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7 Praxistipps für die Presse-Lounge im Internet

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Von dgx,

In der Regel entsteht der erste Kontakt zwischen Ihrem Unternehmen und einem Journalisten über den Pressebereich auf Ihrer Website. Daher sollten Sie dieser Seite besondere Aufmerksamkeit widmen. Dr. Marion Steinbach, Chefredakteurin des Informationsdienstes PR Praxis gibt Ihnen heute Tipps, wie Sie Ihre Presse-Lounge so aufbereiten, dass sie bei den Journalisten gut ankommt.

So viel vorab: Gestalten Sie ihn übersichtlich und halten Sie ihn unbedingt immer aktuell.

Welche Rubriken Sie brauchen und wie diese gestaltet sein sollten, zeigt unser Überblick.

1. Die Kontaktmöglichkeiten
Nennen Sie die Ansprechpartner für die Presse mit Namen. Gibt es für die unterschiedlichen Bereiche verschiedene Ansprechpartner, nennen Sie diese und den jeweiligen Aufgabenbereich. Bieten Sie alle Wege und Formen der Kontaktaufnahme an. Geizen Sie auch nicht mit Ihrer (Dienst-)Handynummer.
Praxistipp: Durch Telefon und Internet haben wir immer weniger direkte Kontakte. Da ist es nett, wenn man auf der Website ein Foto seines Ansprechpartners sieht. Gerade an Stellen mit direkten Außenkontakten sollten Sie die Möglichkeit des Internets nutzen und ein Foto des Ansprechpartners neben Namen und Rufnummer veröffentlichen.
2. Das Pressemeldungsarchiv
Im Archiv erscheinen die Meldungen in chronologisch umgekehrter Reihenfolge mit Titel und Subhead. Am besten sortieren Sie die Meldungen folgendermaßen: Datum, Titel, Untertitel. Da Titel und Untertitel bisweilen nicht informativ genug sind, sollten Sie die Einträge um 2 oder 3 aussagekräftige Sätze zum Inhalt oder Anlass ergänzen.
3. Das Dateiformat
Führen Sie die Leser über einen Link zu den vollständigen Texten im HTML Format, z. B. im Pressemeldungsarchiv. PDF-Dateien müssen erst umständlich geöffnet werden und eignen sich daher nicht für den Pressebereich.
Allerdings sollten Sie den Text so anlegen, dass er bequem ausgedruckt oder heruntergeladen werden kann. Außerdem sollte zu jeder Pressemeldung ein Ansprechpartner genannt sein - mit E-Mail-Adresse und Telefondurchwahl.
4. Verlinkung
Nutzen Sie die Möglichkeiten des Internets und verlinken Sie direkt von der Pressemeldung zu den weiteren Hintergrundinformationen (wie z. B. Statistiken oder Interviews) oder zu den dazugehörigen Fotos, Videos oder Audiodokumenten. Das ist ein zeitsparender Service, der von Journalisten dankend angenommen wird.
5. Fotodatenbank
Sortieren Sie die Fotos, die Sie anbieten, nach Themenbereichen, z. B. Geschäftsführung, Firmensitz, Produkte, Anwendungen. Zeigen Sie die Fotos in der Übersicht in einer kleinen Auflösung. Das Foto in einer Auflösung von 300 dpi steht hinter einem Link zum Download bereit.
Bevorzugte Formate sind Tiff oder Jpg. Ergänzen Sie das Foto um die wichtigsten Angaben zum Inhalt und eine kurze Beschreibung. Bieten Sie die Fotos bei Nennung der Quelle bzw. des Copyrights zur freien nichtkommerziellen Nutzung an.
6. Informationsservice
Ermöglichen Sie den Journalisten, Ihre Pressemeldungen zu abonnieren. Am einfachsten geht das über einen RSS-Feed. Hinterlegen Sie diesen auf der Seite, auf der Sie jeweils die aktuelle Pressemeldung hochladen. Sie können auch einen RSS-Feed für den gesamten Pressebereich anlegen. Dann erfährt der Journalist sofort, wenn irgendwelche Aktualisierungen auf der Seite vorgenommen werden.
7. Aufnahme in Presseverteiler
Bieten Sie zusätzlich zum RSS-Feed eine Möglichkeit zur Aufnahme in den Presseverteiler an. Das geht am besten mit einem Kontaktformular. Auch hier gilt: Keep it simple. Die einzigen Pflichtfelder sollten die E-Mail Adresse sowie der Vor- und Zuname sein. Medium, Ressort und Telefonnummer sollten freiwillig ausgefüllt werden.
Fazit: Damit die Medien Sie als professionellen Ansprechpartner wahrnehmen, sollten Sie nur Materialien von höchster Qualität in die Presse-Lounge einstellen: Top-Fotomotive in Profi-Qualität und aktuelle Texte, die das Wichtigste fehlerfrei auf den Punkt bringen. Machen Sie routinemäßig einmal im Monat den Schnell-Check und prüfen Sie alle Informationen auf ihre Aktualität.

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