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Die Event-Idee im Sommer 2010: Ihre „Lange Nacht der Unternehmen“

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Von DGx,

In vielen Stadten sind „Museumsnächte“ äußerst beliebt. Machen Sie sich dieses positive Image zu Nutze und initiieren Sie eine „Lange Nacht der Unternehmen“. Denn die Attraktivität Ihrer Stadt steigt mit den Arbeitsplätzen, mit engagierten Unternehmen in der Region. Und der rege Dialog zwischen Bürgern und Unternehmen jenseits von Geschäfts- und Bürozeiten zeigt, dass Sie die Weichen auf Wachstum stellen. Entscheidend für den Erfolg ist eine sorgfältige Vorbereitung, mit der Sie am besten jetzt schon beginnen. Unsere Checkliste auf Seite 2 zeigt Ihnen die Details zur Organisation.

Die Kernfrage Ihrer Arbeit ist: Wie können Sie Ihre Stadt attraktiv präsentieren? Für

  • Bürger,
  • Unternehmer,
  • Touristen.

Jeder Service, jeder Event, jedes PRGespräch dreht sich genau um dieses Thema. Und neben allen sozialen, umweltpolitischen und kulturellen Aspekten zählt der Wirtschaftsfaktor für Unternehmen und Bürger ganz besonders.
Setzen Sie den Dialog zwischen Unternehmen und Bürgern ganz oben auf Ihre Agenda, denn:

  • Wenn der Standort für Unternehmen nicht lohnend ist,
  • wenn Arbeitsplätze schwinden und die Kaufkraft nachlässt,
  • wenn sich Bürger arrangieren mit ihrer Arbeitslosigkeit,
  • wenn junge Menschen in große Städte flüchten,

dann setzt ein Prozess ein, der langsam, aber sicher Ihre Stadt traurig, öde, leer werden lässt.
Deshalb: Greifen Sie frühzeitig ein.

  • Setzen Sie während der langen Nacht der Unternehmen auf einen fruchtbaren Dialog zwischen Unternehmen und Bürgern.
  • Fördern Sie das Bewerben um Arbeitsplätze und Ausbildungsstellen in außergewöhnlichem Rahmen.
  • Geben Sie auch kleinen Unternehmen die Chance, ihre Leistungen auf einem Markt der Möglichkeiten zu präsentieren.
  • Binden Sie die Presse frühzeitig ein in Ihr Projekt des Sommers, in die lange Nacht der Unternehmen.
  • Suchen Sie Sponsoren, damit das Rahmenprogramm erschwinglich bleibt.

Von dieser Sommeraktion profitieren wirklich alle
Mit dieser Veranstaltung werden Sie offene Türen einlaufen, denn die Vorteile für jeden Teilnehmer liegen auf der Hand:

  • Die Unternehmen präsentieren ihre Leistungen und Perspektiven, kommen mit Fachkräften und Schulabsolventen direkt ins Gespräch.
  • Arbeitnehmer können sich über Karrieremöglichkeiten in verschiedenen Unternehmen informieren.
  • Arbeitslose können Engagement zeigen und sich über Chancen und Perspektiven am Arbeitsmarkt ihrer Region informieren.
  • Schulabgänger können an einem ersten „Schnupperkurs“ über Ausbildungsmöglichkeiten in ihrer Region teilnehmen.
  • Hochschulabsolventen informieren sich über Praktika, Berufseinstieg und Karriereplanung in verschiedenen Unternehmen und knüpfen wichtige Kontakte für weitere Gespräche.
  • Die Sponsoren erhöhen ihren Bekanntheitsgrad.
  • Die Presse freut sich über ein Sommerthema der Region und wird diese Initiative gern unterstützen.
  • Die Gastronomie wird dankbar sein für das nächtliche Event und den Gästen nach der Veranstaltung ein besonders Angebot bieten.
  • Mit Print- und Online-Werbung strahlt Ihre Aktion über die Stadtgrenzen hinaus und zeigt auch umliegenden Regionen und Touristen, wie attraktiv Ihre Stadt für Unternehmen und Bürger ist.
  • Sie können auch nach diesem Sommer- Event mit einer Service-Line, mit Erfolgsberichten, Fotos und Eindrücken das Thema aktuell halten.
  • Sie glänzen als engagierter und ideenreichen PR-Experte, knüpfen und festigen wichtige Kontakte.

Checkliste für die „Lange Nacht der Unternehmen“: Was machen Sie wann?

Zeitpunkt: 4 Monate vor dem Termin
Aufgabe:

  1. Ideenkonzept und Grobkalkulation erstellen
  2. Übersicht wichtiger Teilnehmer der Veranstaltung benennen:
  • Unternehmen und Institute Ihrer Region
  • Örtliches Arbeitsamt
  • Örtliche Industrie- und Handelskammer
  • Hochschule
  • Schulen
  • Volkshochschule
  • Verkehrsbetriebe
  • Presse

Gesprächspartner: Bürgermeister
Ziel: Sie überzeugen den Bürgermeister von Ihrer Idee, Ihrem Konzept. Sie besprechen den Budgetrahmen und bestimmen Mitglieder des Organisationsteams, das Sie gemeinsam mit dem Bürgermeister leiten.
Zeitpunkt: 4 Monate vor dem Termin
Aufgabe:
• Team zusammenstellen
• Liste aller Partner zusammenstellen, die das Projekt mitgestalten sollen
• Erstes Treffen mit Aufgabenverteilung:

  • Wer spricht wen an, zunächst telefonisch, dann schriftlich?
  • Wer ist für welche Aufgabe zuständig?
  • Wer koordiniert was?
  • Welche Dienstleister werden beauftragt, z. B. Web-Gestaltung, Grafiker für Plakate, Druckerei für Flyer etc.?

• Information an die Mitarbeiter
• Einrichten einer Service-Telefonnummer
Gesprächspartner: Team, Mitarbeiter, Unternehmen und Institutionen
Ziel: Der Termin steht, Partner unterstützen die Nacht der Unternehmen und legen ein Konzept vor, aus dem hervorgeht, was die Teilnehmer in den Unternehmen erwartet.
Zeitpunkt: 3 Monate vor dem Termin
Aufgabe:

  • Sie informieren die Presse.
  • Sie geben den Termin auf Ihrer Internetseite bekannt.
  • Sie liefern allen Partnern einen Text zur Veranstaltung und bitten um Verlinkung der Websites.

Gesprächspartner: Journalisten, Unternehmen und Institutionen, Dienstleister
Ziel: Sie initiieren das erste Gespräch rund um das Thema „Lange Nacht der Unternehmen“.
Zeitpunkt: 3 Monate vor dem Termin
Aufgabe: Sie laden die beteiligten Unternehmen ein, um einen genauen Ablaufplan zu erstellen und um eine Sponsorenakquise zu initiieren, und protokollieren diese Sitzung.
Gesprächspartner: Alle beteiligten Unternehmen und Institutionen, Potenzielle Sponsoren
Ziel: Alle beteiligten Unternehmen und Institutionen wissen, welche Aufgaben sie in den nächsten Wochen erledigen.
Zeitpunkt: 2 Monate vor dem Termin
Aufgabe:

  • Sie veröffentlichen die Sponsoren auf Ihrer Website. Sie aktualisieren Ihren Ablaufplan um die Auftaktveranstaltung im Foyer Ihres Stadthauses.
  • Sie informieren kleine Unternehmen über einen Markt der Möglichkeiten im Stadthaus, denn hier können die kleinen Unternehmen ihre Leistungen am Stand darlegen und mit den Bürgern sprechen. Große Unternehmen werden von den Interessenten vor Ort besucht, wohin sie ein Shuttle nach der Eröffnungsveranstaltung im Foyer des Stadthauses fährt.

Außerdem vorbereiten:

  1. Rede des Bürgermeisters
  2. Logistische Hinweise für alle Gäste der langen Nacht der Unternehmen
  3. Detaillierte Pressemitteilung veröffentlichen
  4. Website aktualisieren

Gesprächspartner: Unternehmen, Institutionen, Sponsoren, Presse
Ziel: Sie knüpfen ein enges Netzwerk mit den Unternehmen und Sponsoren.
Zeitpunkt: 6 Wochen vor dem Termin
Aufgabe:
• Erstellen der Werbemittel wie

  • Plakate
  • Flyer
  • Roll-up
  • Programm und Informationsmaterial

• Shuttle im Detail organisieren sowie Cateringfirma für die Auftaktveranstaltung im Stadthaus beauftragen, inklusive Bistrotische und Dekoration

Gesprächspartner
: Teilnehmende Unternehmen: Wer legt was am Veranstaltungsabend im Stadthaus aus? Grafiker und Druckerei
Ziel: Die Werbemittel sind gedruckt. Die Dienstleister sind beauftragt. Es steht fest, welches Unternehmen sich mit Stand auf dem Markt der Möglichkeiten im Stadthaus präsentiert, welches Unternehmen seine Pforten vor Ort öffnet und einen Shuttle benötigt.
Zeitpunkt: 4 Wochen vor dem Termin
Aufgabe: Aktualisierung des Ablaufplans Teambesprechung
Gesprächspartner: Team
Ziel: Der Zeit-/Maßnahmenplan wird ständig aktualisiert.
Zeitpunkt: 2 Wochen vor dem Termin
Aufgabe: Presse einladen
Gesprächspartner: Journalisten, Mitarbeiter
Ziel: Die Presse ist involviert und unterstützt die Veranstaltung.
Zeitpunkt: 1 Woche vor dem Termin
Aufgabe:

  • Pressegespräch
  • Pressemappen zusammenstellen
  • Fotos anbieten
  • Sponsorenliste aktualisieren
  • Programmübersicht geben

Gesprächspartner: PR-Verantwortlicher, Bürgermeister, Vertreter der großen Unternehmen
Ziel: Die Presse informiert über Ablaufdetails und über den Sinn Ihres Projekts.
Zeitpunkt: 1Tag vor dem Termin
Aufgabe:

  • Aufbau des Marktes der Möglichkeiten
  • Aufstellung der Roll-ups und der Infotische
  • Anlieferung von Werbematerialen
  • Technik-Check
  • Aufstellen der Bistrotische etc.

Gesprächspartner: Journalisten
Ziel: Die Vorbereitung ist abgeschlossen und ein aktualisierter Ablauf- und Aufgabenplan an alle Verantwortlichen verteilt, mit Namen und Handynummern.
Zeitpunkt: Zum Termin
Aufgabe:

  • Begrüßungsrede des Bürgermeisters
  • Kleiner Umtrunk
  • Teilnahme am Markt der Möglichkeiten
  • Shuttle zu den großen Unternehmen Ihrer Stadt, Unternehmenspräsentationen vor Ort

Ziel: Sie steigern Ihr Image als engagierte, pulsierende Stadt und schaffen eine wichtige Grundlage für Ihren Wirtschaftsstandort.
Zeitpunkt: Nach dem Termin
Aufgabe: Foto- und Textveröffentlichung auf Ihrer Website
Gesprächspartner: Alle Beteiligten
Ziel: Ihre Stadt wird als engagiert und lebendig wahrgenommen.

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