So machen Sie als Selbstständiger Reisekosten geltend
Insgesamt gibt es vier Kostenarten, die Sie 2018 als steuermindernde Betriebsausgaben geltend machen können:
1. Fahrtkosten
Hier gibt es 2 Möglichkeiten:
- Wenn Sie mit dem Privatwagen fahren, setzen Sie pro Kilometer eine Pauschale von 0,30 € an.
- Reisen Sie mit Bus, Bahn oder Flugzeug, setzen Sie die tatsächlichen Kosten des Fahrscheins oder des Flugtickets an.
2. Verpflegungskosten
Hier können Sie lediglich Pauschalen absetzen, je nach Dauer Ihrer Abwesenheit.
Das gilt für Sie selbst, Ihre Mitarbeiter und mitarbeitenden Angehörigen. 2018 gelten die folgenden Sätze bei einer eintägigen Dienstreise:
Dauer der eintägigen Reise
- 0 bis (genau) 8 Stunden: 0 €
- über* 8 bis 24 Stunden: 12 €
Wichtig: Wenn Sie oder einer Ihrer Arbeitnehmer genau acht Stunden abrechnen, gibt es gar nichts. Die Reise muss über acht Stunden dauern, also beispielsweise acht Stunden und zehn Minuten,.
- Setzen Sie für alle Reisen, die länger als acht Stunden dauern, 2018 konsequent 12 € an! Bei nur 15 Reisen pro Jahr macht das schon einen Beitrag von 180 € aus! Gerade beim Thema Steuern heißt es: nichts verschenken!
Mehrtätige Geschäftsreisen
Bei mehrtätigen Geschäftsreisen werden jeweils der An- und Abreisetag für sich betrachtet. Hierfür gibt es, unabhängig von der Dauer der Reisezeit, immer 12 €. Für volle Tage dazwischen 24 €:
- Mehrtägige Reise Abfahrtstag 12 €
- Jeder volle Tag 24 €
- Tag der Rückreise 12 €
Beispiel: Sie fahren am Mittwochvormittag, den 8.3.2084, mit Ihrem Privatauto zu einer wichtigen Messe. Die Strecke beträgt 120 km. Am Freitagnachmittag, den 10.3.2018, machen Sie sich um 15.00 Uhr auf den Heimweg und kehren nach Hause zurück.
Damit können Sie folgende Beträge geltend machen:
- für den Mittwoch (Anreisetag): 12 € Verpflegungspauschale
- für den Donnerstag (voller Tag): 24 € Verpflegungspauschale
- für den Freitag (Abreisetag): 12 € Verpflegungspauschale
- plus Fahrtkosten 2 x 120 km x 0,30 Cent = 72€
- steuerfreie Erstattung gesamt: 120 €
Tipp: Sie übernachten bei Freunden und nicht im Hotel? Dann nutzen Sie die Übernachtungspauschale. Sie können 20 € pro Nacht ansetzen, wenn die Reise mindestens 24 Stunden dauert!
Achtung: Wenn die Reise ins Ausland führt
Für Reisen ins Ausland hat das BMF eine eigene, nach Ländern sortierte Liste mit sogenannten Auslandstagegeldern erstellt. Ab 1.1.2018 gilt eine neue Liste, die Sie von www.selbststaendig-heute.de herunterladen können.
Tipp: Auch für die Übernachtungskosten im Ausland gibt es Pauschbeträge. Diese brauchen also nicht unbedingt durch Quittungen nachgewiesen zu werden. Folgende Pauschalen gelten:
- bei mehr als 24 Stunden Abwesenheit: 20 % der im Bundesreisekostengesetz festgelegten Tagegelder
- alle übrigen Fälle 80 %
Achtung: Angenommen, in der Geschäftsreise sind Mahlzeiten beinhaltet, die Sie geschäftlich abrechnen. Dann müssen Sie diese bei Ihrer Abrechnung berücksichtigen. Beispiel wie oben, nur fahren Sie zu einer beruflichen Fortbildung (auf eine Messe), in deren Rahmen es auch Speisen gibt, die im Tagungspreis enthalten sind und die Sie über Ihre Firma zahlen.
In diesem Fall müssen Sie die oben genannten Verpflegungspauschalen kürzen! 2018 für das
- Frühstück um 4,80 € und für
- Mittag- und Abendessen um 9,60 €.
Beispiel: Wie oben, aber Sie fahren auf einen mehrtägigen Kongress (nicht auf eine Messe). Die Teilnahmegebühr, die Sie geschäftlich bezahlen und geltend machen, beinhaltet alle Mahlzeiten. Dann sieht das Ganze so aus:
- Freitag: Abendessen
- Samstag: Frühstück + Mittagessen + Abendessen
- Sonntag: Frühstück + Mittagessen
Folge: Sie kürzen die Verpflegungspauschale um 2xFrühstück=2×4,80€ = 9,60€ 2xMittagessen=2×9,60€= 19,20€ 2xAbendessen=2×9,60€= 19,20€ gesamt: 48 € Folge: Verköstigung und Verpflegungspauschalen machen jeweils 48 € aus. Sie können im Beispiel (120 Fahrkilometer je einfache Streck mit dem eigenen Pkw gefahren) nur noch die Fahrtkosten geltend machen.
3. Das gilt für Ihre Übernachtungskosten
Sie können die tatsächlichen Kosten ansetzen, die Sie mit dem Hotelbeleg nachweisen. Allerdings dürfen Sie nur die reinen Übernachtungskosten geltend machen – die Kosten fürs Frühstück oder die Minibar müssen Sie herausrechnen.
4. Nebenkosten
Parkplatzgebühren, Telefonate, Gebühren für Gepäckaufbewahrung, Kosten für Mietwagen, Taxi – all das zählt zu den Nebenkosten, die Sie voll geltend machen können, wenn Sie Belege dafür haben. Im Formular rechts sehen Sie, wie der oben geschilderte Beispielsfall richtig abgerechnet wird.
So setzen Sie das Formular optimal ein
- Nehmen Sie auf jede Reise einen Umschlag mit, am besten im DIN-A4-Format. Hierin sammeln Sie alle Belege. So haben Sie ohne Aufwand alle Papiere zusammen.
- Kleben Sie einen Ausdruck des Formulars (Download kostenlos im Premiumbereich für Abonnenten) auf den Umschlag. Hier können Sie unterwegs einfach alle Daten eintragen, die Sie für die Reisekostenabrechnung benötigen.
