Gratis-Download

Durch Berichte in der Zeitung oder in lokalen Radiosendern erzielen Sie die Aufmerksamkeit und das Interesse der Öffentlichkeit - und das völlig...

Jetzt downloaden

Event-Pannen: So reagieren Sie richtig

0 Beurteilungen

Erstellt:

Events wie der "Tag der offenen Tür" oder eine Hausmesse, ein Kundenworkshop oder ein kulturelles Event in Ihrem Hause sind für Ihr Unternehmen eine hervorragende Möglichkeit, den Kontakt zu Ihren Kunden zu pflegen und in die Presse zu kommen.

Jeder der eine solche Veranstaltung schon einmal organisiert weiß um die Ängste und Nöte, die einen im Vorfeld plagen. Denn wenn etwas so richtig schiefläuft, lässt Sie das nicht nur vor der Geschäftsleitung schlecht dastehen, sondern auch vor Ihren Kunden und der Presse. So viel vorab: 95 Prozent aller Veranstaltungen verlaufen dank hervorragender Planung reibungslos. Aber ein Fünf-Prozent-Risiko bleibt – dieses Gefahrenpotential droht von der ersten bis zur letzten Minute.

Daher sollten Sie nicht nur den optimalen Verlauf im Visier haben, sondern ebenso die versteckten, schwer kalkulierbaren Tücken beachten und alternative Szenarien entwerfen.

1. Sie laden ein und keiner meldet sich an

Gibt es eine beliebte Konkurrenzveranstaltung, einen Publikumsmagnet zum selben Zeitpunkt? Recherchieren Sie in Ihren regionalen Terminportalen bzw. auf der Homepage Ihrer Stadt. Verschieben Sie Ihre Veranstaltung, wählen Sie von Beginn an einen Ausweichtermin für solche Fälle.

2. Das Wetter hält nicht, was die Meteorologen versprachen

Wählen Sie bei allen Open-Air- Veranstaltungen überdachte Alternativmöglichkeiten, falls die Regenwolken platzen, bzw. achten Sie darauf, dass Räumlichkeiten im Hause ohne weitere Vorbereitungen genutzt werden können.

3. Die Zufahrt zur Location ist blockiert

Melden Sie Ihre Veranstaltung beim Ordnungsamt an, wenn es sich um eine große Veranstaltung handelt. Fragen Sie nach freier Zufahrt und Parkeinschränkungen für den Veranstaltungstag sowie nach entsprechenden Schildern und evtl. Sicherheitshinweisen.

4. Die Technik funktioniert nicht

Sorgen Sie dafür, dass während der gesamten Veranstaltung ein Techniker vor Ort ist, dass das Equipment bei Schäden austauschbar ist.

5. Wohin mit den Mänteln?

Achten Sie auf ausreichende Garderobemöglichkeit im Foyerbereich. Hier entsteht sonst ein erstes Ärgernis für Ihre Gäste. Ebenso sollten lange Wartezeiten für die Abgabe der Garderobe vermieden werden.

6. Das Essen reicht nicht

Es klingt banal, ist aber wahr: Gutes und ausreichendes Essen hebt die Laune der Gäste und den Erfolg Ihres Tages der offenen Tür. Bitte sparen Sie nicht bei der Imbiss- und Getränkeauswahl. Können Sie bei Bedarf schnell und unauffällig nachliefern lassen?

6. Eine Toilette für 100 Gäste

Die hygienischen Bedingungen sollten sehr gut sein. Notfalls mieten Sie WC-Boxen und weisen mit Schildern den Weg dorthin.

7. Akteure kommen zu spät oder gar nicht

Überlegen Sie im Vorhinein, wie Sie ungewollte Pausen überbrücken oder entfallene Programmpunkte ersetzen können: ob mit einer zusätzlich vorbereiteten Rede, mit einer weiteren Musikeinlage, mit einem Imagefilm auf Großleinwand oder Musik vom Band etc.

8. Besucher ohne Einlasskarte

Generell haben Besucher kein Verständnis, wenn sie abgewiesen werden. Ein vergraulter Gast wird Ihre Leistung niemals wieder in Anspruch nehmen und sicher schlecht über Ihr Unternehmen reden. Daher drücken Sie beide Augen zu, stellen Sie ein Namensschild aus und heißen Sie ihn willkommen.

Marketing- & PR-Trends

Erweitern Sie Ihr Marketing-Wissen mit den besten praxiserprobten Werbeideen, den witzigsten Werbeslogans und -sprüchen, Best-Practice-Beispielen, Checklisten und leicht nachvollziehbaren Anleitungen.

Datenschutz

Anzeige

Produktempfehlungen

Praxiswerkzeuge und Know-how für Vertriebsprofis

Immer einen Tick voraus: Erfolgsbeispiele, Insider-Tipps, Ideen und Online-Trends für erfolgreiches Marketing

Arbeitshilfen und Praxis-Know-how für PR Profis

Das Buch liefert Ihnen die Grundlage, um datenschutzkonforme Alternativen verständlich erklären zu können.