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Checkliste: So schaffen Sie die Voraussetzungen für eine reibungslose Veranstaltung

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Meistens sind es die Kleinigkeiten, die für Ärger und Stress sorgen. Das gilt besonders für die Organisation von Veranstaltungen. Meine Kollegen von „PR Praxis” haben für Sie eine Checkliste zusammengestellt, mit deren Hilfe Sie im Handumdrehen sehen, ob alles vorbereitet ist und an alles gedacht wurde. Bei Events kommt es auf die perfekte Vorbereitung an. Das ist kein Hexenwerk, sondern ganz einfach eine Frage der Organisation. Mit unserer Checkliste denken Sie an alles. Das prüfen Sie vor der Veranstaltung

 

  • Ist die Raumgröße richtig gewählt?

 

  • Sind ausreichend Stühle vorhanden?

 

  • Ist die Bestuhlung wunschgemäß?

 

  • Ist das Schild für das Rednerpult fertig?

 

  • Funktioniert die Technik (Verdunkelung, Klimaanlage, Heizung, Licht, Beamer, Mikrofon)?

 

  • Ist eine Ersatzbirne für den Beamer griffbereit?

 

  • Wenn es eine Leinwand gibt, die herabgelassen werden kann: Probieren Sie aus, wie das geht. Funktioniert das Telefon im Veranstaltungsraum?

 

  • Steht ein Flipchart mit ausreichend Papier und Stiften bereit?

 

  • Sind Hinweisschilder zum Veranstaltungsraum aufgestellt?

 

  • Sind die Tische eingedeckt und dekoriert? Wurden für alle Teilnehmer Namensschilder erstellt? Sind die Roll-ups richtig positioniert?

 

  • Steht ein Glas und Wasser am Rednerpult bereit?

 

  • Sind genügend Kleiderbügel vorhanden?

 

  • Liegt die Anwesenheitsliste bereit?

EXTRA-TIPP

Meist wird ein Raum gebucht, bevor die genaue Teilnehmerzahl bekannt ist. Prüfen Sie daher kurz vor der Veranstaltung, wenn alle Anmeldungen vorliegen, ob die Größe des Raums zur tatsächlich zu erwartenden Teilnehmerzahl passt.

Das prüfen Sie während der Veranstaltung

  • Ist die Raumtemperatur angenehm?

 

  • Hat der Redner genug Wasser?

 

  • Haben die Teilnehmer Getränke? Und das berücksichtigen Sie bei einem Workshop Wenn die Veranstaltung eher Workshop- Charakter hat, brauchen Sie für die Teilnehmer „Handwerkszeug“. Ideal sind fertig gepackte Moderatorenkoffer. Wichtig sind vor allem Blöcke, Karteikarten, dicke Stifte und dünne, Leuchtsti fte, Klebstoff, Tesafilm, Kreppband, Locher, Hefter, Schere, Büroklammern, Kordel, Nadeln, Packpapier. Denken Sie in diesem Fall auch an Pinnwände. Auch immer gut: Verlängerungskabel und Mehrfachstecker.

EXTRA-TIPP

Haben Sie einen externen Veranstaltungsraum gebucht, lassen Sie sich die wichtigsten Telefonnummern (etwa Hausmeister, Techniker) geben und speichern Sie diese in Ihrem Handy.

Denn passiert während der Veranstaltung eine Panne, können Sie schnell Hilfe holen.

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