-Grenze. Stellen Sie weiter gehende Instandhaltungsmaßnahmen zurück und lassen sie erst nach 3 Jahren vornehmen.

Das gilt für Aufwertungen:

• Baumaßnahmen, mit denen Sie Ihr Gebäude auf einen höheren Standard bringen, gehören unabhängig vom 3-Jahres-Zeitraum immer zu den Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten.
• Nach § 255 Abs. 2 Satz 1 HGB erweitern Sie ein Wirtschaftsgut, wenn Sie es mithilfe von Gütern und Dienstleistungen über seinen ursprünglichen Zustand hinaus wesentlich verbessern.

Wesentlich für die Beurteilung des Standards eines Gebäudes ist der Zustand

• der Heizungsanlage,
• der Sanitärinstallation,
• der Elektroninstallation und
• der Fenster.

Erneuern Sie gleichzeitig mindestens 3 dieser zentralen Ausstattungsmerkmale, handelt es sich um Herstellungsaufwand, den Sie nur zusammen mit dem Gebäude abschreiben können (BMF-Schreiben vom 18.7.2003, Az. IV C 3 – S 2211 – 94/03).