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7 Märchen über Ihren Presseverteiler

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Presse
Urheber: Marco2811 | Fotolia

Von Marion Steinbach,

Ihr Presseverteiler ist die Basis Ihrer Öffentlichkeitsarbeit. Dort finden Sie alle Medienkontakte, die für Ihr Unternehmen, Ihren Fachbereich und Ihre Themen wichtig sind. Im Netz kursieren immer wieder Märchen darüber, wie Sie einen Presseverteiler optimal aufbauen und pflegen.

Zeit, mit den Märchen aufzuräumen. Erfahren Sie im nachfolgenden Beitrag, um welche Märchen es geht und wie Sie Ihren Presseverteiler effektiv nutzen.

Märchen 1: Je mehr Medien in unserem Presseverteiler sind, umso mehr Presseveröffentlichungen erhalten wir.

Nein! Verabschieden Sie sich vom Gießkannenprinzip. Ihr Presseverteiler soll nicht Hunderte von Medienkontakten erhalten, nur um auch wirklich jedes Medium abzudecken oder die Chance Ihrer Presseveröffentlichungen zu erhöhen. Überlegen Sie sich lieber genau, welche Themen Sie Medien anbieten können. Dann suchen Sie sich dazu die passenden Kontakte heraus.

Ein Beispiel: Als Unternehmen im Bereich Daten-Hosting wenden Sie sich größtenteils an Fachmedien. Eröffnen Sie nun aber ein Rechenzentrum in einem ehemaligen Schloss, kann das durchaus für die ortsansässigen Medien relevant sein.

Das heißt: Achten Sie akribisch bei jeder Presseaussendung darauf, nicht Ihren gesamten Presseverteiler anzuschreiben, sondern nur Medienkontakte, die sich mit Ihrem aktuellen Thema beschäftigen. Das erhöht letztendlich die Presseveröffentlichungen! Denn hier gilt: Viel hilft nicht viel. Im Gegenteil!

Märchen 2: Eine alphabetisch geordnete Excel-Tabelle als Presseverteiler genügt vollkommen.

Falsch! Es muss nicht gleich eine Datenbank sein, die Ihre Pressekontakte enthält, eine Excel-Tabelle tut es natürlich auch. Unterteilen Sie diese aber in verschiedene Tabellen, möglichst nach Mediengattungen.

Ein Beispiel: Bleiben wir beim Unternehmen für Daten-Hosting, das darüber hinaus auch ein Customer-Relationship-Management-System anbietet. Dessen Themen richten sich vorrangig an IT- Fachmedien und Digital-Marketing-Medien, um die Zielgruppen IT-Verantwortliche und Marketer anzusprechen. Hinzu kommt aber noch der regionale Bezug bei Veranstaltungen – siehe die Eröffnung des Rechenzentrums im ehemaligen Schloss.

Es ist also sinnvoll, den Verteiler in Reiter wie regionale Medien, Tageszeitungen, Radio/TV, IT-Fachmedien, digitale Marketing-Medien sowie Wirtschaftsmedien für Themen wie beispielsweise Datenschutz aufzuschlüsseln. Zusätzlich markieren Sie innerhalb der Reiter Ihre A-Medien farblich, sodass Sie sie sofort bei der Hand haben.

Das heißt: Durch die Unterteilung in verschiedene Rubriken filtern Sie mit einem Klick die Medien heraus, die sich wirklich für Ihr Thema interessieren.

Märchen 3: Name und die E-Mail-Adresse im Verteiler reichen völlig aus. Mehr Angaben machen den Verteiler nur unübersichtlich.

Falsch! Je vollständiger Ihre Daten sind, umso besser lässt sich damit arbeiten. Richtig ist: Um eine Presseaussendung über einen Newsletter-Anbieter zu konzipieren, speisen Sie so wenig Spalten wie möglich ins System ein. Für Ihren Presseverteiler, mit dem Sie regelmäßig arbeiten, gilt dies jedoch nicht. Wenn Sie sich bereits die Mühe machen, Ihre Medienkontakte zu filtern, gehören Kontaktdaten wie der direkte Ansprechpartner und dessen Telefonnummer unbedingt dazu.

Eine Adresse sowie der Verlag sind nice to have, versenden Sie doch Einladungen im Zeitalter von E-Mail eher digital. Aber spätestens wenn Sie einen Redaktionsbesuch planen, benötigen Sie die Adresse der Redaktion. Ordnen Sie zusätzlich Ihre Medienkontakte nach Sparten wie Online, Print, Lokal, Radio/TV ...

Interessant wäre außerdem die Auflagenzahl. Diese erhalten Sie über die Mediadaten. Reichern Sie damit bei Veröffentlichungen Ihre Evaluationsauswertung an. Zusätzlich interessant – für Ihr Content-Management – ist eine weitere Spalte, in der Sie eintragen, welche thematischen Schwerpunkte der Redakteur bearbeitet, ob Sie ihm bereits Themen angeboten oder ihn schon einmal persönlich, etwa auf einer Veranstaltung, getroffen haben.

Das heißt: Je detaillierter Sie Ihren Presseverteiler auftauen, umso strategischer lässt sich Ihre Pressearbeit gestalten.

Märchen 4: Der beste Kontakt läuft über die Chefredaktion.

Falsch! Der Chefredakteur ist wie ein Unternehmenslenker. Er gibt die Blattausrichtung vor und achtet bei den Themen, die ihm seine Redakteure vorschlagen, darauf, ob sie zum Medium passen und die Leserschaft interessieren könnten. Die Themenrecherche jedoch obliegt den Redakteuren.

Gibt es Ressortleiter, bietet es sich an, diese neben dem Redakteur in den Verteiler als Kontakt aufzunehmen. Je größer der Redaktionsstamm ist, umso wichtiger ist es, dass Sie in der Redaktion Ihren optimalen Ansprechpartner finden. Handelt es sich um ein kleines Fachmedium, das meist aus einer Chefredaktion inklusive 2 Redakteuren sowie freien Autoren besteht, ist der Chefredakteur jedoch durchaus der richtige Ansprechpartner für Sie. Denn dann ist er auch operativ tätig.

Das heißt: Um bestmögliche Voraussetzungen für eine Veröffentlichung zu schaffen, schreiben Sie den Medienvertreter an, in dessen Ressort Ihr Thema fällt.

Märchen 5: Die info@-E-Mail-Adressen sind absolut ausreichend für die Kontaktaufnahme.

Definitiv nicht! Wenn Sie neue Adressen in Ihren Presseverteiler aufnehmen und dabei das Impressum des neuen Mediums bemühen, sollten Sie die info@-E-Mail-Adressen nicht ungefragt als Kontakt in Ihren Verteiler aufnehmen. Halten Sie unbedingt Rücksprache mit der Redaktion, ob diese Pressemeldungen über die info@-Adresse erhalten möchte oder dafür eine gesonderte Redaktions-E-Mail-Adresse besitzt. Fragen Sie nach, ob Sie Ihre Meldungen direkt an einen Redakteur und dessen E-Mail-Adresse schicken sollten. Ein Anruf genügt und Sie wissen genau, dass Ihre Pressemeldung richtig ankommt.

Das heißt: Damit Ihre Meldung den richtigen Adressaten erreicht, brauchen Sie dessen E-Mail-Adresse oder die der Redaktion.

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Märchen 6: Wir müssen vor allem die Agenturen und die Leitmedien anschreiben und brauchen uns nicht mit den kleinen, auflagenschwachen Medien aufzuhalten.

Falsch! dpa, die Wirtschaftswoche, der Stern oder die FAZ werden sich definitiv in den allerwenigsten Fällen für Ihr Unternehmensthema interessieren. In den Leitmedien würde Ihre Meldung zudem untergehen, denn dort findet sich die Zielgruppe, die Sie ansprechen möchten, nur im geringen Ausmaß.

Die Special-Interest-Magazine haben zwar im Vergleich zu Leitmedien eine recht geringe Auflage. Dafür decken sie zu 100 % Ihre Zielgruppe ab. Machen Sie sich vertraut mit den Themen und der Leserschaft der für Sie relevanten Medien, und bieten Sie lieber einmal einem bestimmten Medium einen Fachbeitrag exklusiv an, als im Gießkannenprinzip eine Meldung an Ihre Wunschmedien zu schicken. Denn dadurch verprellen Sie sich die Kontakte schneller, als Ihnen lieb ist.

Das heißt: Schicken Sie Ihre Meldung an die Medien, die von Ihren Zielgruppen gelesen werden.

Märchen 7: Freie Journalisten sind keine vollwertigen Journalisten, die brauchen wir nicht anzuschreiben.

Von wegen! Gerade freie Journalisten sollten Sie in Ihren Verteiler aufnehmen. Diese sind offen für Themen aus ihrem Wissensbereich, denn sie müssen den Redaktionen und Medien immer wieder gut recherchierten Content anbieten.

Eine Datenbank mit freien Journalisten bietet der DJV. Auf dessen Onlineseite können Sie nach Themen, Tätigkeitsbereich sowie Medium und Ort suchen. Alternativ finden Sie Journalisten auch auf www.freiejournalisten.info.

Das heißt: Freie Journalisten sind dankbare und daher sehr wichtige Ansprechpartner für Ihre Themen.

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