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Checkliste: Organisation der Weihnachtsfeier

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Alljährlich muss die firmeninterne Weihnachtsfeier organisiert werden. Im Vorfeld gibt es dabei viel zu planen, zu organisieren und alles muss termingerecht vorbereitet sein.

Wie umfangreich die Organisation einer solchen Feier doch ist, merkt man meistens erst, wenn man mitten in der Planung ist. Wer nun Joachim Ringelnatz das Gegenteil beweisen will, der sagte:

„Die besinnlichen Tage zwischen Weihnachten und Neujahr haben schon manchen um die Besinnung gebracht“, findet hier einen Überblick und eine Checkliste mit den wichtigsten Tipps, was es bei der Weihnachtsfeierorganisation zu beachten gilt.

Als allererstes müssen Sie entscheiden, ob die Weihnachtsfeier im Betrieb stattfinden soll oder in einem Lokal oder Restaurant. An diese Entscheidung knüpft der Rest der Planung an!

Checkliste für die interne oder externe Weihnachtsfeier

1. Das Budget

Legen Sie fest, was insgesamt ausgegeben werden darf. Darauf aufbauend ergeben sich dann schon die Entscheidungen bezüglich des Essens, Trinkens, möglicherweise der Musik, wenn innerbetrieblich gefeiert wird und beispielsweise des Fotografens.

2. Das Datum und die Uhrzeit

Das optimale Datum für eine Weihnachtsfeier ist entweder der letzte Arbeitstag vor Weihnachten oder ein Donnerstag oder Freitag im Dezember. Für den letzten Arbeitstag spricht, dass sich die Mitarbeiter schon auf die vor ihnen liegende Weihnachtszeit einstimmen können und am nächsten Tag nicht gearbeitet werden muss. Doch auch ein Tag am Ende der Woche eignet sich.

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3. Die Gäste

Eingeladen werden alle Mitarbeiter - intern wie extern. Abgeklärt werden muss allerdings, ob auch ehemalige Mitarbeiter eingeladen werden, eventuell Geschäftspartner oder wichtige Kunden oder örtliche Politiker und Pressevertreter. Desweiteren gilt es abzuklären, ob alle Adressen noch aktuell sind, wenn schriftliche Einladungen verschickt werden.

4. Der Ort: im Betrieb oder außerhalb?

a) Im Betrieb

Gibt es entsprechende Räumlichkeiten, spricht nichts dagegen auch im Betrieb zu feiern. Zum einen ist dies die günstigere Variante, zum anderen müssen keine Reservierungen gemacht werden.

Die Kosteneinsparungen können für ein üppigeres Catering, eine ausgefeilte Weihnachtsdekoration und unter Umständen für Mitarbeitergeschenke oder Spenden ausgegeben werden. Auch ein musikalisches Rahmenprogramm kann auf die Beine gestellt werden.

Bei der Bewirtung gilt innerbetrieblich wie außerhalb, dass die Mitarbeiter bei ihren RSVPs die Möglichkeit angeben können, ob sie vegetarisch oder nicht essen möchten. Einziger Nachteil: Das Aufräumen muss in Eigenregie geschehen.

b) Außerhalb des Betriebs

Holen Sie sich unterschiedliche Angebote für Veranstaltungsräume wie Lokale oder Restaurants sowie deren Menüpläne und Festpreise ein. Was ist örtlich gut zu erreichen und bietet trotzdem genügend Platz?

Wird sowohl ein vegetarisches als auch ein fleischhaltiges Menü angeboten oder kann man ein Buffet absprechen? Sind die Getränke im Preis inbegriffen und sind die Räumlichkeiten beispielsweise in einem Hotel dekoriert? Diese Fragen müssen im Vorhinein geklärt werden, damit die Weihnachtsfeier zum Erfolg wird.

5. Wer hilft bei der Organisation der Weihnachtsfeier?

Je nach Unternehmensgröße kann die Organisation mehr oder weniger Zeit in Anspruch nehmen. Bei größeren Betrieben kann ein „Festkomitee“ gegründet werden, welches sich bei den Organisationsaufgaben abspricht und diese gemeinsam übernimmt.

6. Die Einladungen

Wenn Sie schriftliche Einladungen verschicken, sollte dies bereits circa sechs Wochen vorher geschehen. Eine andere Option ist die Einladungen elektronisch zu verschicken und die eingesparten Kosten zu spenden.

Dasselbe gilt für beispielsweise Mitarbeitergeschenke: Ganz im Sinne der Weihnachtsstimmung kann man auf die Geschenke verzichten und stattdessen an eine gemeinnützige Institution, regional oder international, spenden.

7. Die Feier

Engagieren Sie einen Fotografen, der die schönsten Momente der Weihnachtsfeier festhält - so können sich alle Mitarbeiter im neuen Jahr über die tolle Feier noch einmal freuen.

Viel Erfolg bei der Organisation Ihrer Weihnachtsfeier

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