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Alle Jahre wieder kommt - die Weihnachtsfeier

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Von dgx,

Ideen für eine gelungene Weihnachtsfeier - von traditionell bis sportlich Ein schönes Ritual zum Jahresende und eine Herausforderung an Ihr Event-Talent ...

... denn diese Feier muss jedem gefallen: Vom Chef bis zum Pförtner wollen sich alle Gäste wohl fühlen, kennen lernen, unterhalten. Sie wollen zum Ausklang des Jahres das besondere Gefühl spüren, dass es ein schönes und erfolgreiches Arbeitsjahr war, für das es sich lohnte, so manchen Stress engagiert zu bewältigen, dass sie stolz sein können auf ihre Leistungen.

Das sind viele Erwartungen und das ist keine einfache Aufgabe, die Sie zu meistern haben. Denn die Möglichkeiten der Gestaltung sind vielseitig und die Geschmäcker verschieden. Aber zum Glück sind wenigstens die Intentionen einer solchen Veranstaltung klar definiert.

Mit einer Weihnachtsfeier im Unternehmen wollen Sie

  • die Mitarbeiter motivieren
  • die Identifikation mit dem Unternehmen festigen
  • das Unternehmensimage nach innen Aufwerten
  • die Unternehmenskultur pflegen
  • die Kommunikation beleben
  • die neuen Mitarbeiter in den Kollegenkreis einführen
  • die abteilungsübergreifenden Kontakte fördern
  • sich bedanken für Einsatz und Leistung bei jedem einzelnenMitarbeiter
  • das Team-Gefühl stärken
  • und ganz einfach: Freude und Unterhaltung bieten.

So sieht sie aus, Ihre Liste der Ziele für das Projekt Weihnachtsfeier. Und zur Umsetzung haben Sie zwei Alternativen: allein oder mit einer Agentur.

Hinweis: Wenn Sie eine Agentur von der Idee bis zur Umsetzung beauftragen, sollte Ihr Budget einen fünfstelligen Betrag aufweisen, denn wie immer gilt: Leistung hat ihren Preis. Für die Ideenskizze und Präsentation berechnet der Event-Berater ab ca. 3.000 € und dazu addieren sich je nach Wahl Raummiete, Technik, Catering, Künstler, Incentives etc. Unter www.famab.de finden Sie im „Forum Marketing-Eventagenturen“ Profis in Ihrer Nähe.

Jedoch fällt die Entscheidung mit Blick aufs Budget meist nicht allzu schwer und die Tatsache, dass auch die Agenturauswahl, das Briefing und sämtliche Abstimmungsprozesse Ihre Zeit erheblich binden würden, erleichtert die Tendenz zum Alleingang. Vom Brainstorming bis zum Dankesschreiben - jeder Schritt ist wichtig.

Der Ideen-Pool: Traditionell bis individuell

1. Gemütliches Beisammensein mit Stollen und Glühwein, weihnachtlicher Dekoration und jahresrückblickender Rede des Chefs
Wirkung: traditionell, ein jährliches Ritual

2. Eine Mottoparty mit entsprechender Dekoration, Musik und typischem Essen: von Inselidylle auf Hawaii bis Western im Saloon
Wirkung: abwechslungsreich, lustig, phantasievoll

3. Der Auftritt des Weihnachtsmannes mit persönlichen Geschichten zu den besonderen Momenten des Jahres von heiter bis nachdenklich
Wirkung: Überraschungseffekt mit Jahresrückblick

4. Ein Kochwettbewerb zu einem weihnachtlichen Festmenü mit anschließender Wertung - der Kreativität der Kollegengruppen sind keine Grenzen gesetzt
Wirkung: kulinarische Aktion, gruppendynamisch und abteilungsübergreifend

5. Weihnachtsmarktzauber im Foyer mit Glühwein und Spekulatius Wirkung: nette Gespräche und lockeres Beisammensein

6. Schneestapfen durch den Wald mit Baumschlagen und Baumschmücken bevor es gemütlich wird
Wirkung: sportliches Abenteuer mit kreativem Schluss

7. Eine Kutschfahrt zu einem urigen Lokal in der Nähe
Wirkung: Romantisches und Überraschendes

8. Ein edles Fünf-Gänge-Menü mit geloster Sitzordnung und einem kleinen Entertainment-Programm
Wirkung: Verwöhnprogramm vom Feinsten

Drei Dinge benötigen Sie: Idee, Budget, Checkliste


Achtung: Bei der Ideenwahl lassen Sie sich bitte nicht von Trends oder Originalität leiten, sondern wählen Sie Form und Inhalt entsprechend Ihrer Unternehmenskultur und Unternehmenskommunikation aus. Dann wirkt die Veranstaltung glaubwürdig und fügt sich sinnvoll in Ihr Gesamtkonzept ein.

Mein Tipp: Wofür auch immer Sie sich entscheiden mögen, bitte beachten Sie: Zu viel Programm überfordert die Gäste, raubt Zeit für Gespräche. Daher bitte keine Dauerberieselung, sondern eine gute Balance zwischen Aktion und Pausen.

Die Dramaturgie setzt die Akzente

Der thematische Spannungsbogen baut sich bereits auf mit dem Pre-Event, also mit Versenden der Einladungskarten. Er beginnt zu vibrieren, wenn die Gäste die Location betreten.

Die Mitarbeiter sollten eintauchen können in die Welt dieses speziellen Events mit dem Gefühl, ganz und gar eingehüllt zu werden von Raum und Zeit dieser weihnachtlichen Atmosphäre. Nutzen Sie dazu die multisensuale Gestaltung, sprechen Sie alle Sinne an: visuell über Dekoration und Licht, auditiv über Musik und Klänge, olfaktorisch über weihnachtliche Düfte, gustatorisch über verschiedene Geschmacksrichtungen.

Achten Sie darüber hinaus auf die richtige Temperatur im Raum. Und als PR-Experte wissen Sie natürlich: immer muss - ob auf Tischschildern oder Eingangsbanner mit Veranstaltungsmotto - das Logo erkennbar sein. Der Spannungsbogen steigt mit dem Sich-Wohl-Fühlen der Gäste, nämlich dann, wenn jeder merkt, er selbst ist der Mittelpunkt des Events, es geht um die Mitarbeiter und nicht um gekünstelte Inszenierung.

Lassen Sie Spielraum für jene ganz eigene, besondere Dynamik, die sich immer dann entfaltet, wenn Menschen miteinander ins Gespräch kommen. Showeinlagen, Reden, Sketche bieten die gelungene Abwechslung während desMain-Events. Und die Spannung wird erhalten bis nach dem Fest, wenn Sie durch das Versenden der Fotos mit Zeilen des Dankes an den Abend erinnern.

Auch für die Weihnachtsfeier gilt der Event-Grundsatz: Planen, planen, planen

Entwerfen Sie ein Booklet für die Weihnachtsfeier mit Inhalt und Zeitplan:

Phase I: Fertigstellung 6 Wochen vor der Veranstaltung

  • Eventablauf (Drehbuch)
  • Zieldefinition und Einbindung in das Kommunikationskonzept
  • Werbung und Einladungen entwerfen

Phase II: Umsetzung 4 Wochen vor der Veranstaltung

  • Zeitpunkt und Dauer festlegen
  • Location buchen
  • Gestaltung und Inhalte bestimmen
  • Ablauf und Dramaturgie festschreiben
  • Teilnehmer einladen
  • Rahmenprogramm organisieren
  • Fremdleistungen Künstler, Catering, Dekoration, Garderobe, Fotos, Videomitschnitt etc. vergeben
  • Briefings durchführen
  • Technik wie Lautsprecher, Lichteffekte, Videomitschnitt etc. mieten
  • Logistik wie Fahrten zur Location organisieren, Parkplätze beim Ordnungsamt anmelden, Straßenschilder organisieren, VIP-Service beauftragen etc.

Phase III: Umsetzung ca. 3 Wochen vorher

  • Werbung starten und Einladung versenden

Phase IV: Umsetzung 1-2 Tage vorher

  • Bühnen, Marktstände, Technik aufbauen, Räume ausstatten, Technik aufbauen und prüfen, Künstlereinsätze, Aktionen, Ablauf proben

Phase V: Umsetzung 1-2 Tage nachher

  • Wirkungs- und Erfolgskontrolle
  • Dank an die Mitarbeiter mit Brief und Fotos

Mein Tipp: Fügen Sie im Anhang Ihres Booklets an: Kostenplan, detaillierter Zeit- und Maßnahmenplan

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