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Fahrtkosten abrechnen: Wenn Sie einen Geschäftspartner im Privatauto mitnehmen…

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Von Iris Schuler,

Sie fahren als Partner einer GbR in Ihrem Privatauto zu einer Messe und nehmen einen Geschäftspartner mit, der sich zur Hälfte an den Fahrtkosten beteiligt. Wie stellen Sie über die Kosten eine Quittung für den Geschäftspartner aus? Und wie setzen Sie Ihre eigenen Fahrtkosten ab?

Sie fahren als Partner einer GbR in Ihrem Privatauto zu einer Messe und nehmen einen Geschäftspartner mit, der sich zur Hälfte an den Fahrtkosten beteiligt. Wie stellen Sie über die Kosten eine Quittung für den Geschäftspartner aus? Und wie setzen Sie Ihre eigenen Fahrtkosten ab?

Stellen Sie zunächst als Privatperson in Ihrem Namen und mit Ihrer Privatadresse eine einfache Quittung ohne Umsatzsteuer aus über den Betrag, den Ihnen Ihr Geschäftspartner gezahlt hat. Diese Quittung reicht für ihn, wenn er die Kosten bei der Steuer geltend machen möchte. Er setzt den Betrag ganz normal als Betriebsausgabe seines Unternehmens ab.

Und Sie?

Ihre GbR gibt jährlich eine Erklärung zur einheitlichen und gesonderten Gewinnfeststellung ab. Der Gewinn oder Verlust wird dann auf alle GbR-Gesellschafter verteilt. Sie können Ihre Fahrtkosten zur Messe als Sonder-Betriebsausgaben in der Anlage zur "Erklärung der einheitlichen und gesonderten Gewinnfeststellung" steuerlich geltend machen.

Pauschale Abrechnung

Setzen Sie für die Fahrt einfach pauschal 30 Cent pro gefahrenen Kilometer an, legen Sie mögliche Quittungen, zum Beispiel für das Parkhaus bei. Ziehen Sie dann den Anteil, den Ihr Geschäftspartner übernommen hat von dieser Sonder-Betriebsausgabe ab.

Im Ergebnis wird das Finanzamt bei der Gewinnverteilung die Sonder-Betriebsausgabe vom zu versteuernden Gewinn abziehen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Der Gewinn von 10.000 Euro Ihrer GbR verteilt sich auf 2 Gesellschafter, es sind also 5.000 Euro für jeden Partner. Gesellschafter A ist 400 Kilometer zu einer Messer gefahren (400 km x 0,30 € plus 30 € Parkticket macht 150 €, ein mitreisender Geschäftsfreund übernimmt die Hälfte der Kosten, also 75 €). Der zu versteuernder Gewinn von 5.000 € des Gesellschafters A reduziert sich nun um 75 €.

Auf diese Weise machen Sie auch andere Kosten geltend, die Sie privat für die GbR übernommen haben. Am besten führen Sie eine Liste mit den gesamten Sonder-Betriebsausgaben eines Jahres.

Steuern und Bilanzierung aktuell

Egal ob es um korrekte und günstige Abrechnung Ihrer Reisekosten, die Abschreibung und Besteuerung Ihres Firmen-Pkws, die richtige Vorgehensweise beim Führen eines Fahrtenbuchs oder anderer betrieblich genutzter Wirtschaftsgüter geht. Jetzt bekommen Sie die aktuellsten und wichtigsten Tipps frei Haus.

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