So machen Sie bei Reisekosten die Vorsteuer geltend

Sparen Sie bares Geld – So ziehen Sie die Vorsteuer aus den teuren Reisekosten ab

Aus tatsächlich entstandenen Reisekosten ist die Vorsteuer abziehbar – und unter bestimmten Voraussetzungen auch aus den Verpflegungskosten. Lesen Sie im Folgenden, welche Reisekosten steuerlich abzugsfähig sind. In der Übersicht auf Seite 5 sehen Sie, bei welchen Reisekostenarten Sie zusätzlich noch den Vorsteuerabzug geltend machen können.

Geschäftsreisen im Inland: So sparen Sie Reisekosten

1. Fahrtkosten

Fahrtkosten sind in nachgewiesener Höhe steuerlich abzugsfähig.
Deshalb: Bewahren Sie sämtliche eigenen Belege (Fahrkarten, Flugtickets, Taxi-Quittungen) und die von Ihren Mitarbeitern sorgfältig auf.
Wenn Angestellte mit dem Firmenwagen unterwegs sind, fallen keine zusätzlichen Kosten an.
Aber: Benutzen sie ihren privaten Pkw für Dienstreisen, können Sie ihnen pauschal 0,30 € pro gefahrenen Kilometer steuerfrei erstatten.

2. Mehraufwendungen für Verpflegung

• Verpflegungskosten sind immer nur in Höhe der steuerlichen Pauschbeträge abzugsfähig.
• Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand werden nach Zeitstufen gestaffelt.

3. Übernachtungskosten

Die Übernachtungskosten sind in tatsächlich entstandener Höhe steuerlich abzugsfähig. Eine Höchstgrenze gilt hier nicht.
Wichtig! Achten Sie darauf, dass die Rechnungen auf Ihr Unternehmen ausgestellt sind. Zu den Übernachtungskosten zählen nur die Aufwendungen für die Unterkunft.

Die Kosten für das Frühstück zählen nicht dazu.

Letztere sind Aufwendungen für Verpflegung. Enthält die Hotelrechnung lediglich einen Gesamtpreis für Übernachtung und Frühstück, kürzen Sie den Netto-Rechnungsbetrag um 4,50 €. Die Umsatzsteuer brauchen Sie nicht zu kürzen.

4. Reisenebenkosten

Die Ihren Mitarbeitern entstandenen Reisenebenkosten können Sie in nachgewiesener oder glaubhaft gemachter Höhe steuerfrei erstatten, sofern diese beruflich veranlasst sind.
Folgende Kostenpositionen sind dagegen grundsätzlich nicht als Reisenebenkosten erstattungsfähig:

• Anschaffungskosten anlässlich der Dienstreise ohne jeglichen beruflichen Bezug (z. B. Kauf einer Reisetasche, eines Koffers oder eines Reiseweckers)
• Kosten der allgemeinen Lebensführung (z. B. Kauf eines Stadtplans, eines Reiseführers oder einer Tageszeitung)
• Verlust von Geld oder Schmuck (Ausnahmefälle möglich)
• Verwarnungs- und Bußgelder, die gegen Ihren Mitarbeiter während seiner Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug bzw. mit dem Dienstwagen verhängt worden sind

Geschäftsreisen im Ausland: So sparen Sie Reisekosten

Als Auslandsreisen gelten Reisen von der Bundesrepublik Deutschland in das Ausland und zurück, also auch Reisen, die vom Ausland aus angetreten werden. Der Begriff der Reisekosten stimmt bei Auslandsreisen mit dem für Inlandsreisen geltenden Begriff überein.
Unterschiede bestehen aber hinsichtlich der Höhe der steuerlich berücksichtigungsfähigen Pauschbeträge.
Hier gilt Folgendes:

1. Fahrtkosten

Auch bei Auslandsreisen sind Fahrtkosten in der nachgewiesenen Höhe abzugsfähig.
Hier gilt es ebenso: Führen Ihre Mitarbeiter die Reise mit ihrem eigenen Fahrzeug durch, können sie auf den Einzelnachweis verzichten und stattdessen den Kilometerpauschbetrag wie sonst auch beanspruchen. Die Zahlungen Ihres Unternehmens sind dann steuerfrei.

2. Verpflegungsmehraufwendungen

Bei Auslandsreisen gelten in Anknüpfung an das Bundesreisekostengesetz andere Tagessätze von 18 € (z. B. Kirgisistan) bis 77 € (z. B. Island). Die Abwesenheitsdauer richtet sich nach denselben Kriterien wie die Inlandsreisen.

• Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand werden also ebenfalls nach den Zeitstufen gestaffelt.
• Bei einer Abwesenheit von weniger als 8 Stunden darf ein Pauschbetrag nicht berücksichtigt werden.
• Ein Einzelnachweis der tatsächlich entstandenen Kosten ist nicht möglich.

Der Pauschbetrag ist von Land zu Land unterschiedlich. Es gilt jeweils der für das Land der auswärtigen Tätigkeit maßgebende Betrag.

3. Übernachtungskosten

Auch hier gilt für Sie: Eigene Übernachtungskosten können Sie in nachgewiesener Höhe geltend machen. Wenn Sie allerdings Mitarbeitern die Kosten erstatten, können Sie für die Übernachtungskosten auch einen Pauschbetrag, das sogenannte Übernachtungsgeld, ansetzen.

Wie Sie die Reisekosten nachweisen und wann Sie die Vorsteuer geltend machen können

1. Fahrtkosten mit dem privaten Pkw

• max. 0,30 € pro km – Nachweise: Tabellarische Aufstellung der Fahrten / 100 % absetzbar / Kein Vorsteuerabzug
• > 0,30 € pro km – Nachweise: Vollkostenrechnung über mindestens 12 Monate + Fahrtenbuch / 100 % absetzbar / Kein Vorsteuerabzug
• Unfallkosten (während einer Dienstreise) – Nachweise: Werkstattrechnung, Versicherungsabrechnung / 100 % absetzbar / Vorsteuerabzug möglich
• Maut und Parkgebühren – Nachweise: Quittung oder Eigenbeleg / 100 % absetzbar / Vorsteuerabzug möglich

2. Fahrtkosten mit Bahn, öffentlichem Nahverkehr oder Taxi

• Angefallene Kosten – Nachweise: Fahrkarte oder Taxi-Quittung / 100 % absetzbar absetzbar / Vorsteuerabzug möglich

3. Kosten für Dienstreisen mit dem Flugzeug

• Angefallene Kosten – Nachweise: Flugticket / 100 % absetzbar / Vorsteuerabzug möglich: 19 % bei innerdeutschen Flügen, kein Vorsteuerabzug bei Flügen ins Ausland

4. Verpflegungskosten

• Pauschale (Inland) Abwesenheit: 24 Stunden: 24 € / 8-24 Stunden: 12 € / An-/Abreisetag: 12 € – Nachweise: Reisekostenabrechnung / 100 % absetzbar / Kein Vorsteuerabzug
• Pauschale (Ausland) je nach Land – Nachweise: Reisekostenabrechnung / 100 % absetzbar / Kein Vorsteuerabzug

5. Kosten für Geschäftsessen

• Angefallene Kosten + Trinkgeld – Nachweise: Restaurantquittung / 70 % absetzbar / Vorsteuerabzug möglich (100 %)

6. Übernachtungskosten (Inland)

• Hotelkosten – Nachweise: Hotelrechnung / 100 % absetzbar – Kürzung um 4,50 € für das Frühstück / Vorsteuerabzug möglich
• Mitnahme von Angehörigen – Nachweise: Hotelrechnung (Nachweis Kosten eines Einzelzimmers) / Absetzbar sind nur die Einzelzimmerkosten / Vorsteuerabzug möglich (aus Anteil der Angehörigen nur bei beruflicher Veranlassung)
• Pauschal 20 €/Übernachtung – Nachweise: Reisekostenabrechnung / 100 % absetzbar / Kein Vorsteuerabzug

7. Übernachtungskosten (Ausland)

• Hotelkosten – Nachweise: Hotelrechnung / 100 % absetzbar; Kürzung um 20 % des betreffenden Verpflegungspauschbetrags / Kein Vorsteuerabzug
• (ggf. Vorsteuer-Vergütungsverfahren)