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8 Tipps für effiziente Pressearbeit per Internet, mit denen Sie auch Printmedien erreichen

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Von dgx,

Als Marketingleiter sind Sie häufig auch für PR-Aufgaben verantwortlich. In der Regel kennen Sie also das Problem: Von einer Minute zur anderen ergibt sich plötzlich entweder die Notwendigkeit, schnell etwas zu kommunizieren, oder aber, etwa bei einer überraschenden Presseanfrage, die Chance, Ihr Unternehmen ins rechte Licht zu rücken. Und wie üblich haben Sie für diese Aufgabe alles außer Zeit. In diesen Momenten sind die Vorteile der Online-PR für Sie besonders wichtig: Geschwindigkeit, Flexibilität, Effizienz, sehr gutes Preis-/Leistungs-Verhältnis. Nutzen Sie unsere 8 zentralen Tipps zur Online-PR und positionieren Sie sich damit noch besser in der Öffentlichkeit. Und noch schneller.

Das kann Online-PR für Ihr Marketing tun:

1. Botschaften schnell transportieren
Während zwischen den Ausgaben vieler Printmedien - das gilt speziell für die wichtigen
Fachzeitschriften - oftmals Wochen ins Land gehen, reagieren Online-Medien deutlich schneller: Im Optimalfall wird Ihre Pressemitteilung noch am Tag des Eingangs veröffentlicht.
2. Ohne gefährlichen Zeitverlust auf Krisen reagieren
Sie wissen: Wenn eine akute Krise auftaucht - ein Produkt muss zurückgerufen werden, ein Kopf des Unternehmens wandert plötzlich zur Konkurrenz ab, wird aus einem Schneeball rasch eine Lawine. Mit Online-PR können Sie sofort und flexibel reagieren und mit gezielter Informationsvergabe innerhalb kürzester Reaktionszeiten gegensteuern.

3. Kommunikationskosten senken

Online-PR schont Ihr Budget: Wenn der Presseverteiler für die Internetmedien erst einmal steht, können Sie Ihre Pressemitteilungen und sogar komplette virtuelle Pressemappen ohne Kosten für Druck, Porto, Papier und Fax in Sekunden an Hunderte Kontakte gleichzeitig verbreiten.


8 Tipps zur Optimierung Ihrer Online-PR:

Tipp 1: Bereiten Sie alle Informationen elektronisch auf
Um den Tempo-Vorteil hundertprozentig zu Ihren Gunsten nutzen zu können, sollten Sie darauf achten, dass alle Presseinformationen zu Ihrem Unternehmen und seinen Produkten digitalisiert vorliegen. Speziell die Bedeutung von digitalisierten Bildern wird von Unternehmen häufig immer noch unterschätzt:
Kaum ein Journalist wird heute noch Bilder im Papierformat akzeptieren. Erstens müssen die auf dem Postweg geschickt werden und sind damit schlicht zu langsam, zweitens müssen sie in den Redaktionen umständlich eingescannt werden. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld und reduziert deshalb Ihre Chancen auf eine Veröffentlichung erheblich.
Tipp 2: Gestalten Sie Ihre Unternehmens-Website pressefreundlich
Bereits auf der Startseite Ihrer Unternehmens-Website (Homepage) sollte ein gesonderter Pressebereich angelegt sein. Dieser enthält Basisinformationen über Ihr Unternehmen, die verantwortlichen Personen, Bildmaterial und Ihre veröffentlichten Pressemitteilungen, die sich Redakteure schnell und einfach herunterladen können. Nennen Sie zudem einen oder mehrere Ansprechpartner für die Presse und stellen Sie deren Kontaktdaten bereit.
Unternehmensstammblatt In einem maximal zweiseitigen Dokument (Format: doc) fassen Sie wesentliche Daten, Zahlen und Produkte/Dienstleistungen Ihres Unternehmens zusammen.

Personenstammblatt

Zumindest die Geschäftsführung sollte im Pressebereich vorgestellt werden. Legen Sie einen Lebenslauf der verantwortlichen Personen an, in dem der Werdegang und die
Tätigkeiten innerhalb des Unternehmens kurz skizziert werden.
Passendes Bildmaterial
Wenn es um Portraits der Geschäftsleitung geht: Wählen Sie einheitliche Fotos mit gleichem Hintergrund. Stellen Sie die Fotos in zwei unterschiedlichen Größen bereit: ein Bild mit geringer Datenmenge im Format .jpg zur Schnellansicht und ein hochauflösendes Portrait (Auflösung 300 dpi) im Format .tif zum Download.
Als Marketingleiter sollten Sie aber bedenken, dass nicht immer nur die konservative Wirtschaftspresse mit Ihrem Bildmaterial arbeiten wird. Auch Marketing-Zeitschriften oder -Websites bringen ab und an in Rubriken wie „Success-Story des Monats“ oder „Best Practice“ Berichte über erfolgreiche Unternehmen.
Bei diesen Journalisten, gleichgültig, ob Print oder Online, sind meist unkonventionelle Motive gefragt, die ruhig auch mal etwas „schräg“ sein dürfen. Bestücken Sie Ihr Online-Archiv also so, dass Sie immer beide Seiten schnell und problemlos bedienen können.
Pressemeldungen
Legen Sie ein Archiv früherer Pressemeldungen an, damit Interessierte auch ein wenig in Ihrer Tätigkeitshistorie stöbern können.
Tipp 3: Nutzen Sie elektronische Dialoginstrumente
Für Kunden und Presseleute ist es schön, wenn sie mit Ihnen in Kontakt treten können. Im Umgang mit der Presse sollten Sie sich aber über eines im Klaren sein: Journalisten warten nicht gerne. Beantworten Sie Presseanfragen zeitnah. Wenn Sie eine Frage nicht sofort beantworten können, dann senden Sie eine Mitteilung, in der steht, bis wann eine Antwort zu erwarten ist.
Tipp 4: Versenden Sie E-Mails nur im Text-Format
HTML-Mails lassen sich zwar schöner gestalten als reine Text-Mails, dafür haben sie einen großen Nachteil, der gerade im Umgang mit notorisch unter Zeitdruck stehenden Journalisten über Wohl und Wehe Ihrer Pressemitteilung entscheiden kann:
Texte aus Mails im Nur-Text-Format, dem so genannten ASCII-Format, lassen sich mit weitaus weniger Aufwand heraus- und in Textdokumente hineinkopieren. Einer Umfrage von www.prdienst.de zufolge präferieren mehr als zwei Drittel aller Journalisten dieses Format. Als Marketingleiter sollten Sie diese Vorliebe unbedingt berücksichtigen.
Tipp 5: Zeigen Sie deutlich, worum es geht
Die E-Mail-Postfächer von Journalisten laufen in der Regel ständig über. Ein Redakteur einer führenden Computerzeitschrift erklärte marketingleitung aktuell gegenüber vor kurzem, er bekomme täglich rund 200 (!) Pressemitteilungen per E-Mail. Für Sie als Marketingleiter sind deshalb 2 Dinge besonders wichtig:

  1. Formulieren Sie die Betreffzeile klar und deutlich. So weiß der Journalist sofort, worum es geht.
  2. Stellen Sie eine kurze Einleitung (2-3 Sätze) an den Anfang Ihrer Mail, damit der Journalist sich schnell einen Überblick über Ihr Thema verschaffen kann.

Tipp 6: Seien Sie aktuell
Wenn Sie das Medium Internet nutzen, müssen Sie sich seiner Geschwindigkeit anpassen: Online-Medien werden häufig mehrmals am Tag aktualisiert. Sie haben am Vormittag einen neuen Großkunden gewonnen? Die Verträge sind unterschrieben? Sehr schön, dann sollte spätestens am Nachmittag Ihre Presseinformation rausgehen.

Tipp 7: Informieren Sie alle Kontakte gleichzeitig

Im Einzelfall kann es sich durchaus anbieten, sehr gute Medien-Kontakte ab und zu zu belohnen und sie mit Exklusiv-Infos zu füttern. Grundsätzlich aber gilt: Versorgen Sie alle PR-Kontakte gleichzeitig mit aktuellen News.
Nichts ist für Redakteure schlimmer, als bei der Konkurrenz abschreiben zu müssen, um den Anschein der Aktualität zu wahren. Für Journalisten - und für Online-Medien ganz besonders - gilt der alte Rennfahrer-Spruch: „Lieber tot als Zweiter.“
Tipp 8: Seien Sie ehrlich
Vor einiger Zeit kam der Klingelton-Anbieter Jamba zweifach in Verruf: Zum einen, weil er in TV-Spots Jugendlichen suggerierte, einzelne Klingeltöne per Download zu verkaufen, während es sich faktisch um Abonnements handelte.
Und zum anderen, weil in dem Weblog spreeblick.com, in dem die Angelegenheit aufgeflogen war, anschließend Jamba-Mitarbeiter anonym positive PR für Jamba machten - allerdings nur so lange, bis auffiel, dass die unter unterschiedlichen Nicknames geposteten Beiträge allesamt von ein und derselben IP-Adresse und somit von nur einem einzigen Rechner stammten. Das Medienecho war verheerend, „PR-Gau bei Jamba?“ war
anschließend zu lesen.

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