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Die 9 häufigsten Fehler bei PR-Meldungen

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Von khx, bst,

Sie glauben gar nicht, was man als Redakteur so alles an Pressemitteilungen in der Mailbox findet. Welches Verhalten so mancher PR Beauftragte doch an den Tag legt, um seine ach so wichtige Pressemitteilung an den Mann bzw. in das Medium zu bringen!

Diesen Artikel könnten wir eigentlich aus eigener leidvoller Erfahrung schreiben. Aber wir haben uns umgehört. Auch unter Kollegen sind es immer wieder die gleichen Punkte, die sie im Umgang mit PR-Beratern den Kopf schütteln lassen. Und manches – erlauben Sie mir die Anmerkungn –, das nervt einfach nur.

Wer Pressemitteilungen erfolgreich in einem Medium platzieren will, der muss zunächst professionell auftreten, etwas zu sagen haben und damit an den Journalisten seiner Wahl herantreten.

Eine PR-Aktion sollte sorgfältig vorbereitet werden: Denn wer sich einen oder mehrere der nachfolgend erwähnten Fehler mehrfach zuschulden kommen lässt, ist beim Empfänger „unten durch“ und dessen Mails werden dann meist ungelesenen aus der Mailbox gelöscht.

Die 9 häufigsten Fehler:

1. Das falsche Medium

Die Agentur XY hat einen neuen Account Supervisor, schreibt mir die Agentur XY, und sendet gleich ein 5 MB großes Foto des neuen Mitarbeiters mit. Leider offenbart ein solches Schreiben eine große Unprofessionalität der Agentur oder ihrer PRBerater. Es zeigt: Sie kennen das Medium, das ihre Pressemitteilung veröffentlichen soll, gar nicht.

Sie haben es vermutlich noch nie gelesen, sondern sich die Daten aus einem PRVerzeichnis kopiert und ihre News dann munter per Mail verschickt.

So vermeiden Sie diesen Fehler: Versenden Sie PR-Mitteilungen nur an Medien, die Sie persönlich gelesen haben. Machen Sie sich mit deren re - daktionellem Konzept vertraut und überlegen Sie, ob die Meldung, die Sie versenden wollen, überhaupt ins Medium passt.

2. Heiße Luft

Das ist jetzt eine Weisheit, die so alt ist wie die gesamte PR-Branche überhaupt: Wer eine Pressemeldung verschickt, der sollte auch etwas zu sagen haben.

So vermeiden Sie diesen Fehler: Bitte bewerten Sie den Nachrichtenwert Ihrer Meldung vor dem Versand möglichst kritisch und genau. Die Motivation, einfach mal wieder der Presse etwas mitzuteilen, reicht einfach nicht aus. Verzichten Sie auf eine Pressemitteilung mit wenig Inhalt. Versenden Sie lieber Qualität.

3. Ein inhaltsleeres Anschreiben

Das könnten wirklich viele besser machen. Denn ein Anschreiben, das lediglich die Worte enthält: „Anbei finden Sie unsere Pressemitteilung, wir bitten um Beachtung“, wird seinem eigentlichen Zweck nicht gerecht. Ein gutes Anschreiben hat die Aufgabe, den Inhalt der Pressemitteilung kurz anzureißen.

Es muss das Interesse des Journalisten wecken und bereits wichtige Fakten enthalten, die es ihm erlauben, die Relevanz der Nachricht einzuschätzen.

So vermeiden Sie diesen Fehler: Schildern Sie bereits im Anschreiben in 10 bis 20 Zeilen den Inhalt der Pressemitteilung, sodass der Journalist über die wichtigsten Fakten informiert ist.

4. Ein Word-Dokument

Oft werden Word-Dokumente im Anhang versandt. Die Idee dahinter: Der Journalist kann den gesamten Text übernehmen oder mit geringfügigen Korrekturen weiterbearbeiten. Allerdings sind Word-Dokumente in vielen Redaktionen nicht gern gesehen – wegen der drohenden Virusgefahr.

Und sie bergen auch für den Absender eine große Gefahr. Denn hat man nicht die Versionshistorie des Word-Dokuments gelöscht, können die Empfänger alle Bearbeiter, Korrekturstufen und Anmerkungen einsehen. Das kann mitunter peinlich werden.

So vermeiden Sie diesen Fehler: Senden Sie Anhänge (wenn Sie überhaupt Anhänge versenden) als PDF.

5. Anhänge statt Links

Wir geben zu, bei diesem Punkt sind viele Journalisten geteilter Meinung. Die einen finden es ganz in Ordnung, wenn Texte und Bilder als Dateien im Anhang mitgesandt werden. Mehr und mehr Journalisten finden es aber furchtbar. Denn die Datenmenge belastet den Server in der Redaktion.

Und wenn Journalisten auch via Smartphones und Tablets von unterwegs ihre Nachrichten abrufen, sind die großen Datenmengen natürlich umso ärgerlicher.

So vermeiden Sie diesen Fehler: Senden Sie statt Anhängen in Ihrer Pressemitteilung Links zu weiterführenden Informationen und zum Download von Bildern. Der interessierte Journalist kann sich so die gewünschten Informationen selbst herunterladen.

6. Das Nachfassen per Mail

Ältere PR-Ratgeber empfehlen gern nachzufassen, wenn der Journalist auf eine zugesandte Mitteilung nicht reagiert. Der Tipp von mir und allen Kollegen: Lassen Sie es bleiben! Wer nicht reagiert, hat kein Interesse.

So vermeiden Sie diesen Fehler: Nehmen Sie das Desinteresse einfach zur Kenntnis und versuchen Sie Ihr Glück beim nächsten Mal wieder. Analysieren Sie auch mal kritisch, wieso der Journalist kein Interesse haben könnte. Manchmal ist schon Punkt 1 die Ursache.

7. Das Nachtelefonieren

Das ist noch schlimmer als das Nachfassen per Mail. Unterlassen Sie das unter allen Umständen!

8. Bitte um Belegexemplare

Beinah standardmäßig steht bei allen Pressemitteilungen der Satz mit der Bitte um Belegexemplare. Das ist nicht weiter schädlich, aber unnütz. Denn Belegexemplare werden heute kaum mehr versandt.

So vermeiden Sei diesen Fehler: Verzichten Sie auf die Bitte um Belegexemplare. Beauftragen Sie lieber einen Clipping-Dienst, der sämtliche Belege nahezu lückenlos für Sie auffindet und Ihnen die PR-Resonanz dokumentiert (z. B. Landau-Media, www.landau-media.de ).

9. Vorlage zur Freigabe

Wir geben zu, man liest es selten, aber man liest es doch hin und wieder: „Vor Veröffentlichung des Artikel bitten wir um Vorlage zur Freigabe.“ Die Schreiber dieser Zeilen haben weder von Pressefreiheit noch vom Berufsverständnis der Journalisten gehört.

So vermeiden Sie diesen Fehler: Streichen Sie Sätze, in denen Sie um die Vorlage zur Freigabe bitten. Bieten Sie lieber an: „Sollten Sie weitergehende Fragen haben, rufen Sie mich an unter …“

Tipp: Arbeiten Sie mit seriösen PR-Beratern zusammen. Viele nervtötende Aktionen kommen von unprofessionell arbeitenden PR-Agenturen oder PR-Beratern. Diese wollen Erfolge sehen, aber tun ihren Auftraggebern mit Drückermethoden nichts Gutes.

Denn ein unprofessioneller PR- Berater färbt durchaus auf den Auftraggeber ab. Lassen Sie sich daher von Ihrer PR-Agentur auch den Mail-Verkehr und die Aufbereitung der PR-Mitteilungen zeigen.

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