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Diese PR-Reflexe zeichnen erfolgreiche Unternehmen aus

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Fragen Sie sich öfters wieso manche Unternehmen häufiger in der Presse sind als andere? Keine Frage, weil sie sich auf die Bedürfnisse von Journalisten besser eingestellt haben als andere.

Und manchmal heißt das auch, nicht nur spannende Themen zu bieten, sondern ganz einfach: blitzschnell zu reagieren. Verfügen Sie über die schnellen PR-Reflexe?

Stellen Sie sich vor, ein Journalist schreibt eine E-Mail an die Kontaktadresse Ihres Unternehmens. Sein Anliegen: Für einen Beitrag über Ihr Unternehmen braucht er ein Bild, das er auf der Website Ihres Unternehmens gefunden hat. Er bittet darum, es verwenden zu dürfen. Wie schnell reagieren Sie?

Antwort A: Innerhalb der nächsten 3 Werktage
Antwort B: Gleich am nächsten Tag
Antwort C: Innerhalb von 2 bis 3 Stunden

Hand aufs Herz: Konnten Sie voller Überzeugung die Antwort C ankreuzen? Dann müssen Sie nicht weiterlesen. Die Antwort ist richtig und Ihr Unternehmen hat perfekt reagiert. Doch unsere Redaktion weiß: Die wenigsten Unternehmen schaffen es, bei Presseanfragen so schnell zu reagieren.

Warum sollen Presseanfragen blitzschnell bearbeitet werden?

Um dies beantworten zu können, muss man sich zunächst in die Lage des Journalisten versetzen:

  • Er hat einen Artikel verfasst und braucht dazu Material von Ihnen. Doch hinter ihm stehen Termine: Redaktionssitzung, Satz und Layout – und die Veröffentlichung. Oftmals ist der Redaktionsschluss noch am gleichen oder nächsten Tag. Dann zählt bei der Beantwortung jede Minute.
  • Reagieren Sie auf die Journalistenanfrage nicht blitzschnell, muss er nach Alternativen suchen. Dann kommt das von ihm gewünschte Foto Ihres Unternehmens nicht in die Publikation, sondern gar keines – oder das Ihres Wettbewerbers.
  • Der Journalist schätzt Partner, die ihn bei seiner Arbeit unterstützen. Reagieren Sie blitzschnell auf die Anfrage, zeigen Sie sich kompetent und gewinnen Pluspunkte fürs Image. Sie qualifizieren sich dadurch auch für weitere Kontakte. Denn Journalisten werden bevorzugt bei den Unternehmen um Informationen und Bildmaterial bitten, mit denen die Zusammenarbeit professionell und reibungslos läuft.

Erledigen Sie diese Anfragen sofort

Ein Journalist, der ein längeres Interview führen will oder Fakten für eine umfangreiche Story braucht, kann natürlich nicht sofort bedient werden. Das erwartet auch niemand. Vereinbaren Sie einen Termin mit den gewünschten Gesprächspartnern Ihres Hauses. In diesen Fällen sollten Sie aber umgehend reagieren:

Fall 1: Der Journalist bittet um Bildmaterial.

Senden Sie ihm geeignetes Bildmaterial umgehend zu. Prüfen Sie,

  • ob es den Anforderungen des Journalisten hinsichtlich der Qualität und Bildaussage entspricht,
  • ob es sachlich zutreffend und aktuell ist,
  • ob Sie über die erforderlichen Veröffentlichungsrechte verfügen.

Fall 2: Der Journalist will ein Kurz-Statement von Ihnen.

Recht häufig sammeln Journalisten Einschätzungen von Meinungsbildnern und geben diese in einer Umfrage wieder. Hierbei handelt es sich meist um 2 bis 3 Sätze, die als Antwort genügen. Dementsprechend schnell können Sie die Angelegenheit bearbeiten.

Sollte der Journalist einen bestimmten Ansprechpartner wünschen, der nicht im Haus ist, können Sie einen anderen Ansprechpartner offerieren oder als PRVerantwortlicher Ihrem Chef eine Aussage „in den Mund legen“, Sie müssen sich dann aber intern um die Genehmigung kümmern.

Fall 3: Der Journalist bittet um Freigabe von Zitaten.

Auch dieser Fall kommt sehr häufig vor. Journalisten finden Aussagen auf Ihrer Website, in Publikationen Ihres Unternehmens oder auf anderen Websites. Bevor Sie diese in ihrem Medium publizieren, holen sie sich gern eine Zitatfreigabe ein. Eine solche Zitatfreigabe sollten Sie umgehend erteilen.

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