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Die 18 Gebote erfolgreicher Mahnungen

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Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten werden Preiserhöhungen von den Kunden äußerst kritisch gesehen. Dies musste ein Leser von „Besser verkaufen” erfahren. Seine Frage an die Redaktion: Wir kommen nicht umhin, bei einigen unserer Produkte die Preise anzuheben - befürchten aber erhebliche Widerstände bei unseren Kunden. Welche Möglichkeiten schlagen Sie vor, um die Preiserhöhung trotzdem 'durchzubekommen'? Die derzeitige Kostensituation lässt leider keine andere Möglichkeit zu.

Sagen Sie klar und deutlich, dass Sie auch jetzt noch für ein Gespräch zur Verfügung stehen und bei Zahlungsschwierigkeiten auch bereit sind, über einen Zahlungsplan zu reden.
Und zum Schluss machen Sie das „Hintertürchen“ Missverständnis auf, hinter dem Ihr Kunde eine Schlamperei oder Peinlichkeit verstecken kann. Und natürlich sagen Sie ihm, dass Sie weiterhin Interesse an einer guten und fairen Geschäftsbeziehung mit ihm haben.
Wenn Sie Ihre Mahnbriefe in diesem Sinne gestalten und die folgenden 18 Gebote für erfolgreiches Mahnen beachten, können Sie das Verhältnis Umsatz/Außenstände optimieren.

18 Gebote für erfolgreiche Mahnungen:

  1. Wichtigste Voraussetzung für erfolgreiches Mahnen ist eine einwandfreie und pünktliche Lieferung oder Leistung.
  2. Die Zahlungsbedingungen sollten Sie Ihren Kunden schon vor Auftragserteilung zur Kenntnis geben.
  3. Schreiben Sie Rechnungen sofort nach Auftragserledigung.
  4. Versehen Sie die Rechnung mit allen notwendigen Detailinformationen wie Rechnungsnummer, Bestellnummer und -datum sowie Ihren Bankdaten. Halten Sie diese für jeden verständlich.
  5. Versehen Sie jede Rechnung mit einem eindeutigen Zahlungsziel (Datum). Beispiel: Bitte zahlen Sie bis zum 30. 9. 2003.
  6. Rechnungen und Mahnungen dürfen höchstens drei Tage alt sein, wenn sie beim Kunden eintreffen.
  7. Schicken Sie mit jeder Rechnung und Mahnung einen ausgefüllten Überweisungsträger.
  8. Mahnen Sie konsequent nach Erreichen des Zahlungsziels und Ablauf einer Karenzfrist von 7 bis 14 Tagen.
  9. Senden Sie die erste Mahnung ca. zehn Tage nach Zahlungsziel. Die erste Mahnung sollte eine höfliche Erinnerung sein und noch keine scharfen Formulierungen oder Androhungen von Konsequenzen enthalten.
  10. Rufen Sie spätestens vor der dritten schriftlichen Mahnung den Schuldner an und klären Sie, warum er nicht zahlt.
  11. Nehmen Sie in die dritte Mahnung auch noch nicht fällige offene Posten auf. Wichtig: Kennzeichnen Sie diese deutlich. Richten Sie gegebenenfalls eine Liefersperre ein.
  12. Bringen Sie Kreativität in die Mahntexte ein. Verwenden Sie keine „08/15-Texte“.
  13. Nehmen Sie in jede Mahnung alle Angaben zur offenen Rechnung auf wie beispielsweise Rechnungsdatum, gelieferte Leistung, Rechnungsbetrag.
  14. Sorgen Sie dafür, dass regelmäßig gemahnt wird.
  15. Arbeiten Sie vor einem Mahnlauf alle Buchungsrückstände auf.
  16. Führen Sie detaillierte Statistiken über die Anzahl der Mahnungen jeder Mahnstufe. Stellen Sie die Summe der Beträge und den durchschnittlichen Betrag je Mahnstufe zusammen.
  17. Setzen Sie die Anzahl der Mahnungen und/oder Mahnbeträge ins Verhältnis zum Umsatz.
  18. Ermöglichen Sie einen „Mahnstopp“ für Kunden mit nicht erledigten Reklamationsfällen und Kunden, mit denen ein Zahlungsaufschub vereinbart wurde.

Hinweis für erfolgreiche Mahnungen: Diese Mahntipps helfen Ihnen freilich nur, wenn der Kunde noch zahlungsfähig ist. Warnsignale, die auf Zahlungsschwierigkeiten hinweisen, sind besonders im B2B-Geschäft immens wichtig.
Mehr zum Thema Kundenmanagement lesen Sie in „Besser verkaufen”.

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