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Delegieren Sie: Ihre letzte Rettung für heiße Phasen in der Öffentlichkeitsarbeit

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Urheber: contrastwerkstatt | Fotolia

Von Dr. Marion Steinbach,

Als PR-Verantwortlicher sind Sie in der Regel für alles zuständig, was mit externer und interner Kommunikation zusammenhängt. Das ist ohnehin schon ziemlich umfangreich. Wenn dann auch noch Arbeitsspitzen kommen und mehrere „Großbaustellen“ gleichzeitig zu bearbeiten sind – wie Geschäftsbericht und Messe beispielsweise –, ist das Delegieren von Aufgaben überlebenswichtig für Sie.

Wenn mal wieder etliche Aufgaben gleichzeitig erledigt werden müssen, hilft es, erst einmal zu prüfen, welche Sie wirklich unbedingt selbst abwickeln müssen und welche Sie an Mitarbeiter übertragen können.

Beantworten Sie hierfür diese Fragen:

  • Verlangt die Aufgabe ein spezielles Wissen oder eine Expertise, die nur Sie besitzen?
  • Ist es auch für einen Dritten möglich, sich in das Thema und Projekt einzuarbeiten, oder braucht es hierfür ein entsprechend umfangreiches Vorwissen, das derjenige so schnell nicht erlangen kann?

Je weniger Vorwissen für die Erledigung der Aufgaben erforderlich ist und je früher zu Beginn des Projekts delegiert werden kann, umso einfacher wird es für denjenigen, der die Arbeit übernimmt.

Kalkulieren Sie zeitlich großzügig Planen Sie zeitliche Puffer ein. Auch um gegebenenfalls nochmals nachzujustieren, wenn das Projekt nicht 100%ig so ausgeführt wurde, wie Sie es sich gewünscht hätten.

Extra-Tipp: Haben Sie Korrekturwünsche bei dem Projekt, erklären Sie das dem Mitarbeiter, der die Aufgabe für Sie übernommen hat. Und lassen Sie ihn die Korrekturen durchführen.

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Das hat für Sie 2 Vorteile:
Ihr Zeitbudget wird durch die Korrektur nicht belastet.
Und wenn Sie 2. dem Mitarbeiter auch zukünftig ähnliche Projekte übertragen wollen, weiß er beim nächsten Mal, worauf er achten muss.

Delegieren Sie richtig: Erklären Sie Ihre Aufgabe in 7 Schritten

Damit der Mitarbeiter, der den Job übertragen bekommt, weiß, was er tun und wie er verfahren soll, formulieren Sie die Aufgabenstellung ausführlich und ganz klar.

Das gelingt Ihnen am besten, indem Sie ihm Antworten auf diese 7 W-Fragengeben:

  1. Was ist zu tun?
  2. Welche Zielsetzung wird mit der Arbeit verfolgt? Welches Ziel soll erreicht werden?
  3. Welche Probleme können auftauchen?
  4. Wie soll die Aufgabe erledigt werden?
  5. Welche Vorschriften und Richtlinien sind zu beachten?
  6. Welche Instrumente stehen zur Verfügung?
  7. Bis wann soll die Aufgabe erledigt werden?

Stellen Sie dem Mitarbeiter alle relevanten Unterlagen zusammen. Wenn schon mal ein ähnliches Projekt durchgeführt wurde, machen Sie ihm auch die Unterlagen hierzu zugänglich, damit er sich in die Thematik einarbeitet und Grundzüge der Arbeit kennenlernt.

Möglicherweise dienen diese Unterlagen auch als eine Art Nachschlagewerk, wenn es darum geht, Lösungen für auftauchende Probleme zu finden. Bieten Sie Ihre Hilfe an, indem Sie … … natürlich jederzeit für Fragen zur Verfügung stehen.

Damit das Projekt in die richtige Richtung läuft, vereinbaren Sie regelmäßige Informationen über die Arbeitsfortschritte: beispielsweise durch eine kurze wöchentliche Zwischenstands- E-Mail oder im Rahmen eines Jour fixe, in dem auch über auftretende Probleme gesprochen werden kann. Machen Sie deutlich, dass es sich nicht um Kontrolltermine handelt, sondern die Treffen eine Chance darstellen, etwaige Probleme zeitnah zu erkennen und zu lösen.

Fazit: Holen Sie sich Unterstützung, wenn Sie Arbeitsspitzen haben. Und zwar rechtzeitig, damit Sie genug Zeit haben, Ihre rechte Hand einzuarbeiten, bevor es richtig rundgeht. Dann können Sie auch prüfen, ob die Vertretung Ihre Aufgaben richtig verstanden hat, haben Zeit, bei Bedarf etwas nochmals zu erklären oder zu zeigen. Die Zeit ist gut investiert, denn sie erhöht die Chance, dass Ihre Unterstützung Ihnen wirklich hilft. Ideal ist es, wenn Sie einen Mitarbeiter so weit mit Grundlagen und Abläufen vertraut machen, dass er Sie auch zukünftig immer wieder ohne große Einarbeitungszeit unterstützen kann.

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