Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen, Höhe & Berechnung

Dienstreisen sind für viele Unternehmen ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftsalltags, bringen jedoch oft komplexe Abrechnungsfragen mit sich. Ein zentraler Punkt ist der Verpflegungsmehraufwand (VMA). Er bietet Arbeitgebern eine attraktive Möglichkeit, Reisekosten steueroptimiert zu erstatten und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie die aktuellen Pauschalsätze für das In- und Ausland korrekt anwenden und welche gesetzlichen Fallstricke, insbesondere bei der Kürzung von Mahlzeiten, zu beachten sind. Praxisnahe Beispiele zeigen Ihnen zudem, wie Sie die Abrechnungsprozesse effizient gestalten und durch gezielte Zusatzleistungen echte Steuervorteile für Ihr Unternehmen generieren.

Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Unter dem Verpflegungsmehraufwand werden zusätzliche Aufwendungen verstanden, die bei einem Mitarbeiter aufgrund einer Dienstreise oder generell einer Außendiensttätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte anfallen. Die Mehrkosten für zum Beispiel Mahlzeiten während der Auswärtstätigkeit können durch eine Verpflegungspauschale gedeckt werden. Arbeitgeber haben demnach die Möglichkeit, eben diesen Verpflegungsmehraufwand steuerfrei abzugelten.

Aus Gründen der Einheitlichkeit hat der Gesetzgeber unterschiedliche Verpflegungspauschalen im Gesetz verankert, die bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden als Verpflegungsmehraufwand angesetzt werden können.

Wer hat Anspruch auf den Verpflegungsmehraufwand?

Arbeitgeber unterliegen grundsätzlich keiner Rechtsverordnung, die vorschreibt, dass eine Verpflegungspauschale bzw. den Verpflegungsmehraufwand bei einer Dienstreise oder Auswärtstätigkeit bezahlt werden muss. Zahlt der Arbeitgeber keine Pauschale für die Reisekosten, haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, die entstandenen Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen ihrer jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten anzurechnen. Im Einkommensteuergesetz (EStG) im § 9 Absatz 7 werden verbindliche Entfernungspauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen festgelegt.

Der Gesetzgeber erklärt, dass eine Verpflegungspauschale anzusetzen ist, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig (auswärtige berufliche Tätigkeit) ist. Die Pauschalen werden zur Abgeltung der ihm tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen bezahlt.

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2026 im Inland in Deutschland? 

Bei den Verpflegungsmehraufwendungen unterscheidet man zwischen der sogenannten kleinen und der großen Pauschale je Kalendertag. Die kleine Pauschale gilt für Abwesenheiten von der ersten Arbeitsstätte, die zwischen 8 und 24 Stunden andauern. Ist eine Dienstreise mehrtägig, kann für komplette 24-Stunden-Abwesenheitstage eine höhere Pauschale angesetzt werden.

Führt der Arbeitnehmer an einem Arbeitstag mehrere Auswärtstätigkeiten durch, können die Zeiten der Abwesenheit zusammengerechnet werden.

Die aktuell geltenden Verpflegungspauschalen lauten wie folgt:

Quelle: Bundesfinanzministerium

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand im Ausland? 

Bei Dienstreisen ins Ausland gelten andere Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand. Dies ist nachvollziehbar, da die Lebenshaltungskosten in anderen Ländern und vor allem in Metropolen wie London, Paris, New York oder Tokio höher sind als im Durchschnitt in Deutschland. 

Die folgenden Beispiele für Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen sowie Übernachtungskosten gelten bei Auslandsaufenthalten:

Worauf ist beim Verpflegungsmehraufwand bei Auslandsreisen zu achten?

Der Gesetzgeber präzisiert folgende Abrechnungsmöglichkeiten: 

• Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. 
• Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland jeweils ohne Tätigwerden ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
• Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
• Für die Zwischentage ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.

Wann lohnt sich der Pauschbetrag für Übernachtungen?

Der Pauschbetrag bei Übernachtungen im Ausland kann alternativ eingesetzt werden. Er ist lohnenswert, wenn die eigentlichen Kosten für eine Übernachtung geringer sind, als der Pauschbetrag. Reist ein Mitarbeiter beispielsweise im Rahmen einer Dienstreise für 4 Nächte nach New York City und bezahlt für sein Zimmer ohne Verpflegung pro Nacht 200 Euro, kann er trotzdem pro Nacht 308 Pauschale abrechnen. Die Restsumme von 108 Euro pro Nacht wird steuerfrei mit der Spesenabrechnung ausbezahlt oder alternativ über die Einkommensteuererklärung geltend gemacht.

Arbeitgeber können durch die Anwendung der Pauschalen-Regelung im Ausland ihre Buchhaltung vereinfachen. Darüber hinaus erhöht die Übernahme von Pauschalen die Motivation und beugt Neid im Kollegenkreis bei Dienstreisen und Auslandsübernachtungen vor. Zusammenfassend vereinfachen Pauschalbeträge die Auslandsübernachtung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, sorgen für Motivation und geben Dienstreisenden Freiheit bei der Hotelwahl.

Wie wird der Verpflegungsmehraufwand bei kostenlosen Verpflegungen gekürzt? 

Im Rahmen einer Dienstreise kommt es vor, dass der Arbeitgeber einen Teil der täglichen Verpflegung übernimmt. Beispielsweise erhält ein neuer Außendienstmitarbeiter im Rahmen des Onboardings in seinem Unternehmen ein kostenloses Mittagessen in der Betriebskantine. Für dieses Mittagessen muss er die Verpflegungspauschale um 40 Prozent reduzieren. Gleiches gilt für die Einladung zu einem Abendessen. Ist das Frühstück Bestandteil einer Übernachtung, müssen 20 Prozent der Pauschale gekürzt werden. Die Kürzungen korrespondieren mit den Vorgaben im § 9 EStG, wenn gesagt wird: 

„Wird dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Tätigkeit außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die Verpflegungspauschalen wie folgt zu kürzen:“

• Frühstück: abzüglich 20 %
• Mittagessen: abzüglich 40 %
• Abendessen: abzüglich 40 %

Wichtig: Die Berechnung des Wertes, um den die Verpflegungspauschale gekürzt wird, erfolgt stets anhand der großen Verpflegungspauschale, also aktuell anhand der 28 Euro.

Das bedeutet: Auch, wenn der Mitarbeiter „nur“ 10 Stunden aus dem Haus war und dabei ein Mittagessen bereitgestellt bekommen hat, werden von der kleinen Pauschale (14 Euro) trotzdem 11,20 Euro (40 % von 28 Euro der großen Verpflegungspauschale) abgezogen.

Doch Achtung: Sollte der Mitarbeiter neben dem Mittagessen auch ein Frühstück bekommen haben, würde sich der Abzugsbetrag auf 16,80 Euro belaufen (5,60 Euro wegen 20 % Abzug Frühstück + 11,20 Euro wegen 40 %-Abzug Mittagsessen) – und das bei einer Pauschale von 14 Euro. Natürlich muss der Mitarbeiter in diesem Fall nicht draufzahlen. Stattdessen wird lediglich bis zum Nullwert abgezogen. Der Mitarbeiter bekommt also einfach keinen Verpflegungsmehraufwand mehr.

Vier Beispiel-Rechnungen für den Verpflegungsmehraufwand 

Die folgenden Beispielrechnungen zeigen vier typische Praxisbeispiele, wie die Verpflegungspauschale korrekt berechnet wird. 

Beispiel 1: 5-tägige Dienstreise innerhalb von Deutschland bei unterschiedlichen Kunden:

Der gesamte Verpflegungsmehraufwand für die Dienstreise beläuft sich auf 61,60 Euro. 

Beispiel 2: Eintägige Abwesenheit für ein Seminar ohne Übernachtung

Für den Besuch des Seminars kann der Mitarbeiter Verpflegungskosten von 2,80 Euro über die Spesenabrechnung geltend machen. 

Beispiel 3: Dreitägige, dienstliche Auslandsreise nach Paris

Eine Übernachtung im Hotel in Paris kostete 249 Euro. Diese wird vom Unternehmen bezahlt. Aus Mitarbeitersicht würde es keinen Sinn ergeben, die Übernachtung selbst zu bezahlen, da die Auslandspauschale für Übernachtungen in Paris 159 Euro beträgt. 

Beispiel 4: Eintägiger Seminarbesuch im Nachbarort

Da eine Abwesenheit von 8 Stunden nicht erreicht wurde, erhält der Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschale. 

Ist der Verpflegungsmehraufwand zeitlich begrenzt? 

Verpflegungsmehraufwendungen können ausschließlich für die Einkommensteuererklärung oder die Reisekostenabrechnung angesetzt werden, wenn es sich um eine auswärtige berufliche Tätigkeit (Einsatzwechseltätigkeit) handelt. Diese liegt zum Beispiel bei einem Außendienstmitarbeiter vor, der täglich andere Kunden besucht. Arbeitet ein Monteur mehr als drei Monate auf derselben Baustelle, können keine Verpflegungspauschalen angesetzt werden. Dieselbe Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitsort an mehr als zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird.

Wie wird der Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht?

Für die Abrechnung von Verpflegungsmehraufwendungen stehen Arbeitnehmern zwei Wege zur Verfügung: 

1. Abrechnung über den Arbeitgeber im Rahmen der monatlichen Reisekostenabrechnung oder
2. Abrechnung der entstandenen Kosten über die Einkommensteuererklärung als Werbungskosten.  

Warum sollten Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand über die Reisekostenabrechnung übernehmen?

Arbeitgeber, die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand an ihre Beschäftigten zahlen, haben einen besonderen steuerlichen Benefit. Die im § 9 EStG aufgeführten Verpflegungspauschalen in Höhe von 14 Euro oder 28 Euro sind grundsätzlich steuerfrei. 

Gemäß § 40 EStG hat der Arbeitgeber gleichzeitig die Möglichkeit, seinen Mitarbeitern höhere Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen zu erstatten. Übersteigen die Pauschalen die gesetzlichen Vorgaben um nicht mehr als 100 Prozent, können sie zu einem Pauschalsteuersatz von 25 Prozent abgerechnet werden. Diese steuerfreie motivatorische Option nutzen viele zukunftsorientierte Unternehmen, um bei ihren Mitarbeitern motivatorisch zu punkten.

„Sie können Ihre Mitarbeiter spürbar glücklicher machen, indem Sie die gesetzlichen Verpflegungspauschalen um bis zu 100 % aufstocken. Während das Unternehmen diesen Bonus lediglich mit 25 % pauschal versteuert, kommt der Betrag beim Mitarbeiter komplett netto und sozialversicherungsfrei an – ein starkes Signal der Wertschätzung in Zeiten steigender Reisekosten.“

Torsten Niermann, Experte für betriebliches Rechnungswesen

Fazit: Strategische Steuervorteile für Ihr Unternehmen

Die steuerlich korrekte Handhabung des Verpflegungsmehraufwands ist weit mehr als eine rein administrative Pflichtaufgab, sie ist ein wirkungsvolles Instrument zur Senkung der Lohnnebenkosten. Da die gesetzlichen Pauschalen für den Arbeitgeber als Betriebsausgaben voll abzugsfähig sind, können sie dem Mitarbeiter lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Das bedeutet, dass jeder Euro, den Sie im Rahmen der VMA-Sätze auszahlen, kommt ohne Abzüge direkt beim Arbeitnehmer an. Im Vergleich zu einer klassischen Gehaltserhöhung ist dies eine deutlich effizientere Methode, um die Netto-Bezüge auf Dienstreisen zu optimieren.