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Die Planung der Unternehmens-Weihnachtsfeier: Eine Checkliste

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Von dgx,

Die schönste Zeit des Jahres ist für manche der Frühling, für andere Sommer oder Herbst und für wieder andere der Winter und die Weihnachtszeit.

Kurz vor Weihnachten steht dann auch ein anderes Ereignis vor der Tür: die betriebliche Weihnachtsfeier . Wie beim familiären Weihnachtsfest bedarf es auch hier Planung und Überblick, damit das Fest für alle ein Erfolg wird. Im Folgenden eine Checkliste, die bei der Organisation dieses Events helfen soll.

Die Anforderungen an eine betriebliche Weihnachtsfeier

Die Weihnachtsfeier sollte als Möglichkeit gelten in entspannter Atmosphäre mit Mitarbeitern und Kollegen das (Arbeits-)Jahr ausklingen zu lassen. Die Weihnachtsfeier ermöglicht zudem sich mit Mitarbeitern zu unterhalten, mit denen man im Unternehmensalltag weniger zu hat, Kollegen kennenzulernen, die man ansonsten eher nur grüßt oder auch mit dem Chef abseits des Büroalltags zu sprechen.

Das Beisammensein fördert die Teambildung, hat man doch die Chance alle auch außerhalb der Arbeit einmal kennenzulernen. Bei der Planung der Weihnachtsfeier gibt es diverse Entscheidungen zu treffen: Soll im Betrieb selbst gefeiert werden oder ein Veranstaltungsraum oder Restaurant außerhalb gebucht werden? Welches Datum und welcher Wochentag ist optimal?

Welches Budget steht zur Verfügung? Soll es ein Rahmen- oder Eventprogramm geben? Soll die Dauer der Veranstaltung festgelegt werden? All diese Aspekte müssen im Vorhinein geplant und berücksichtigt werden.

Die Location - wo soll die Weihnachtsfeier stattfinden?

Prinzipiell gibt es zwei Möglichkeiten für die Location der Weihnachtsfeier. Sind die Räumlichkeiten vorhanden, kann im Betrieb selbst gefeiert werden, ansonsten bietet es sich an, einen Veranstaltungsraum zu buchen. Je nach Unternehmensgröße kann dies ein Restaurant sein, ein Saal in einem Hotel oder ein Raum in einem Kongresszentrum.

Der Vorteil der Weihnachtsfeier im Betrieb liegt auf der Hand: Es fallen keine Kosten für den Veranstaltungsort an. Andererseits müssen hier Posten wie Dekoration und Aufräumarbeiten selbst übernommen werden. Feierlicher ist es für die Weihnachtsfeier einen Raum oder Saal außerhalb zu finden und zu buchen.

Der Vorteil: Die Dekoration wird übernommen, um alle Belange rund um Speisen und Getränke wird sich gekümmert und unter Umständen kann auch das Rahmenprogramm oder Entertainment von der Lokalität gestellt werden.

Letztlich gilt es noch einen Dresscode festzulegen. Bevorzugt man eine entspannte, lockere Atmosphäre können das Kostüm und Anzug auch mal zuhause bleiben. Für eine festlichere Atmosphäre hingegen eignet sich entsprechend feierliche Kleidung.

Die Einladungen für die Weihnachtsfeier

Etwa sechs Wochen vor der Weihnachtsfeier sollten die Einladungen rausgeschickt werden, damit alle genügend Zeit haben zu antworten und der Raum gebucht werden kann. Bei den RSVPs sollte die Möglichkeit vorhanden sein, seine kulinarischen Vorlieben anzugeben (vegetarisch oder nicht).

Bei den Einladungen sollte weiterhin darauf geachtet werden, ob alle Adressen noch aktuell sind, wer alles eingeladen wird und ob man die Einladungen unter Umständen auch per elektronischer Post schicken kann, um die gesparten Kosten zu spenden. In den Einladungen sollte zudem vermerkt sein, ob ein +1 mitgebracht werden darf.

Die Vorlage für einen Einladungstext könnte folgendermaßen aussehen:

„Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

wieder geht ein Jahr dem Ende zu, ein erfolgreiches Jahr! Das ist vor allen Dingen Ihrem Einsatz zu verdanken. Lassen Sie uns gemeinsam dieses Jahr mit einer Weihnachtsfeier beschließen!

Wir treffen uns am... um... Uhr im...

Ihr ....“


Extra-Tipp:
Wie Sie bei Ihrer Weihnachtsfeier auch steuerlich auf der sicheren Seite sind, erfahren Sie hier !

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