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Damit der nächste Datenschutzskandal nicht aus Ihrem Unternehmen kommt

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Wie Sie einen Datenschutzskandal verhindern können hat Bernd Röthlingshöfer, Chefredakteur von „WerbePraxis aktuell” für Sie zusammengefasst.

Gerade in den Werbeabteilungen von Unternehmen wird eine Vielzahl von personenbezogenen Daten verarbeitet. Bei Werbeaktionen haben zahlreiche Mitarbeiter und immer wechselnde Dienstleister darauf Zugriff. Doch was ist, wenn eine der beteiligten Personen es mit dem Datenschutz nicht so genau nimmt?

Dann kommt der nächste Datenschutzskandal aus Ihrem Unternehmen. Natürlich können Sie es nie mit Sicherheit ausschließen, dass Mitarbeiter Ihres Unternehmens Daten entwenden, weitergeben oder verkaufen. Ein USBStick ist einfach zu klein, um aufzufallen.

Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für Datenschutz

Ich kann mich gut an den jungen Marketing- Experten erinnern, der sich bei einem Meeting mit der Werbeagentur damit brüstete, an die Handy-Nummern der hübschesten Hörerinnen heranzukommen. Die seien schließlich alle in der Datenbank.

Wie zum Beweis wollte er uns seine Favoritinnen präsentieren. Wir lehnten ab und mussten dem Marketing-Nachwuchs eine kurze Datenschutzbelehrung geben.

Es ist Ihre Pflicht, Ihre Mitarbeiter über die Belange des Datenschutzes zu informieren und ihnen das Gespür dafür zu vermitteln, wie sie damit umzugehen haben.

Nutzen Sie Verpflichtungserklärungen

Die nachfolgende Muster-Verpflichtungserklärung nach § 5 Satz 2 Bundesdatenschutzgesezt (BDSG) sollten Sie von Ihren Mitarbeitern unterschreiben lassen und zu den Personalakten legen. Ihr Unternehmen genügt der Verpflichtung aus § 5 BDSG zwar bereits durch die Information des Mitarbeiters, aus Beweisgründen empfiehlt sich aber der beschriebene Weg.

Muster: Verpflichtungserklärung nach § 5 Satz 2 BDSG

„Im Rahmen Ihrer Tätigkeit für unser Unternehmen gilt für Sie das Datengeheimnis, geregelt in § 5 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Danach ist es Ihnen verboten, personenbezogene Daten unbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen.

Gemäß § 5 Satz 1 BDSG sind Sie verpflichtet, das Datengeheimnis zu wahren. Diese Verpflichtung gilt nach dem Ende Ihrer Tätigkeit in unserem Unternehmen fort.

Nach § 5 Satz 2 BDSG sind wir gesetzlich dazu gehalten, Sie auf das Datengeheimnis zu verpflichten.

Wir weisen Sie zudem darauf hin, dass Verstöße gegen das Datengeheimnis nach § 44 BDSG – in Verbindung mit § 43 Absatz 2 BDSG – und nach anderen Strafvorschriften mit Freiheitsund Geldstrafe oder mit einer Geldbuße von bis zu 300.000 Euro geahndet werden können.

Die genannten Vorschriften fügen wir als Anlage bei. Ihre sich aus dem Beschäftigungsverhältnis oder aus sonstigen Regelungen oder Vorschriften ergebenden Geheimhaltungspflichten bleiben hiervon unberührt.

Für Fragen zur Datenschutzverpflichtung können Sie sich gern an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Geben Sie bitte die beigefügte Zweitschrift dieser Erklärung unterschrieben an die Personalabteilung zurück.“

Quelle: Datenschutz-Ticker

Denken Sie daran, auch externe Dienstleister zur Vertraulichkeit zu verpflichten

Personenbezogene Daten werden im Rahmen von Gewinnspielen, Befragungen etc. sehr häufig von externen Dienstleistern für Ihr Unternehmen erhoben. Oder Kundendaten werden zur Erstellung von Mailings oder Newslettern an Dienstleister weitergegeben.

Auch für diese Daten gilt die Vertraulichkeitspflicht. Mit der nachfolgenden Mustervereinbarung verpflichten Sie diese Externen.

Muster: Datenschutzverpflichtung für Auftragnehmer

„Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die übergebenen personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der Weisungen des Auftraggebers zu verarbeiten oder zu nutzen (§ 11 Abs. 3 BDSG). Die entsprechenden Weisungen des Auftraggebers bedürfen grundsätzlich der Schriftform.

Der Auftragnehmer trifft für seinen Verantwortungsbereich die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Einhaltung der Datenschutzvorschriften zu gewährleisten (§ 9 BDSG). Die Grundsätze ordnungsgemäßer Datenverarbeitung werden vom Auftragnehmer beachtet.

Dem Auftraggeber wird ein Kontrollrecht zur stichprobenmäßigen Überwachung der Erledigung seines Auftrags beim Auftragnehmer im folgenden Rahmen eingeräumt: …

Der Auftragnehmer setzt für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten nur solche Mitarbeiter ein, die entsprechend § 5 BDSG auf das Datengeheimnis schriftlich verpflichtet worden sind.“

Quelle: Datenschutz-Ticker

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